Расчёт с подотчётными лицами

Введение
Операции по расчетам с подотчетными лицами играют важную роль в хозяйственной деятельности организации вне зависимости от отрасли, в которой она осуществляет деятельность, причем достаточно часто операции с подотчетными лицами связаны непосредственно с кассовыми операциями. На законодательном уровне порядок осуществления кассовых операций жестко регламентирован, отступление от установленного порядка приводит к административной ответственности предприятия в виде штрафных санкций, размер которых является достаточно существенным для любой организации вне зависимости от сферы и масштабов ее деятельности.
Поэтому актуальность изучения особенностей учета расчетов с подотчетными лицами, его рациональной и правильной организации высока.
Целью выпускной квалификационной работы является раскрытие особенностей учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Шахтер».
Для решения поставленной цели выполняются следующие задачи:
 рассмотреть экономическую сущность, значение и задачи учета расчетов с подотчетными лицами;
 рассмотреть порядок нормативно-правового регулирования расчетов с подотчетными лицами;
 описать порядок оформления служебных командировок в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ;
 дать производственно-экономическую характеристику организации – объекта исследования;
 описать порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами;
 описать порядок ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в организации;
 описать регистры синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, применяемые в организации;
 обобщить результаты исследования и предложить рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в организации.
Объектом исследования является предприятие из Республики Татарстан, работающее в отрасли сельского хозяйства – ООО «Шахтер».
Предмет исследования – организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы нормативные и законодательные акты, регулирующие порядок ведения бухгалтерского учета, учебники и учебные пособия по бухгалтерскому учету таких авторов, как Л.И. Воронина, Е.В. Галкина, Г.Ю. Касьянова, Н.А. Наумова, а также научные статьи по теме организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
 
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
1.1 Экономическая сущность, значение и задачи учета расчетов с подотчетными лицами
Подотчетным лицом является сотрудник организации, которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило, на приобретение канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы. [17, с.41]
Перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, должен ежегодно утверждаться руководителем предприятия в приказе с указанием цели выдачи подотчетных сумм и их предельных размеров. Основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ руководителя. Сумма денежных средств, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по прямому назначению. [16, с.51]
Цель учета расчетов с подотчетными лицами заключается в обобщении информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет на хозяйственные и представительские расходы, на служебные командировки (рисунок 1.1).

Рис. 1.1 – Виды расчетов с подотчетными лицами

Формы выдачи денежных средств под отчет: расчеты наличными через кассу и безналичным путем, включая корпоративные и зарплатные карты (рисунок 1.2).

Рис. 1.2 – Формы расчетов с подотчетными лицами

Как видно из схемы на рисунке 1.2, безналичные расчеты с сотрудниками по подотчетным суммам возможны как с использованием личных банковских карт сотрудников, так и корпоративных карт (карты, открытых на подотчетных работников к расчетному счету организации или к специально открытому карточному счету).
Задачи бухгалтерского финансового учета расчетов с подотчетными лицами сопряжены с несколькими аспектами учетного процесса:
 определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым дается право получать денежные средства под отчет;
 не выдаются ли подотчетным лицам денежные средства под отчет сверх установленных размеров или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам;
 не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы или с расчетных счетов предприятия;
 подтверждает ли руководитель предприятия целесообразность произведенных расходов;
 своевременно ли отражается в учете расходы подотчетных сумм;
 расходуют ли подотчетные лица, полученные суммы, на те цели, на которые эти суммы выданы. [20, с.39]
Информация о задах учета расчетов с подотчетными лицами наглядно представлена в виде рисунка 1.3.

Рис. 1.3 – Задачи учета расчетов с подотчетными лицами

Как видно из рисунка 1.3, задачи учета расчетов с подотчетными лицами связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подотчет.
Значение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами вытекает из задач, поставленных перед организацией учета, основная роль бухгалтерского учета при этом отводится контролю состояния расчетов, контролю целевого использования средств, выданных под отчет и надлежащего документального оформления расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, учет расчетов с подотчетными лицами позволяет сформировать информацию для анализа расходов организации: представительских, командировочных, общехозяйственных.
Таким образом, бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами позволяет проконтролировать средства в расчетах, позволяет учесть расходы организации, осуществленные через подотчетных лиц.
1.2 Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
На сегодняшний день в России действует четырехуровневая система законодательного и нормативного регулирования бухгалтерского учета. Информация о документах каждого уровня, регулирующих расчеты с подотчетными лицами, обобщена в таблице 1.1.
Таблица 1.1 – Законодательные и нормативные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами в РФ
Уровень регулирования Нормативные документы
I Законодательный уровень 1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ.
2. Налоговый кодекс РФ, Часть вторая от 05.08.2000 г. № 117-ФЗ.
3. Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
II Нормативный уровень 4. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ
5. ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» от 06.10.2008 г. № 107н
6. ПБУ 9/99 «Доходы организации» от 06.05.1999 г. № 32н
7. ПБУ 10/99 «Расходы организации» от 06.05.1999 г. № 33н
8. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» от 27.11.2006 г. № 154н
9. Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
10. Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 г. № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации»
11. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
12. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений»
III Методический уровень 13. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению
14. Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781 о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме
IV Организационный уровень 15. Приказ об учетной политике организации и иные локальные нормативные акты

Как видно из таблицы 1.1, порядок организации расчетов с подотчетными лицами регламентируются следующими нормативными актами:
 Трудовым кодексом РФ, глава 24 «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность» [1];
 Налоговым кодексом РФ, часть 2, глава 25 «Налог на прибыль организаций». Пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ: «к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; наем жилого помещения (подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах); суточные; оформление и выдачу виз, паспортов, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы [2];
 Налоговым кодексом РФ, часть 2, глава 23 «Налог на доходы физических лиц». П.3 ст. 217 НК РФ: «не облагаются НДФЛ суточные в пределах 700 руб. при командировках по России и суточные в пределах 2500 руб. при командировках за границу»;
 Налоговым кодексом РФ, часть 2, глава 34 «Страховые взносы». П.2 ст. 422 НК РФ: «страховые взносы не начисляются с суточных в пределах 700 руб. при командировках по России и суточные в пределах 2500 руб. при командировках за границу»;
 Налоговым кодексом РФ, часть 2, глава 25 «Налог на прибыль организаций». П.2 ст. 264 НК РФ: «предельные нормы представительских расходов для целей налогообложения прибыли составляют 4% от суммы расходов на оплату труда за отчетный или налоговый период»;
 Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», закон регламентирует порядок организации бухгалтерского учета и оформления первичных учетных документов по всем хозяйственным операциям [4];
 Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ от 29.07.1998 г. № 34н, которое содержит отдельные положения в отношении отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности расчетов с подотчетными лицами [9];
 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006)», которое содержит правила расчетов в иностранной валюте [10];
 Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» регламентируется порядок выдачи наличных денежных средств из кассы под отчет, причем срок отчета по выданным суммам, ранее ограниченный тремя днями, согласно последним изменениям теперь регламентируется приказом руководителя организации [9];
 Указанием ЦБ РФ от 14.08.2008 г. № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации» регламентирован порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов подотчетных лиц [10];
 Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», в котором определен порядок расчета среднего заработка за период командировки;
 Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 г. № 812 определены нормы суточных при командировках за границу, использование этих норм не является обязательным, но при расчете налога на прибыль суточные при отсутствии первичных документов будут признаны в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, пределах указанных норм [11];
 Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкцией по его применению» от 31.10.2000г. № 94н, которые регламентируют порядок бухгалтерского учета операций на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [7];
 Приказом Минфина России от 02.07.2010 г. № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций», который регламентирует порядок отражения сальдо по счету 71 в бухгалтерском балансе в составе дебиторской задолженности по строке 1230 (в случае дебетового сальдо) или в составе кредиторской задолженности по строке 1520 (в случае кредитового сальдо) [8].
Так, например, согласно Плану счетов от 31.10.2000 г. № 94н счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» делается запись в учете по дебету счета 71 с кредита счетов учета денежных средств 50 или 51. На израсходованные подотчетными лицами суммы делается запись по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты (счета 20-29, 44, 91) и приобретенные ценности (счета 10, 41, 08), или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов (счет 60 – оплата поставщику). [7]
Бухгалтерские записи по счету 71 обобщены в таблице 1.2.
Таблица 1.2 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
Содержание операции Дебет Кредит
1. Выданы денежные средства под отчет из кассы 71.01 50.01
2. Отражены командировочные расходы подотчетного лица – директора организации (проезд, суточные, проживание в гостинице) 26 71.01
3. Учтен НДС по расходам командированного сотрудника на проезд и на проживание в гостинице 19.03 71.01
4. НДС по расходам командированного сотрудника на проезд и на проживание в гостинице принят к вычету 68.02 19.03
5. Отражены представительские расходы подотчетного лица – менеджера по продажам 44.01 71.01
6. Отражены хозяйственные расходы подотчетного лица – мастера цеха 25 71.01
7. Отражены расходы подотчетного лица на приобретение материалов, инструментов, запасных частей, канцтоваров 10.06 71.01
8. Возвращены в кассу неиспользованные денежные суммы подотчетным лицом 50.01 71.01
9. Отражена сумма, выданная под отчет и не возвращенная своевременно 73.02 71.01
10. Отнесены невозвращенные подотчетные суммы на удержание из заработной платы 70 73.02

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. В «программе 1С: Бухгалтерия» аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц и выданных подотчетных сумм (субконто «Подотчетные лица»).
При использовании на предприятии корпоративных карт для расчетов с подотчетными лицами делаются записи с использованием счета 55 «Специальные банковские счета», при этом сама карта является собственностью банка, ее выдавшего, поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение корпоративной карты в банке. [15, с.91]
Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетным лицом с использованием корпоративной карты и личной (зарплатной) карты сотрудника обобщены в таблице 1.3.
Таблица 1.3 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами безналичным путем
Содержание операции Дебет Кредит
С использованием корпоративной карты
1. С расчетного счета выделены деньги на специальный банковский счет, открытый для корпоративной карты 55.03 51
2. Подотчетным лицом сняты наличные денежные средства с корпоративной карты 71.01 55.03
3. Подотчетным лицом использованы наличные денежные средства, снятые с корпоративной карты, для оплаты за товары 41.01 71.01
4. Подотчетным лицом использованы денежные средства с корпоративной карты для оплаты за услуги транспортной компании по доставке товаров покупателю 44.01 71.01
С использованием личной (зарплатной) карты
1. С расчетного счета перечислены деньги на личную (зарплатную) банковскую карту сотрудника – подотчетного лица 71.01 51
2. Подотчетным лицом предоставлен авансовый отчет о расходах на приобретение инвентаря 10.09 71.01
3. Подотчетным лицом предоставлен авансовый отчет о представительских, командировочных расходах 26 71.01

Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (выдача из кассы) или платежным поручением (перечисление на банковскую карту) или выпиской банка с корпоративного счета карты с приложением служебной записки