Учёт и контроль движения денежных средств на предприятии

ж) порядок признания в бухгалтерском учете и раскрытия в бухгалтерской (финансовой) отчетности событий после отчетной даты;
з) иные способы ведения бухгалтерского учета, необходимые для организации ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности субъектом учета.
Установленные нормативными актами формы первичных учетных документов при отражении операций с денежными средствами являются обязательными для применения.
При отражении в учете наличных денежных средств требуется соблюдение кассовой дисциплины – набора правил при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции). Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем самостоятельно.
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
 оформление кассовых документов, отражающих движение наличных денег в кассе и ведение кассовой книги установленной формы;
 прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин;
 хранение свободных денежных средств на счетах в банках;
 хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных и обоснованных руководством организации;
 соблюдение правил выдачи наличных денег подотчетным лицам;
 соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Все юридические лица обязаны вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы. Лимит остатка наличных денег это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Для малых предприятий допускается неприменение лимита остатка наличных средств. В остальном они должны полностью соблюдать все правила, установленные для юридических лиц. Индивидуальным предпринимателям можно не вести кассовую книгу и соблюдать лимит остатка наличных, а также выписывать кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера).
Лимит кассы можно определять по одной из двух формул:
1 Если организация получает наличную выручку:
L = V/ P * Nc, (1)
где L - лимит остатка наличных денег в рублях;
V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;
P - расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (не более 92 рабочих дней);
Nc - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, в рабочих днях.
1 При отсутствии поступлений наличных денег:
L = R / P * Nn, (2)
где L - лимит остатка наличных денег в рублях;
R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;
Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях;
Nn - период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, в рабочих днях.
До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель.
В соответствии с требованиями Минтруда РФ при оформлении трудового договора с кассиром в дополнение к нему заключается договор полной материальной ответственности кассира. Документ составляет в двух экземплярах, по одному каждой из сторон. На должность кассира может претендовать лицо, достигшее 18-летнего возраста. Перед заключением договора полной материальной ответственности работника необходимо познакомить с Порядком ведения кассовых операций.
Под эффективным использованием денежных средств следует понимать уровень достижения поставленной цели, формой выражения которой является максимальный эффект, полученный вследствие оптимального соотношения между результатами и затратами [41, с. 99]; достижение максимально возможной отдачи от имеющихся в наличии ресурсов для каждого вида деятельности [11, с. 47]. Оценка эффективности использования денежных средств является необходимой процедурой, позволяющей принять рациональные управленческие решения, направленные на рост прибыльности, выявление причин убытков, обеспечение стабильности финансового состояния.
По каждому из выделенных направлений используется совокупность показателей, определение фактических значений которых позволяет сформировать четкое представление об эффективности (или неэффективности) использования денежных средств производственных предприятий.
Так, формируя определенный запланированный объем денежных средств, предприятие, прежде всего, ориентируется на темпы роста своей основной (операционной, производственной) деятельности, которая отражается в увеличении выручки от реализации продукции. Это, в свою очередь, требует увеличение расходов на обеспечение производственного процесса посредством формирования дополнительного объема оборотных активов, в первую очередь, производственных запасов и дебиторской задолженности. Увеличение стоимости запасов призвано обеспечить возросшие потребности в них производственного процесса для сохранения его непрерывности, увеличение дебиторской задолженности – обеспечить сбыт произведенной в больших объемах продукции. При этом отвлечение средств в оборотные активы должно сопровождаться соответствующей отдачей на вложенный капитал, которая выражается в приросте финансовых результатов хозяйственной деятельности. Это, в свою очередь, должно отражаться на увеличении собственного капитала, формируемого на балансе в виде нераспределенной прибыли.
В целом показатели оценки эффективности использования денежных средств в операционной деятельности предприятий следует разделить на следующие группы:
1) Группа показателей финансового состояния предприятия (финансовой устойчивости, ликвидности и платежеспособности); они базируются на расчете соотношения элементов собственного и заемного капитала, на расчете соотношения отдельных элементов имущества и источников их финансирования, соответственно, позволяют оценить степень риска деятельности организации. К показателям, определяющим уровень финансовой устойчивости, относятся коэффициенты финансовой автономии и финансовой зависимости, обеспеченности собственными оборотными средствами и маневренности собственного капитала, покрытия процентов и пр. В совокупности они отражают рациональность и оптимальность структуры сформированных денежных средств. К показателям, характеризующим уровень ликвидности и платежеспособности предприятия, относят коэффициенты текущей, быстрой (срочной) и абсолютной ликвидности, а также коэффициент покрытия кредиторской задолженности дебиторской. В совокупности они демонстрируют рациональность и результативность оборота денежных средств. Значения выделенных показателей, характеризующих эффективное использование денежных средств с точки зрения обеспечения допустимого уровня риска финансовой безопасности и платежеспособности, – их соответствие определенным рекомендуемым (нормативным) значениям, которые определены в Методологических рекомендациях по проведению анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций, а именно:
– коэффициент соотношения заемных и собственных средств: не менее 100%;
– коэффициент автономии: 50%;
– коэффициент маневренности: 50-60%;
– коэффициент абсолютной ликвидности: не менее 0,2;
– коэффициент срочной (быстрой) ликвидности: от 0,8 до 1,0;
– коэффициент текущей ликвидности: не менее 2,0 [30].
2) Группа показателей, характеризующих интенсивность использования денежных средств в операционной деятельности предприятия (отношение произведенной и реализованной продукции к используемым ресурсам [42, с. 37]), – коэффициенты и сроки оборачиваемости отдельных элементов капитала и активов. Их рекомендуемое изменение за период – увеличение коэффициентов и сокращение сроков оборачиваемости оборотных и внеоборотных активов, собственного и заемного капитала, запасов, дебиторской и кредиторской задолженности, что характеризует повышение деловой активности предприятия и сокращение его производственного, операционного и финансового циклов и, в конечном итоге, – более эффективное использование денежных средств.
3) Группа показателей рентабельности (рентабельность продаж, оборотных активов (в т.ч. рентабельность запасов или дебиторской задолженности), собственного капитала и др.); они позволяют определить прибыль, получаемую с каждого рубля средств, вложенных в деятельность предприятия или в отдельные виды активов. Общее изменение всех указанных показателей, свидетельствующее об эффективном использовании денежных средств в операционной деятельности производственного предприятия, – их увеличение по сравнению с предыдущим периодом.
4) Показатели динамики развития производства: темпы роста выпуска и реализации продукции, устойчивость и пропорциональность темпов роста экономического развития предприятия. Оценка пропорциональности экономического роста производственного предприятия может проводиться на основе следующих соотношений [48, с. 176]:
– «золотого правила экономики»:
(1)
– расширенного соотношения:
(2)
где ТРЧП – темп роста чистой прибыли;
ТРПП – темп роста прибыли от продаж;
ТРВП – темп роста выручки от продаж;
ТРА – темп роста активов;
ТРЗС – темп роста величины заемных средств;
ТРКЗ – темп роста величины кредиторской задолженности;
ТРДЗ – темп роста величины дебиторской задолженности.
Соответствие фактических изменений (темпов роста) показателей указанным соотношениям характеризует пропорциональность и устойчивость экономического развития предприятия, тем самым, определяя эффективность использования денежных средств.
В ситуации, когда денежные средства используются предприятием для осуществления им инвестиционной деятельности, то для оценки эффективности применяется также достаточно широкий спектр показателей, которые условно можно разделить на две основных группы:
1) показатели инвестиционной активности предприятия;
2) показатели результативности его инвестиционной деятельности.
Материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю, возлагается на работника только в том случае, если ущерб причинен по его вине. Ответственность за причиненный ущерб не снимается с работника и после прекращения трудовых отношений, если ущерб причинен во время действия трудового договора. При полной материальной ответственности ущерб возмещается без каких-либо ограничений, но этот вид ответственности может быть применен только в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ:
1) когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
2) недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
3) умышленного причинения ущерба;
4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Не взыскивается с работника материальный ущерб, если он возник вследствие непреодолимой силы – чрезвычайного и непредотвратимого события, устранения опасности, угрожающей личности, вследствие необходимой обороны. Материальная ответственность не наступает также в случае невыполнения самим работодателем обязанностей по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). Например, в случае, если работодателем не соблюдаются требования к оборудованию помещения кассы.
В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами, которые получают деньги из кассы под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения. Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Лица, получившие деньги в кассе под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Отчет об израсходованных суммах подотчетным лицом носит название авансовый отчет. Составляется он по установленной форме.
Операции с денежными средствами являются одним из важнейших объектов финансового контроля. Обращение денежных средств представляет собой процесс, который непрерывен во времени. В связи с этим, важно, чтобы был установлен постоянный и систематический контроль за денежными средствами.
В соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. Внутренний контроль направлен на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:
 эффективность и результативность своей деятельности;
 достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
 соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.
Внутренний контроль, как правило, осуществляют:
а) органы управления экономического субъекта;
б) ревизионная комиссия (ревизор) экономического субъекта;
в) главный бухгалтер или иное должностное лицо экономического субъекта, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета;
г) внутренний аудитор (служба внутреннего аудита) экономического субъекта;
д) специальные должностные лица, специальное подразделение экономического субъекта, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;
е) другой персонал и подразделения экономического субъекта.
Субъекты малого предпринимательства при организации и осуществлении внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни должны руководствоваться требованием рациональности. Руководитель субъекта малого предпринимательства может организовать внутренний контроль способом, который обеспечивает достижение целей организации. Например, руководитель может принять на себя все функции по организации и осуществлению внутреннего контроля. Аналогичный подход может применяться отдельными формами некоммерческих организаций [21].
При проведении внешней аудиторской проверки проведение аудита денежных средств является обязательным условием для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах [30]. В качестве рекомендаций по результатам аудиторской проверки денежных средств может быть предложена программа организации внутреннего контроля над наличием и движением денежных средств организации.
Аудиторские проверки могут быть обязательными или инициативными. Обязательный аудит проводится в случаях, установленных законодательством, или по поручению государственных органов. Объем и порядок проведения обязательного аудита регламентируются законодательными нормами. Инициативный (добровольный) аудит осуществляется по решению руководителя или учредителей компании на основе договора с аудиторской фирмой. Характер и масштабы такой проверки клиент определяет самостоятельно.
Перечень организаций, которые подлежат обязательному аудиту, изложен в Федеральном законе «Об аудиторской деятельности», а так же в ряде специальных законов [8].
Критерии отнесения организации к числу подлежащих обязательному аудиту зависят:
1) от организационно-правовой формы (например, ОАО, ПАО, государственные или муниципальные предприятия являются субъектами обязательного аудита);
2) от вида или особенностей деятельности (например, страховые организации, профессиональные участники рынка ценных бумаг, кредитные организации, негосударственные пенсионные фонды и иные фонды);
3) от финансовых показателей (обязательному аудиту подлежат организации, выручка которых превышает 400 млн. руб. или сумма активов