Информационно-документационное обеспечение торгово-закупочных операций в ИП Ладыгин

ВВЕДЕНИЕ

В современных экономических условиях хозяйствования ни одно предприятие не может функционировать и производить продукцию без осуществления закупок товарно-материальных ресурсов.
Актуальность темы заключается в том, что совершенствование информационно-документационной сферы закупок и эффективное построение закупочной деятельности - одно из основных условий успеха в работе предприятий.
Объектом исследования является закупочная деятельность ИП Ладыгин.
Предметом работы выступает система информационно-документационного обеспечения организации закупок материальных ресурсов на предприятии.
Целью настоящей работы выступает разработка мероприятий по совершенствованию системы информационно-документационного обеспечения закупочной деятельностью торговой организации. Цель реализуется на основе комплексного анализа системы документационного обеспечения организации закупок на предприятии.
В связи с поставленной целью ставится ряд следующих задач:
 раскрыть понятие и сущность информационно-документационного обеспечения торговли и закупок;
 исследовать задачи закупочной деятельности предприятия;
 рассмотреть главные этапы осуществления информационно-документационного обеспечения торговли и закупок;
 описать структуру и функции отдела закупок;
 дать характеристику закупочной деятельности на примере конкретного предприятия;
 выявить основные проблемы информационно-документационного обеспечения торговли и закупок компании и предложить мероприятия по их устранению.
Работа состоит из трех основных глав.
В первой главе рассматриваются теоретические основы и сущность информационно-документационного обеспечения торговли и закупок.
Во второй главе анализируется закупочная и торговая деятельность конкретного предприятия.
В третьей выявляются основные проблемы и предложение мероприятий по совершенствованию информационно-документационного обеспечения торговли и закупок.
Для раскрытия темы были использованы исследования современных авторов в области закупочной деятельности предприятий, управленческие порталы и ресурсы сети Интернет, внутренняя документация ИП Ладыгин.
 
ГЛАВА 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТОРГОВЛИ И ЗАКУПОК В КОМПАНИИ

1.1.Понятие и сущность информационно-документационного обеспечения торговли

Современная торговля представляет собой процесс обмена товаров на денежный эквивалент, который является основным элементом рыночных отношений в целом [4, c.31]. Так, торговля предполагает процесс перехода товаров от одного лица к другому, имеющий целью реализовать товар с целью получения прибыли. Розничная торговля также является важнейшей отраслью экономики, имеющей собственную инфраструктуру, иерархическую организацию, региональную распространенность, разделение функций, и которая направлена на реализацию посреднической функции между сферами производства товаров и благ до их конкретного потребления.
Предприятия торговли завершают процессы кругооборота средств, которые были вложены в произведенные предметы потребления, а также происходит превращение товарной стоимости в денежную стоимость, создание экономической основы для возобновления производства различных товаров и стартовых возможностей для начала нового цикла производства. Торговля является источником поступления денежных средств, что влияет на формирование основ финансовой стабильности всего государства [8, c.165].
Таким образом, торговля – это хозяйственная деятельность предприятий по обороту и купле-продаже различных товаров. Она является особой формой товарного обращения, которое осуществляется посредством денежных средств, и связанное с актом купли-продажи благ и совокупностью специфических хозяйственных операций, направленных на обслуживание данного процесса обмена [5, c.22].
Следует отметить, что коммерческая деятельность торговых предприятий в отличие от оптовых предприятий имеет свои характеристики. Так, торговые предприятия продают продукцию непосредственно населению, физическим лицам, что связано с применением специфических инструментов и методов розничных продаж, что окончательно завершает процесс обращения товара от изготовителя продукции до его потребителя.
Осуществление процесса продажи товаров населению предполагает наличие специально оборудованного торгового помещения у розничного предприятия, приспособленного для обслуживания покупателей, а также для подбора и формирования торговых ассортиментов и возможностей их оперативного изменения в соответствии с меняющимся спросом населения. Процесс продажи также предполагает практику постоянного маркетингового изучения спроса покупателей на рынке, умения продавать товар конкретному человеку [10, c.76].
Развитие торговли связано с созданием специальных служб по исследованию и прогнозированию потребительского спроса, формированию товарного ассортимента, по анализу подходящих форм и методов розничной торговли при содействии государственных и муниципальных органов власти для контроля реализации продукции, для разработки новых видов товаров [11, c.265].
Правильный процесс организации коммерческой деятельности в рамках торговли способствует увеличению товарооборота, удовлетворению спроса населения на товар и получению коммерческой прибыли розничными предприятиями.
От успешной организации и функционирования сферы торговли во многом зависит успешность развития всего народнохозяйственного комплекса страны, сбалансированность ее внутреннего рынка, удовлетворенность растущих потребностей общества. Поэтому важной задачей в организации розничной торговли является стремление точного соблюдения сроков поставок товаров и услуг, соблюдения всех пунктов договорных обязательств по объёму, ассортименту и качеству поставляемых товаров.
Основная роль торговли в сфере товарного обращения связана с её активным участием в обеспечении устойчивости реализации товаров их потребителям. Предприятие розничной торговли контролирует полноту ассортимента в магазинах обслуживаемой зоны, следя за постоянным наличием в продаже поставляемых организацией товаров, участвует также и в рекламных мероприятиях, организует перепродажу излишков закупленных магазинами товаров в другие районы, где на них имеется спрос [14, c.176].
Таким образом, процесс организации розничной торговли в сфере товарного обращения заключается в организации купли - продаже товаров и услуг, их складировании и хранении, доведении товаров до потребителей и обеспечение сопутствующих информационных и маркетинговых услуг. На макроуровне розничная торговля призвана формировать совокупный спрос и предложение, стабилизировать уровни цен на товары и услуги.
Важным моментом в управлении торговлей является информационно-документационное обеспечение.
Организация информационно-документационного обеспечения, как составная часть организации работы с документами, в свою очередь, связана с вопросами организации движения и учета документов на предприятии. Для организации хранения этих документов на предприятии ведется архивное дело. Непосредственное использование подготовленных документов, применение различного рода документации, связывает понятие делопроизводства с понятием документационного обеспечения торговли [13, c.154].
Служба документационного обеспечения торговли на предприятии является его структурным подразделением, которое выполняет и реализует функции по документационному обеспечению торговой деятельности, а работники данной службы являются ответственными за организацию документооборота на предприятии [15, c.65].
Руководитель предприятия, как правило, берет на себя ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с официальными документами в структурных подразделениях компании [16, c.58]. Так, эффективная деятельность предприятий обеспечивается организацией системы связеймежду различной управленческой документацией. Непосредственное осуществление работы по делопроизводству осуществляется должностными лицами предприятия, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства, учет и обеспечение сохранности документов. Общая схема приведена на рисунке 1.1.


Рисунок 1.1 - Ответственные лица за ведение делопроизводства [18, c.126]

Таким образом, ответственные лица на предприятии решают следующие задачи [19, c.122]:
 создание и последующее оформление официальных документов в соответствии с определенными стандартами,
 создание всех необходимых условий для обеспечения движения и циркуляции документов на предприятии (в том числе, организация регистрации документов, обеспечение контроля за движением документов и сроками их исполнения),
 создание необходимых условий для обеспечения эффективного поиска нужных документов (классификация документов по определенным номенклатурам дел предприятия),
 создание надежных условий для хранения документов.
Ключевые задачи приведены на рисунке 1.2.



Рисунок 1.2 - Основные задачи, выполняемые документированной информацией [21]

Существует три основных формы организации информационно-документационного обеспечения торговли: централизованная, децентрализованная и смешанная формы [23, c.154].
Централизованная форма организации подразумевает, что все операции по обработке документов сосредоточиваются в руках единого для всего учреждения центра – канцелярия [24, c.187].
Децентрализованная форма подразумевает рассредоточение делопроизводственных операций между различными структурными подразделениями предприятия, каждый из которых выполняет определенный набор делопроизводственных функций [26, c.80].
При смешанной форме все операции по делопроизводству выполняются как централизованно (например, организация приема, регистрации, контроля, размножения документов), так и децентрализовано (что касается организации справочно-информационного обслуживания подразделений компании, хранения документов и формирования дел) [27, c.179].
Форму организации делопроизводства предприятие выбирает с учетом своего размера, объема существующего документооборота, определенного состава его структурных подразделений. Так, для небольших предприятий, где документирование торговли осуществляется непосредственно в подразделениях компании, которые могут находиться в различных районах, обычно характерен выбор централизованной формы организации документооборота. В больших организациях, наоборот, используется смешанная форма организации делопроизводства.
Однако именно централизация делопроизводственных процессов в компании обеспечивает [12]:
 снижение стоимости делопроизводственных операций;
 улучшение организации труда делопроизводственного персонала, внедрение его нормирования;
 специализацию и взаимозаменяемость работников делопроизводства;
 использование прогрессивных и производительных технических средств;
 единство организационного руководства компании.
Так, крупные компании должны стремиться к целесообразной централизации различных функций делопроизводства, которые затрагивают моменты приема и отправки документов, регистрации и контроля их исполнения, стенографирования и печатания документов, их размножения, методического руководства делопроизводством [17].
Способы документирования — это действия, с помощью которых различная информация фиксируется на носителях. Например, это могут быть записи от руки, машинопись или ввод данных с клавиатуры компьютеров.
Системы документирования представляют собой методы и средства фиксации информации. К ним относят [20, c.100]: