Обеспечения сохранности и использования архивных документов

ВВЕДЕНИЕ

Документы являются основой деятельности всех организаций. Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Использование документов основано на принципах открытости и доступности. Это означает, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законодательном уровне. Не кроме этого не менее важно, чтобы архивариус обеспечивал информационные потребности не только государства, но и самого человека, который запрашивает те или иные сведения.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Актуальность дипломной работы обусловлена тем, что сегодня деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, хранения, поиска и распространения информации, вся информация часто содержится и фиксируется в тех или иных документах, а их сохранность имеет большое значение для дальнейшего использования нужных документов и соблюдения соответствующих условий хранения документов.
Объектом исследования в дипломной работе выступают архивные документы и их место и значение в использовании и хранении.
Предметом исследования является полная характеристика направлений и каждой формы использования архивных документов организации.
Целью дипломной работы является комплексное исследование организации хранения и использования документов.
Задачами дипломной работы являются:
- рассмотреть архивное законодательство российской федерации по хранению и использованию архивных документов;
- выделить законодательные и правовые основы архивных документов;
- описать систему хранения документов в архиве;
- проанализировать использование архивных документов;
- описать специфику архивного хранения документов и электронного хранения;
- изучить методику и процесс передачи документов в архив;
- предложить направления для совершенствования системы хранения архивных документов;
- разработать номенклатуру дел архива организации.
Для выполнения работы был привлечен целый ряд законодательных актов:
- федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации« ;
- федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации« ;
- федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" .
Так же были использованы нормативно-методические документы:
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения« . Данный ГОСТ устанавливает термины и определения, которые спользуеются в области делопроизводства и архивного дела;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения ;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ;
- Основные правила работы архивов организаций ;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях ;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях ;
Раскрыть данную тему невозможно без анализа литературы. В ходе исследования были изучены: журналы, статьи, касающиеся тематики архивоведения; учебные пособия, учебники и методически материал раскрывающие тему оформления и составления документов:
- научные труды авторов по делопроизводству - Андреева Н.М., Белянина Л.И., Ларина В.Г. и др. «Составление архивных описей: Методические рекомендации» ;
- автора Ланцева О.П. «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы» ;
- Журнал «Вестник ВНИИДАД» .
Основными источниками для написании дипломной работы являются статистические данные, действующая нормативно-правовая база об архивном деле, данные Архивного фонда Российской Федерации, Постановления Правительства РФ, Приказы и иные нормативно-правовые акты РФ и данные собранные автором во время преддипломной практики.
Теоретическая значимость дипломного проекта состоит в том, что работа позволяет систематизировать и хранить уже имеющуюся информацию об организации архивного дела, а также углубить, систематизировать и усовершенствовать порядок ведения архивного дела в организации.
Практическая значимость дипломного проекта. Отдельные положения работы могут быть использованы в организациях для совершенствования систематизации документооборота архивного дела.
В результате проведенного исследования были выявлены проблемы в организации, имеющие отношения к делопроизводству и архивоведению и предложены пути их решения.
Для раскрытия темы дипломной работы были использованы следующие методы: теоретический, аналитический, описательный метод, а также метод анализа.
С помощью теоретического метода, в дипломной работе были раскрыты и описаны проблемы архивных документов на современном этапе, так же нашлось решение этих проблем в теории посредством метода анализа.
На основе метода анализа делались выводы по той или иной информации, описывающейся в литературе, журналах и статьях.
Аналитический метод, основанный на применении анализа, был применён в дипломной работе при рассмотрении отдельных частей архивных документов и архива в целом для более глубокого познания общей темы.
Помимо выше перечисленных был применен описательный метод, с помощью которого были изложены собранные данные и характеристики архивных документов и их учета, а также осуществить первичный анализ необходимой, для дипломной работы, информации, включая методические материалы, законодательные и нормативные акты, а также электронные ресурсы. Дипломная содержит введение, три главы, заключения, список использованной литературы и приложения.
Во ведении описаны цели, задачи, объект и предмет исследования, актуальность дипломной работы, основные источники, теоретическая и практическая значимость дипломной работы.
Первая глава отражает архивное законодательство Российской Федерации по хранению и использованию архивных документов.
Вторая глава описывает основные технологии работы с архивными документами.
В третьей главе представлены системы хранения архивных документов.
Заключение подводит итог дипломной работы и отражает цель и задачи объекта исследования. В приложении разработан проект номенклатуры дел архива организации.
Глава 1 АРХИВНОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Законодательные и правовые основы архивных документов

Ведение архивной документации - это организация документооборота с точки зрения документации, представляемой в архив. Работа основана на соблюдении требований законодательства, что означает, что она должна проводиться скрупулезно.
Архивное дело регулируется в соответствии с ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации« .
Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (регистра) дел. Прежде чем описывать, как формируются управление архивной документацией и номенклатура, необходимо определить наиболее важные термины, используемые в архивной деятельности.
Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивной работе, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013 , который вступил в силу с начала марта 2014 года. В стандарте содержатся значения следующих понятий:
- делопроизводство - это деятельность по документированию, управлению документацией, хранению и практическому применению различных документов;
- архивная работа понимается как работа, позволяющая хранить, приобретать, использовать и учитывать архивную документацию;
- документ — это информация, записанная на любом носителе и содержащая сведения, позволяющие ее идентифицировать;
- архивный документ это информация, записанная на любом носителе и содержащая сведения, позволяющие ее идентифицировать;
- под документированием понимается осуществление операции записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
- документооборот подразумевает движение документов на предприятии с момента разработки до момента утилизации;
- номенклатура дел — перечень наименований, образующихся при организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
- индекс дела означает его обозначение, указанное в регистре случаев и состоящее из цифр и букв.
Использование архивных документов - это использование информации из архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан .
Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов, которая направлена на предоставление организациям и гражданам ретроспективной информации.
Доступ к архивным документам, независимо от формы их собственности, их использование определено закрепленными в нормативно-правовых актах условиях, которые являются неотъемлемой частью организации деятельности архивных учреждений.
Деятельность муниципальных архивов в области использования, хранения, учета архивных документов основана на тех же принципах, которые закреплены в законодательных и нормативных актах, на которых базируются государственные архивные учреждения в своей деятельности.
Структура законодательной и нормативной базы, регулируется процессом использования архивных документов, в том числе в муниципальных архивах, на основании:
- Конституции Российской Федерации;
- федеральных законов Российской Федерации;
- подзаконных правовых акты.
Конституция Российской Федерации является основным Законом государства и правовым актом, устанавливающим право гражданина на получение информации, зафиксированной в архивных документах.
В частности, статья 29 Конституции РФ, в свою очередь устанавливает право гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любыми законными средствами. Право на доступ к информации также закреплено в Федеральном законе Nº 149-ФЗ от 27 июля 2006 года «О информации, информационных технологиях и защите информации» .
Статья 3 Закона предусматривает свободу поиска, получения, передачи, получения и распространения информации любыми законными средствами. Основным законодательным актом в области архивов является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» .
Данный федеральный закон разрешает вопросы, связанные с различием в области федеральной, региональной и муниципальной собственности на архивы и отражает разделение прав и обязанностей в области архивных дел.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации«, муниципальный архив является структурным подразделением органа местного самоуправления или муниципального учреждения, созданного муниципальным органом, осуществляющим хранение; завершение, регистрацию и использование документы Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Статья 4 Федерального закона определяет основные полномочия муниципальных архивов, а именно хранение, приобретение (формирование), регистрация и использование архивных документов и архивных фондов.
При этом вопросы использования архивных документов, отражены в отдельной главе 6 «Доступ к архивным документам и их использование", которая посвящена использованию архивных документов и отражает права пользователей архивных документов на использование, передачу, распространение информации, содержащейся в предоставленных им архивных документах, и копии архивных документов в любых законных целях и любым законным образом и в соответствии с обязанностями архивных учреждений по предоставлению архивных документов пользователям.
Архивы обеспечивают пользователям доступ к открытым документам путем предоставления справочно-поисковых средств и информации, в том числе в электронной форме; путем предоставления оригиналов (копий) запрашиваемых документов, включая документы в электронной форме; и, используя общественную информацию и телекоммуникационные сети, в том числе - Интернет с возможностью их копирования.
Кроме того, архивные учреждения предоставляют пользователям по необходимости архивную информацию и копии архивных документов, также публикуют и организуют выставки архивных документов, готовят обзорные справочные и информационные публикации о составе и содержании хранящихся у них документов.
Практические аспекты деятельности государственных и муниципальных архивов, включая использование архивных документов, регулируются Правилами организации хранения и использования архивных документов, основного порядка их комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов как в государственных так и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук .
В разделе V «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» собраны общие правила доступа и ограничения доступа к архивным документам; также установлены основные требования к созданию систем поиска информации для архивных документов и к описанию архивных документов, а также описаны формы использования архивных документов.
Правила устанавливают следующие формы использования архивных документов:
1) предоставление информации пользователям в соответствии с их запросами, а также на упреждающей основе;
2) предоставление архивных документов пользователям в архивном читальном зале;
3) экспонирование архивных документов на выставках;
4) использование архивных документов в средствах массовой информации;
5) проведение информационных мероприятий (общественные собрания, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, конференции, уроки для студентов и школьников и т.д.) с использованием архивных документов;
6) публикация архивных документов.
Важным положением является положение о том, что в государственных и муниципальных архивах бесплатно хранятся документы юридических лиц, входящих в Архивный фонд Российской Федерации, и документы об их персонале. Плата взимается только за документы временного хранения, не