Разработка автоматизированной системы учёта отпусков сотрудников предприятия в программе 1С

ВВЕДЕНИЕ

В рамках данной работы проведена реализация информационной системы для автоматизации технологии учета отпусков сотрудников. Актуальность использования информационных систем для бизнес-процессов указанного вида обусловлена необходимостью обеспечения непрерывности работы компании при предоставлении отпусков, исключения отсутствия на рабочих местах специалистов, приводящего к невозможности исполнения основных функций оставшимися специалистами.
Использование информационных систем для решения данной бизнес-задачи позволяет планировать отпуска на будущие периоды, учитывать различные виды отпусков, формы их оплаты, формировать отчетность по предоставлению отпусков.
Цель работы: создание информационной системы учета отпусков сотрудников.
Задачи работы:
 анализ специфики работы исследуемой компании;
 построение функциональной модели технологии учета отпусков сотрудников;
 определение задач автоматизации технологии учета отпусков;
 разработка информационной модели, структуры данных информационной системы учета отпусков;
 разработка пользовательских сценариев использования системы;
 определение аппаратных требований и требований к надежности использования системы;
 описание функционала созданной системы;
 расчет показателей экономической эффективности проекта.
Объект исследования: технология работы отдела кадров ООО ЛМЗ «Старт».
Предмет исследования: информационная система учета отпусков сотрудников.
В структуру ВКР входят: введение, в котором проведено обоснование актуальности разработки информационной системы, проведена постановка цели и задач работы. В главе 1 описана деятельность исследуемой компании, построена функциональная модель для бизнес-задачи учета отпусков, определены задачи автоматизации, разработано техническое задание. В главе 2 описана реляционная модель поставленной задачи, описаны пользовательские прецеденты, обоснован выбор инструмента разработки информационной системы. В главе 3 проведено обоснование требований к надежности и вычислительной мощности системы. В главе 4 описан функционал разработанного решения. В главе 5 рассчитаны показатели экономического эффекта от внедрения системы, в главе 6 рассмотрены аспекты безопасности жизнедеятельности проекта.



 
1. Разработка и анализ технического задания
1.1 Описание предметной области

ООО ЛМЗ «Старт» — это современное промышленное предприятие, занимающееся литьём цветных металлов под давлением (латунь, цинк, алюминий, бронза), литьём пластмасс, механической обработкой и сборкой готовых изделий.
Основное направление деятельности — это производство полного цикла изготовления деталей и узлов для предприятий автомобильной промышленности и добывающей отрасли России.
На рис.1 приведена схема организационной структуры компании.

Рисунок 1 - Организационная структура компании

Как показано на рисунке 1, в организационную структуру компании входят:
 Экономическая служба, в компетенцию которой входят вопросы ведения бухгалтерского, налогового учёта, учёта заработной платы;
 Производственный отдел, курирующий вопросы оказания услуг металлообработки и производства металлоизделий;
 Отдел кадров, сотрудники которого осуществляют работу с персоналом, что включает прием и увольнение сотрудников, подготовку проектов кадровых приказов, учет рабочего времени, ведение кадрового делопроизводства;
 Отдел по работе с клиентами, сотрудники которого осуществляют продаж продукции;
 ИТ-отдел, сотрудники которого курируют вопросы поддержки ИТ-инфраструктуры, администрирование информационных ресурсов, проведение сервисного обслуживания оборудования, поддержка пользователей.
В рамках данной работы проведен анализ использования информационных систем в технологии учета отпусков сотрудников. Данные бизнес-процессы курируются специалистами отдела кадров и предполагают:
 составление графика отпусков;
 учет данных по учебным отпускам, отпускам за свой счет;
 учет длительности отпусков, включая дополнительные дни и дни, которые были использованы сотрудниками в счет отпуска ранее.
В рамках данной работы в качестве технологии для проектирования выбрана технология учета отпусков сотрудников. На рис.2 приведена контекстная диаграмма. Как показано на рис.2, входящие информационные потоки в технологии учета отпусков сотрудников компании ООО ЛМЗ «Старт» включают:
 кадровую информацию о сотрудниках;
 заявления сотрудников.
Исходящие информационные потоки включают:
 сформированный график отпусков;
 отчетность по отпускам сотрудников.
На рисунке 3 приведена диаграмма декомпозиции основного процесса.


Рисунок 2 – Контекстная диаграмма

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции основного процесса

Как показано на рис.3, основной бизнес-процесс учета отпусков сотрудников предприятия включает:
 учёт кадровых данных сотрудников;
 учёт заявлений сотрудников;
 формирование документов на предоставление отпуска;
 формирование отчетности по отпускам сотрудников.
На рис.4 приведена диаграмма декомпозиции процесса учёта кадровых данных сотрудников. Как показано на рис.4, учет кадровых данных сотрудников в контексте учета отпусков сотрудников предполагает учет стажа и должности, влияющих на продолжительность предоставления отпуска. IDEF3-диаграмма учета заявлений сотрудников приведена на рис.5.

Рисунок 4 – Диаграмма учета кадровых данных

На рис.6 приведена диаграмма процесса формирования документов на отпуск.

Рисунок 5 – IDEF3-диаграмма учета заявлений сотрудников

Рисунок 6 – Диаграмма формирования документов на отпуск
Как показано на рис.6, формирование документов на отпуск включает:
 определение сроков отпусков;
 расчет сумм отпускных выплат;
 оформление приказа о предоставлении отпуска;
 ознакомление сотрудников.
На рис.7 приведена диаграмма процесса формирования отчетности.
Рисунок 7 – Диаграмма процесса формирования отчётности

По итогам анализа технологии работы по учету отпусков сотрудников было показано, что указанная технология требует учета отработанного времени, наличия права на получение отпуска, согласования с руководством, отметки о которых должны вноситься в соответствующие документы и журналы. Анализ существующего функционала работы с персоналом в части учета предоставления отпуска показал следующие недостатки [3]:
Узкое место 1. Отсутствуют возможности оперативного представления информации о количестве отгулов, которые предоставлялись сотруднику;
Узкое место 2. Отсутствует возможность оперативного получения информации о графике отпусков.
Узкое место 3. Отсутствует возможность формирования оперативной отчетности по видам предоставляемых отпусков сотрудникам;
Узкое место 4. Значительные временные затраты на работы по формированию документации, необходимой при составлении графика отпусков.
Узкое место 5. Отмечены случаи потери данных о поданных заявлениях на предоставление отпуска.
Таким образом, задачи автоматизации кадрового учета в части учета отпусков сотрудников компании включают:
 учет классификаторов компании в части анализа прав на основной и дополнительный отпуск;
 учет данных о предоставленных отгулах;
 формирование сводов по видам отпусков;
 учет данных по различным видам отпусков.

1.2 Разработка технического задания

1.1 Полное и краткое наименование системы
Полное наименование системы: информационная система учета отпусков сотрудников.
Краткое наименование системы: «Учет отпусков сотрудников»
1.2. Назначения и цели разработки
Программный продукт предназначен для поддержки бизнес-процессов учета отпусков сотрудников, включающих:
 ведение картотеки сотрудников, должностей, видов отпусков;
 учет заявлений на предоставление отпуска;
 формирование графика отпусков;
 формирование отчетности по предоставлению отпусков.
1.3. Требования к функциональным характеристикам
Перечень задач автоматизации приведен в таблице 1.
Таблица 1 - Перечень задач автоматизации
Наименование процесса Возможность автоматизации Решение об автоматизации в ходе проекта
ведение картотеки сотрудников Возможна Включено в ТЗ
учет заявлений на предоставление отпуска Возможна Включено в ТЗ
формирование графика отпусков Возможна Включено в ТЗ
формирование отчетности по предоставлению отпусков Возможна Включено в ТЗ
Учет видов отпусков, должностей Возможна Включено в ТЗ

Требования к системе в целом
Требования к пользователям системы:
– для сотрудников отдела кадров: ведение картотеки сотрудников, должностей, видов отпусков, возможность учета заявлений на предоставление отпуска, формирование данных отчетности по отпускам сотрудников;
– для управления системой к администраторам предъявляются требования, связанные с особенностями работы с СУБД, безопасностью данных и разграничением доступа. Знание технологии работы с кадровой информацией необязательно;
- для руководителей: формирование отчетных форм в рамках ведения учета отпусков сотрудников;
Требования к функциям, выполняемым системой, приведены таблице 3.
Таблица 2 - Требования к функциям, выполняемым системой