Автоматизация документооборота в организации АО «ЦЭНКИ»

ВВЕДЕНИЕ

В данной работе проведена программная реализация информационной системы для автоматизации технологии работы с документами для АО «ЦЭНКИ». Актуальность тематики автоматизации технологий документооборота обусловлена тем, что использование информационных систем в деятельности служб делопроизводства позволяет проводить мониторинг сроков и качества отработки документов, обеспечивает возможности поиска данных о реквизитах документов, истории их отработки, а также информации об отправителях, содержании и типе корреспонденции.
Целью данной работы является создание информационной системы для автоматизации технологии документооборота в условиях АО «ЦЭНКИ».
Задачи работы:
 изучение организационной структуры и профиля деятельности АО «ЦЭНКИ»;
 анализ бизнес-процессов работы с документами, выявление потребностей пользователей во внедрении информационной системы;
 анализ ИТ-инфраструктуры организации;
 изучение возможностей программных решений в области автоматизации работы с документами;
 разработка структуры данных информационной системы документооборота;
 разработка требований к архитектуре приложения;
 определение требований к информационной системе по видам обеспечения;
 описание разработанной системы;
 разработка проекта внедрения системы, выбор стандарта жизненного цикла, способа автоматизации;
 расчет стоимости проектных решений, оценка получаемого экономического эффекта в денежном выражении.
Объект исследования: деятельность АО «ЦЭНКИ».
Предмет исследования: автоматизация технологии документооборота АО «ЦЭНКИ».

 
1. Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Объектом исследования в рамках данной работы является АО «ЦЭНКИ». Основной сферой деятельности компании является проектирование и обслуживание объектов инфраструктуры системы Роскосмоса:
 Проектирование спутникового оборудования;
 Разработка программных систем обслуживания спутникового оборудования.
Компания имеет в собственности офисные и производственные площади в нескольких регионах РФ, также использует автопарк, используемый для перевозки грузов различных объёмов и габаритов.
В силу наличия режима секретности, некоторые данные по работе компании приведены в ограниченном формате. В таблице 1 приведены основные экономические параметры АО «ЦЭНКИ» по состоянию на 1 квартал 2023г.
Таблица 1
Основные экономические параметры АО «ЦЭНКИ»
Параметр Значение
Количество специалистов по штатному расписанию, ед. 459
Количество видов проектируемых систем 256
Количество обслуживаемых объектов 94
Количество офисов и представительств 22
Величина складских площадей, кв.м. 969,3

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура предприятия АО «ЦЭНКИ» приведена на рис.1.

Рисунок 1 - Организационная структура АО «ЦЭНКИ»

Тип организационной структуры – линейно-функциональный.
В структуру организации входят подразделения:
 руководство в лице генерального директора, курирующего вопросы принятия управленческих решений по основной деятельности организации, подписания договоров, финансовых документов, подписания распоряжений по основной деятельности, организация взаимодействия подразделений компании;
 отдел складской логистики, сотрудники которого курируют вопросы оказания услуг, связанных с организацией хранения товара на складе, оформления документов, учета услуг аренды складских площадей;
 инженерный отдел, сотрудники которого курируют вопросы проведения разработки космических систем;
 экономический отдел, сотрудники которого курируют вопросы ведения бухучета, аналитической работы по основной деятельности, закупок материалов и оборудования, используемого в работе компании;
 общий отдел, сотрудники которого осуществляют ведение делопроизводства, а также кадровый учет;
 отдел по работе с клиентами, сотрудники которого осуществляют взаимодействие с заказчиками по вопросам заключения договоров на оказание услуг, консультирование клиентов, оформление документации, учет проводимых оплат.

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Техническая архитектура АО «ЦЭНКИ» основана на использовании локальной сети, обеспечивающей возможности доступа к файловым ресурсам, содержащим материалы, используемые в работе по оказанию логистических услуг. На рис.2 приведена диаграмма технической архитектуры.

Рисунок 2 – Схема технической архитектуры
Также реализованы возможности подключения к сети компании из беспроводного сегмента. Как показано на рис.2, компонентами технической архитектуры АО «ЦЭНКИ» являются:
 рабочие станции пользователей;
 файловый сервер;
 сетевое оборудование;
 устройства печати.
Технические характеристики используемого сервера:
 тактовая частота процессора – 3,5 ГГцx8;
 оперативная память: 64 GBDDR4;
 жесткие диски: 2 ТВ SCSI.
Технические характеристики рабочих станций:
 тактовая частота процессора – 3 ГГц x4;
 оперативная память: 4 GBDDR4;
 жесткие диски: 0,5 ТВ SSD.
Характеристики принтера Samsung ML-4020 ND:
 скорость печати – 40 стр./мин.;
 DPI: 1200x1200.
Характеристики коммутатора:
 48 портов;
 1GB/c;
 поддержка РоЕ.
На рис.3 приведена схема программной архитектуры АО «ЦЭНКИ» Как показано на рис.3, компонентами программной архитектуры АО «ЦЭНКИ» являются операционные системы. Средства защиты информации и программное обеспечение, используемое в деятельности специалистов для решения прикладных задач. В качестве офисного программного обеспечения в рамках программ внедрения отечественного ПО внедрена система «Мой офис».

Рисунок 3 – Схема программной архитектуры

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

На рисунке 4 приведена контекстная диаграмма технологии документооборота в компании.

Рисунок 4 - Контекстная диаграмма

Входящие информационные потоки в систему включают: данные о реквизитах входящих документов, требования к номенклатуре и запросы отчетности. Результирующие информационные потоки включают отчетность об исполнении документов и документы, отправленные в архив. Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса показана на рисунке 5.
Как показано на рисунке 5, технология документооборота включает в себя:
 регистрацию поступающей документации;
 регистрацию отправленной документации;
 распределение документов в соответствии с утвержденным положением о ведении делопроизводства;
 формирование сводных данных по контролю исполнения документов.
На рис.5-7 приведены диаграммы подпроцессов указанной технологии