Оптимизация процессов работы предприятия по внедрению электронного документооборота

Введение
Сегодня при наличии огромного количества видов документов, каждая организация самостоятельно определяет какие документы необходимо использовать, и какие процессы должны быть документированы. Для выбора необходимой документации необходимо опираться на требования потребителей и нормативные акты, в зависимости от стратегии деятельности своего предприятия. Каждый процесс на современном предприятии должен иметь документальную основу, и в каждом документе точно и ясно должны быть прописаны формы, отражающие реальную карту работы бизнес-процессов. Наличие огромного потока документов ставит перед руководством предприятия вопрос об автоматизации всего комплекса документооборота.
Системы электронного документооборота(СЭД) представляют собой систему, в которой тесно взаимосвязаны организационные, технические и программные обеспечения, упрощающие процессы управления различными видами документации и информацией на предприятии.
Согласно Федеральному Закону «О персональных данных» (№ 152-ФЗ) требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов достаточно высоки. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают актуальным разработку и внедрение систем электронного документооборота (СЭД).
Проблемы формирования электронного документооборота, введения и выбора системы управления документами рассматривались в трудах В.Э. Баласаняна, М.В. Ларина, Е.С. Истомина С.Л. Кузнецова, и др. Проблемы и способы оценки качества программ, поднимались в работах Б.У. Боэм, В.В. Липаева, Г.Н. Хубаева и др.
Цель работы: создание информационной системы документооборота.
Задачи работы:
- анализ существующих программных продуктов автоматизации документооборота;
- анализ специфики деятельности ООО «Баланс»;
- анализ бизнес-процессов автоматизации документооборота;
- разработка информационной модели и структуры данных информационной системы;
- оценка экономической эффективности проекта.
Объект исследования: система документооборота ООО «Баланс».
Предмет исследования: автоматизированная система документооборота.

 
Глава 1. Теоретическое обоснование особенностей внедрения электронного документооборота в образовательных организациях
1.1. Понятие и роль документооборота, классификация систем электронного документооборота, свойства и функции

На пути к информационному обществу электронные технологии обработки информации постепенно заменяют бумажные носители. Так, электронный офис постепенно заменит бумажный, а электронный документ и документооборот является его неотъемлемыми частями.
Электронный офис определяется как система всестороннего использования в управленческой деятельности средств вычислительной техники и телекоммуникаций . И все же электронный документ и электронный документооборот, является важными составными электронного офиса.
Среди основных функций электронного офиса отмечают исключение задержек и ошибок при обработке информации, документов. Это является первым доказательством того, что электронный документ - важная часть электронного офиса.
Значительные объемы сообщений, справок и других документов информационного характера хранятся в памяти компьютеров и передаются пользователем на дальние расстояния и в короткий срок. Документированием управленческой деятельности ориентировано на новые информационные технологии, которые предусматривают замену бумажного документа машинному носителю - так называемым электронным документом .
Электронный документ, в свою очередь, создает электронный документооборот. Электронный документооборот - это процесс создания, получения, общего использования, отслеживание, ревизии, разделения и хранения документов и информации, которую они содержат в пределах определенной информационной системы .
Широкое использование персональных компьютеров, информационных технологий и программного обеспечения привели к тому, что работа с документами стала осуществляться преимущественно с помощью компьютерной техники. В связи с этим электронные документы тесно вошли в сферу документационного обеспечения управления.
Специфика электронных документов лежит в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадает с традиционными понятиями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от использованных программных и технических средств. Логическая структура электронных документов определяет взаимосвязи между частями документа в виде разных типов: текста, таблиц, графики, мультимедиа-записей и т.д. электронные документы пребывают в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют тенденцию стареть изменяться, вследствие научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения.
Разные авторы подают такие определения понятия «электронный документооборот»:
электронный документ - документ, который читает машина, документ на машинном носителе;
электронный документ - электронная форма документа.
С появлением компьютеров, компьютерных сетей, информационных технологий и программного обеспечения возникла реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство. Именно в этот период зарождается термин «электронный документ» как документ, который
имеет новые, отличные от традиционных, характеристик .
Однако определение термина «электронный документ» еще не постоянное, и оно со временем меняется. Обязательными признаками электронного документа, которые отличают его от бумажного являются:
машинный носитель информации;
электронная форма подачи информации;
способность сохранять, обрабатывать и передавать информацию с помощью электронных средств.
В наше время традиционное делопроизводство невозможно представить без автоматизации и использования электронных документов. Появление электронной формы документа привели к тому, что изменились все процессы работы с документами. Рядом с многочисленными преимуществами использования новых информационных технологий, они имеют также и отрицательные стороны: быстрая смена носителей, программ, способов доставки в некоторой мере препятствует стабильности делопроизводственных процессов в руководстве, усложняет задание сохранности документов и использование имеющихся документных массивов .
Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумажным как носителем информации, который важен для долгосрочного хранения информации на документе. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, оригиналы которых существуют на бумажных носителях, поэтому в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, скорость получения информации и ее полнота. Относительно оперативно - информационного обеспечения электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности лучше совмещение документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации .
Состав и порядок расположения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму.
Визуальной формой представления электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, предназначенной для восприятия его содержания человеком.
Сейчас СЭД успешно применяются для решения различных задач прикладного характера. К ним относится:
обработка обращений граждан;
организация взаимодействия с клиентами;
работа с проектными документами;
работа сервисной службы.
Технологии электронного документооборота применяют в своей деятельности различные организации, но среди них пока преобладает государственный сектор. Эти системы позволяют устранить все бюрократические преграды при взаимодействии государства и населения. Кроме того, СЭД помогает успешно бороться с коррупцией. В органах государственной власти большое внимание уделяется также обеспечению информационной безопасности.
С помощью СЭД происходит автоматизация создания документов разных типов и их архивное сохранение. При необходимости благодаря СЭД можно не только быстро найти нужные документы, но и провести их редактирование. Также оперативно можно сделать любой отчет, проконтролировать выполнение решений. Кроме того, введение СЭД создает условия для повышения качества производства и ускорения выполнения различных производственных задач.
На предприятии внедрение СЭД позволяет руководителю вовремя получать нужную информацию и оперативно принимать решение. Также можно легко контролировать дисциплину труда всех работников. Современные системы электронного документооборота предусматривают даже специальное автоматизированное рабочее место руководителя. Оно имеет интерфейс, который можно настраивать в соответствии с конкретными задачами пользователя.
Внедрение СЭД на производстве позволяет существенно уменьшить затраты на копирование документов, расходы на бумагу или оборудование. Затраты на доставку информации в бумажном виде также сокращаются. Все это приводит к повышению общей производительности труда.
При подготовке нового документа с помощью СЭД можно использовать стандартные разработки, что значительно ускоряет весь процесс. Внедрение СЭД позволяет сократить расходы предприятия на обучение и оплату труда работников, а также в связи с освобождением места для хранения документов.
Кроме того, благодаря применению данных систем появляется возможность коллективной работы над документами, повышается безопасность информации вследствие невозможности работы в системе без регистрации. Каждый пользователь СЭД имеет собственные полномочия доступа к информации.
Сохранность документов повышается, так как их можно хранить на сервере в электронном виде. В системах электронного документооборота используется дополнительная защита информации.
Вывод: Электронные программные системы становятся сейчас все более актуальными. Они позволяют сформировать электронную базу документов в организации и на любом предприятии. Причем появляется возможность создания документов в любом формате. Они могут быть
статистическими, текстовыми, а также в виде аудио- или видео материалов.
СЭД облегчают работу с документами и их повышают их сохранность. Также происходит оптимизация работы
сотрудников и повышается качество их работы.
Преимущества электронного документооборота:
быстрый доступ к любой информации;
оперативное дублирование документов и информации;
оптимальное хранение данных и документов;
автоматизированное управление бизнес процессами;
повышение качества обслуживания клиентов;
улучшение дисциплины и качества работы благодаря
заданным системой правилам. Для изменения состояния документа каждому сотруднику придется совершить определенные действия;
возможность повторного использования информации;
улучшение качества данных, уменьшение ошибок благодаря автоматическому заполнению;
улучшение сохранности информации и документов.
Сейчас можно подобрать любую программу СЭД с учетом
специфики работы организации и особенностей документов. Внедрение СЭД сокращает сроки рассмотрения обращений граждан и повышает оперативность работы госучреждений любого уровня. Сейчас каждый гражданин страны имеет право получить копию любого интересующего его документа в госорганах. Это стало возможным только благодаря использованию электронного документооборота. Большое значение имеет также создание электронного архива документов. Перспективы развития ИТ лежат в области управления знаниями и применения интеллектуальных систем.
Итак, необходимо отметить, что электронный документ имеет неоспоримые преимущества в сравнении с бумажным документом. В связи с этим электронные документы постепенно будут вытеснять бумажные, в бумажном, то есть преимущества будет предоставляться хранению документов в электронном виде.

1.2. Нормативно-правовые основы электронного документооборота в Российской Федерации

Правовые нормы регулирования электронного документооборота в Российской Федерации призваны регулировать использование электронных документов в рамках правового поля, наделять электронный документ юридической силой и высоким уровнем доказательной базы в суде.
Определение документооборота, внутреннего документа, реквизита документа дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. Данный государственный стандарт определяет документирование как запись информации на разных носителях по установленным правилам.
Документооборот представляет собой движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.
Документооборот обеспечивает:
эффективную регистрацию, учет и хранение документов;
оперативный доступ к документам и отчетной информации;
эффективное управление процессами движения и обработки информационных ресурсов;
сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
повышение исполнительской дисциплины;
сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;
минимизацию финансовых затрат на документооборот и делопроизводство;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
более высокую скорость передачи информации по большому количеству адресов;
возможность минимизации расходов на содержание специальных кадровых служб, а также обслуживающий персонал, занятых работой с документами (курьеры, канцелярии).
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает основы регулирования отношений по электронному документообороту.
В ст. 3 данного закона определены следующие основные понятия:
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа,
предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки,
полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);
средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;
сертификат средств электронной цифровой подписи - документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения.
Однако один закон не может решить многочисленные правовые проблемы в данной сфере. В стране не один год обсуждается принятие закона «Об электронном документообороте», который способствовал бы закреплению оставшихся неразрешенными вопросов в юридической сфере.

1.3. Российские и зарубежные системы электронного документационного обеспечения

Выбор системы документооборота в первую очередь зависит от общей стратегии развития и целей предприятия. Помимо стратегии и целей, следует учитывать экономически-организационную политику организации, количество персонала, конкурентную среду и спектр задач, решаемых этой организацией. Для правильного подбора системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, которые будут индивидуальны для конкретного предприятия.
Для сравнения были выбраны системы:
Directum;
ELMA ECM+;
1С: Документооборот 8;
OptimaWorkFlow;
СЭД «Дело».
Данные системы, объединившие в себе основные преимущества