Особенности организации работы архива на современном этапе в судах общей юрисдикции

Введение

Актуальность темы. Осуществление хранения документов, образующихся в процессе судебной деятельности в судах Российской Федерации относится к одному из аспектов организации функционирования судебной власти. Хранящиеся в архивах судов документы обеспечивают возможность реализации гражданами ряда важнейших, гарантированных Конституцией Российской Федерации, прав – на судебную защиту, а также поиск, хранение, использование и распространение информации. В настоящее время архивные документы рассматриваются как информационные ресурсы, которые участвуют в интеллектуальной деятельности человека, в том числе являются основой для получения новых знаний и теоретических обобщений на основе изучения комплекса архивных документов, находящихся на архивном хранении в судах судебной системы Российской Федерации.
Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного и временного хранения, четкий порядок передачи документов в архив суда общей юрисдикции (далее по тексту – архив) и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной информации о деятельности мирового судьи и об осуществленном им судопроизводстве.
Степень разработанности темы исследования. В теоретическом плане вопросы организации ведения делопроизводства изучены Т.В. Кузнецовой, В.И. Андреевой и другими авторами, что позволило расширить имеющиеся фундаментальные знания в данной сфере. Специальными вопросами организации судебного делопроизводства, в том числе организации работы архивов судов занимаются такие исследователи как Е.В. Бурдина, Н.А. Латышева, В.В. Чвиров. Выводы данных исследований также позволяют совершенствовать деятельность по ведению учетно-регистрационной работы и надлежащей обработке единиц архивного хранения на судебных участках в судах общей юрисдикции.
Объектом исследования являются общественные отношения, возникающие в связи с организацией работы архива суда общей юрисдикции, проблемы и пути совершенствования.
Предметом исследования выступает совокупность научно-теоретических положений ученых по теме исследования, норм права, регулирующих организацию работы архива суда общей юрисдикции, проблемы и пути совершенствования.
Целью настоящего исследования является анализ организации работы архива суда общей юрисдикции, проблемы и пути совершенствования.
Для достижения указанной цели дипломной работы необходимо решение следующих задач:
– раскрыть общую характеристику организации ведения архивного делопроизводства в суде;
– рассмотреть подготовку и передачу судебных документов к архивному хранению;
– исследовать особенности организации работы архива на современном этапе в судах общей юрисдикции;
– рекомендовать основные направления совершенствования организации работы архива суда общей юрисдикции.
Работа выполнена с применением общих и частно-научных методов исследования: диалектического, исторического, логического, формально-юридического и др.
Научная новизна исследования заключается в том, что основываясь на научных трудах и законодательстве сделан анализ проблем организация работы архива суда общей юрисдикции, а также рекомендованы пути их решения. Несмотря на самостоятельный характер организации работы архива суда, до недавнего времени ему уделялось недостаточно внимания и придавалось вспомогательное значение.
Научная и практическая значимость работы определена выбором темы исследования и состоит в возможности применения содержащихся в работе научных выводов и предложений для дальнейшего развития организации работы архива суда. Имеющиеся в исследовании результаты могут применяться в ходе совершенствования правового регулирования отношений по организации работы архива суда. В свою очередь, практическая значимость состоит в разработке рекомендаций по совершенствованию законодательства в исследуемой сфере.
Теоретические выводы и практические рекомендации, сформулированные в работе, могут применяться в ходе преподавания курса архивное дело в учебных заведениях и на юридических факультетах, при совершенствовании действующего законодательства, а также в практической деятельности судов. Материалы исследования могут стать основой для последующих научных изысканий в рассматриваемой сфере.
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.


 
Глава 1. Общие положения организации работы архива суда общей юрисдикции

1.1. Общая характеристика организации ведения архивного делопроизводства в суде

В настоящее время федеральные суды общей юрисдикции Российской Федерации интенсивно развивают электронный документооборот. В судах внедрена государственная автоматизированная система «Правосудие», развиваются сайты судов и Судебного департамента РФ. Одним из важных направлений деятельности по развитию судебной системы является формирование единого информационного пространства. Содержание электронного документооборота в каждом суде входит в состав его системы управления документами (СУД) .
В настоящее время, в связи с имеющимися организационными различиями, в том числе касающиеся вопросов материально-технического обеспечения архивного делопроизводства, архивное делопроизводство на судебных участках мировых судей характеризуется наличием существенных особенностей. Данные особенности стоит учитывать. Кроме этого, в условиях федеративного устройства России и разграничения полномочий в сфере архивного дела на основе Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», ведение архивного дела в субъектах РФ организуют соответствующие органы исполнительной власти .
Архивы, согласно требованиям Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», должны функционировать в каждом суде. За организацию ведения архивов судов общей юрисдикции отвечает Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации.
Практически организует данную работу Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов. В случае необходимости, при определении новых сроков хранения для вновь образуемых сроков хранения, в организации архивного дела в судах принимает участие экспертно-проверочная комиссия Судебного департамента. Значимость правильной организации архивного делопроизводства в судах неоднократно подчеркивалась в современных научных исследованиях .
Согласно пункту 4.18 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», под управлением архивным делом понимается осуществление уполномоченными на то субъектами организационно-управленческих мероприятий и решений, которые направленны: первое, на упорядочение, второе, на координацию функционирования архива суда в целях своевременного, a также полного и правильного комплектования, хранения, учета и использования документов, которые образуются в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства. Непрерывность, динамическая повторяемость отдельных элементов управления архивным делом, организация контроля в исполнении правил в сфере архивного делопроизводства являются основными принципами организации управления.
Со второй половины 2016 года органом, который осуществляет управление архивным делом в Российской Федерации, является Федеральное архивное агентство (Росархив). Согласно Положению о Федеральном архивном агентстве, утвержденному Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», Росархив является федеральным органом, как, в первую очередь, исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг, а также управлению федеральным имуществом в этой сфере. Росархив действует на основании существующего Регламента.
В настоящее время Росархивом, а также подведомственным ему Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), разработаны различные методические рекомендации, имеющие большое значение для организации ведения архивного дела в судах. И, конечно же, в каждом субъекте РФ, исходя из уже имеющихся принципов разграничения государственных полномочий, организацией ведения архивного дела занимаются органы исполнительной власти, которые взаимодействуют с Росархивом.
Необходимо указать на то, что организационно деятельность архивов в федеральных судах общей юрисдикции и арбитражных федеральных судах, в соответствии с федеральным законодательством, конечно же, обеспечивает Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации и его подразделения в субъектах РФ – управления Судебного департамента .
Судебный департамент утверждает перечень документов верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов с указанием сроков хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве, разрабатывает порядок отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, осуществляет контроль соблюдения правил организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. В частности, сроки хранения судебных документов были изменены и дополнены Судебным департаментом с 1 января 2020 года (Приказ Судебного департамента от 20.12.2019 № 287 «О внесении изменений в приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 г. № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения и в Перечень, утвержденный этим приказом»).
За организацию работы архивов в судах отвечает председатель. Он утверждает положение об архиве суда, режим работы архива суда, назначает на должность и освобождает от должности специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда, создает своим приказом постоянно действующую экспертную комиссию в целях организации проведения работ по экспертизе ценности документов .
Под руководством председателя суда осуществляется отбор и подготовка к передаче на государственное хранение документов суда. Им определяется порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда, а также осуществляются иные управленческие функции по обеспечению надлежащего функционирования архива суда .
Возможность передачи документов общего делопроизводства разрешается начальниками отделов дело/судопроизводства судов. С управленческой точки зрения большое организационное значение имеет экспертная комиссия суда.
Экспертная комиссия суда проводится в целях оценки значимости судебных и несудебных документов (в первую очередь, с отметкой «ЭПК»), в том числе, их отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, которые утверждены уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и, конечно же, делопроизводства. Экспертизе ценности будут подлежать все документы суда независимо от видов носителей и способов записи (Приложения 3, 4) .
Судебный департамент создал и продолжает работу над формированием понятийного аппарата в сфере электронного документооборота. Им, в частности, разъяснено, что документ в электронном виде бывает двух видов: электронный образ документа – это электронная копия документа в бумажном виде, а также электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (Приказ Судебного департамента Верховном Суде РФ от 27.12.2016 № 251 «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»). Этот аспект в делопроизводстве разъяснен и в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов».
В целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования электронных документов Судебным Департаментом при Верховном Суде РФ был разработан Приказ № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции».
Все документы, создающиеся в процессе работы в судах, носят историческое, научное, практическое, хозяйственное, социально-культурное, значение, при этом относясь к федеральной собственности, подлежащие обязательному хранению в архиве районного суда. Все архивы в соответствии с Приказом Председателя суда возглавляются работниками суда. В задачи суда общей юрисдикции о деятельности архива суда входят комплектование, использование, хранение, учет, обеспечение безопасности и сохранности документов, а также их передача в государственный архив для постоянного хранения. Для четкого и структурированного выполнения всех задач, предусмотренных положением, существует ряд важных функций, обеспечивающий качественную работу архива суда.
Функциями архива суда являются принятие упорядоченных документов структурных подразделений суда, формирование научно-справочного аппарата и его дальнейшая поддержка актуальности, составление описей на судебные дела различных сроков хранения, составление личных карточек, представление описей дел экспертно-проверочной комиссии для дальнейшего рассмотрения, утверждения и передачи в государственный архив, организация информационного обеспечения и обслуживание работников суда, своевременная выдача документов архива по запросам юридических и физически лиц, ведение учета и анализ использования этих документов, осуществление тщательной проверки на правильность и точность формирования дел .
Все документы поступают в архив от работников суда: судьи, руководители подразделений суда и так далее. Судебные (процессуальные) и организационные документы создаются в процессе осуществления их служебной деятельности. Составляемая каждая год в судах сводная номенклатура дел систематизирует документы в суде и позволяет организовывать документопотоки по их передаче в архив суда .
Для обеспечения порядка, сохранности и поиска всех документов, находящихся в архиве суда, существует перечень документов для обязательного ведения, то есть учетная документация.
К ним относятся:
1) книга учета поступления и выбытия архивных документов,
2) сводные номенклатуры дел суда,