Улучшение качества процессов делопроизводства на основе внедрения элементов системы менеджмента качества

ВВЕДЕНИЕ

Информация, которая зафиксирована и содержится в официальных документах компании, непосредственно отражает направления и содержание деятельности организации, являясь при этом основой любого бизнеса. Как правило, во многих компаниях для того, чтобы составить и правильно оформить документацию, управленческому персоналу компании требуется до половины рабочего времени, которое занимает именно работа с документами.
Бизнес современных предприятий представляет собой непрерывный процесс по составлению и перемещению различных важных документов. Так, например, в документах, отражаются содержание сделок компании по купле-продаже ценной бумаги, недвижимости или активов организации, также фиксируются взаимоотношения работодателя со своим персоналом, передается информация от предприятия государственным органам и партнерам. Таким образом, документооборот составляет существенную и важную часть общей деятельности компании.
Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна быть разработана политика по документационному обеспечению управления предприятием, стратегия делопроизводства. Делопроизводство представляет собой специфическое направление деятельности компании, заключающееся в том, что на предприятии оформляются, составляются, обрабатываются и хранятся различные важные документы. От степени правильности составления и оформления документов, организации работы с ними зависит эффективность и своевременность принятия руководством компании управленческих решений. Грамотно оформленный документ, который имеет юридическую силу, выступает основным фактором в решении спорных ситуаций на предприятии и заключении успешной сделки.
Предметом данной работы выступает деятельность структурных подразделений компании по документационному обслуживанию управления.
Целью данной работы выступает комплексный анализ деятельности службы документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия.
В связи с этой целью выделяется ряд задач:
 раскрыть сущность и понятие делопроизводства и документооборота на предприятии,
 изучить основные функции и роль организации службы делопроизводства,
 дать характеристику службы документационного обеспечения управления в компании организации ГБОУ гимназии №192 Калининского района СПб
 определить основные недостатки работы службы ДОУ на предприятии,
 предложить мероприятия по повышению эффективности работы соответствующей службы.
Структура работы состоит из трех основных частей. В первой главе исследуются основы документооборота и работы службы ДОУ на современных предприятиях. Вторая часть посвящена анализу работы службы делопроизводства в компании организации ГБОУ гимназии №192 Калининского района СПб, ее недостатков и путей повышения эффективности. Третья глава посвящена разработке мер по улучшению делопроизводства в компании.
Степень изученности темы. Тема является хорошо изученной в таких работах, как Демин Ю.В. Делопроизводство. Подготовка служебных документов, Непогода А.В. Делопроизводство компании, Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями и т.д.
Источниковая база исследования. Для раскрытия данной темы были использованы различные нормативно-правовые документы, регулирующие работу службы ДОУ на современных предприятиях, исследования различных современных специалистов в области организации документооборота на предприятии, порталы по управленческой деятельности и ресурсы Интернет.
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение.
Практическая значимость исследования. Разработаны меры по улучшению работы с документами в организации ГБОУ гимназии №192 Калининского района СПб.
Для раскрытия данной темы были использованы различные нормативно-правовые документы, регулирующие работу службы ДОУ на современных предприятиях, исследования различных современных специалистов в области организации документооборота на предприятии, порталы по управленческой деятельности и ресурсы Интернет.
 
1,Теоретические аспекты организации процессов делопроизводства на современных предприятиях

1.1.Понятие, сущность и роль делопроизводства на предприятии

Эффективная деятельность любого предприятия непосредственно связана с созданием и организацией документооборота, который формирует функциональные связи между различными подразделениями компании. Организация циркуляции документов на предприятии в соответствии с действующими нормами позволяет обеспечить защиту интересов всего предприятия, увеличить эффективность управленческого труда и его персонала.
В современных условиях функционирования предприятий, вовлеченных в активный процесс формирования как внутренней среды своего пространства, так и внешних взаимосвязей с другими компаниями, потребителями и обществом, важное значение приобретает организация эффективной циркуляции информации между различными субъектами. Основная роль информации заключается в установлении связей между различными объектами и субъектами, действующими в обществе, так и оформление и выявление воли и целей функционирования каждого участника в отдельности. Таким образом, для того чтобы обеспечить оптимальные взаимосвязи между различными элементами этой сложной системы, необходимо правильно представить исходящую информацию, которая принимает вид важной документации.