Документооборот в бухгалтерском учете бюджетной организации (по материалам Управления социальной защиты населения (любое другое учреждение)

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом бюджетном учреждении должна быть разработана политика по документационному обеспечению управления предприятием, стратегия делопроизводства.
Делопроизводство представляет собой специфическое направление деятельности учреждения, заключающееся в том, что на предприятии оформляются, составляются, обрабатываются и хранятся различные важные документы.
От степени правильности составления и оформления документов, организации работы с ними зависит эффективность и своевременность принятия руководством управленческих решений. Грамотно оформленный документ, который имеет юридическую силу, выступает основным фактором в решении спорных ситуаций на предприятии и заключении успешной сделки.
Предметом данной работы выступает деятельность структурных подразделений бюджетного учреждения по документационному обслуживанию управления.
Объект исследования – организация работы с документами.
Целью данной работы выступает исследование теоретических основ организации работы с документами в современных бюджетных учреждениях и комплексный анализ документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия.
В связи с этой целью выделяется ряд задач:
 раскрыть теоретическую сущность и понятие делопроизводства и работы с документами,
 изучить основные функции и роль организации службы делопроизводства,
 провести анализ службы документационного обеспечения управления в бюджетном учреждении,
 определить основные недостатки работы службы ДОУ, предложить мероприятия по повышению эффективности работы соответствующей службы.
Степень изученности темы. Тема является хорошо изученной в таких работах, как Демин Ю.В. Делопроизводство. Подготовка служебных документов, Непогода А.В. Делопроизводство компании, Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями и т.д.
Источниковая база исследования. Для раскрытия данной темы были использованы различные нормативно-правовые документы, регулирующие работу службы ДОУ, исследования различных современных специалистов в области организации документооборота, порталы по управленческой деятельности и ресурсы Интернет.
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение.
Практическая значимость исследования. Разработаны меры по улучшению работы с документами в бюджетном учреждении.
Структура работы состоит из двух основных частей. В первой главе исследуются основы документооборота и работы службы ДОУ. Вторая часть посвящена анализу работы службы делопроизводства в бюджетном учреждении, ее недостатков и путей повышения эффективности.


1.Теоретические основы документооборота в бухгалтерском учете бюджетной организации

1.1.Понятие и общая схема документооборота

Документооборот на предприятии представляет собой движение различных документов, которые имеют свои свойства и выполняют некоторые свойства.
Документ как особый объект, использующийся на современных предприятиях, имеет свои отличительные признаки, по которым можно понять сущность этого объекта.
Как любая сложная система, документы создаются бюджетным учреждением, потому что они выполняют те или иные необходимые важные функции. Весь спектр выполняемых документами функций можно разделить на две основные группы:

Рисунок 1 - Основные функции документа [5, c.55]

Документооборот представляет собой специфическое направление деятельности учреждения, заключающееся в том, что на предприятии оформляются, составляются, обрабатываются и хранятся различные важные документы. От степени правильности составления и оформления документов, организации работы с ними зависит эффективность и своевременность принятия руководством управленческих решений. Грамотно оформленный документ, который имеет юридическую силу, выступает основным фактором в решении спорных ситуаций на предприятии и заключении успешной сделки.


Рисунок 2 – Схема документооборота в бюджетном учреждении

Функции документооборота проявляются в той общественной роли, социальном назначении, цели, задачи, которые выполняет документ. При этом документы обычно являются полифункциональными объектами, выполняющими целый ряд взаимосвязанных социальных функций.
В целом, основной документооборот – это хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве. Документ создается с целью обеспечения выполнения потребностей общества с помощью использования и различного рода применения документной информации.
К общим функциям относят информационную и коммуникативную функции, которые характерны для всех документов, независимо от их типов и видов.

Рисунок 3 – Функции документооборота

Информационная функция документооборота - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации.
Коммуникативная функция отражает способность документов выступать информативным средством в передаче, обмене, коммуникации, общении, преемственности информации. Документы, таким образом, обеспечивают документную коммуникацию.
Также к общим функциям документооборота можно отнести и кумулятивную функцию, т.е. способность документов накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее хранения для различных будущих целей.
Специальные функции присущи только определенным видам и типам документов.
Суть управленческой или регулятивной функции документооборота заключается в том, что документы созданы для выполнения целей управления бюджетным учреждением и в процессе реализации этих целей через установление законов, положений, т.е. через официальные и деловые документы.
Познавательная или когнитивная функция отражается в способности документов служить средством для получения и передачи информации с целью изучения процессов, происходящих на современных предприятиях или в обществе. Это значение документов также состоит в обеспечении профессиональных процессов обучения людей и сотрудников компаний, а также в выполнении их повседневной деятельности.
Общекультурная функция связана со способностью документов содействовать развитию культуры предприятия или общества, закреплять и передавать культурную традицию, усваивать системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе или в корпоративной культуре компании.
Таким образом, назначение документооборота бюджетного учреждения связано с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности.
Таким образом, знание функций позволяет [10, c.105]:
- определить истинную ценность документов, социальную значимость их содержания;
- правильно понять роль документной информации для удовлетворения разнообразных потребностей компании;
- осуществлять классификацию и типологию документов (распределение их по разным признакам);
- определять наиболее оптимальные средства для изготовления документа, его распространения, хранения и использования в архивах компании;
- разрабатывать теоретические основы документоведения и т.д.
Таким образом, цель документооборота в бюджетном учреждении заключается в хранении и передаче социальной информации во времени и в пространстве. Документ создается с целью обеспечения выполнения потребностей общества с помощью использования и различного рода применения документной информации.

1.2.Основные виды документов, применяемых в бюджетной организации

Документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации, циркулирующей на предприятии, и материального (вещественного) носителя для нее. Сущность документа может быть выражена при использовании системного подхода, который в методологии наук разрабатывает средства, методы исследования сложноорганизованных объектов таких, какой является любая система.
Таким образом, документ в бюджетном учреждении представляет собой сложноорганизованную систему как множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей, представляющих в своем единстве определенное целостное образование. Элементом является предельная единица деления документа. Совокупностью же этих элементов, выполняющих функции, необходимые для существования всей системы, выступает подсистема.
Если сложной системой является сам документ, то его подсистемы тесно связаны с понятием информационной и материальной (вещественной, субстанциональной) составляющей, а также с конструктивными элементами документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенными в сложное целое [8, c.126]. Подсистемой документа является и текст, который состоит из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа можно назвать его заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п.
Таким образом, документ как целое представляет собой единство составляющих его элементов и подсистем. Представление документа как сложной системы отражено на Рисунке.