Организация регистрации и контроля за исполнением документов АО ТРАНСНЕФТЬ-СЕВЕР

ВВЕДЕНИЕ

Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно–правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Система документооборота является технологической основой деятельности предприятия по принятию и исполнению решений.
Документооборот (ДОУ) в организации – это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Современным организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ. Это, прежде всего, связано с тем, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние годы.
Документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами– с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения.
Актуальность дипломной работы обусловлена следующими аспектами.
1. В настоящее время решение задач по управлению документами в организации возложено на отдельную структурную единицу – службу ДОУ или сотрудника, ее заменяющего. Среди таких задач можно назвать:
 принятие политики или стандартов в сфере управления документами;
 распределение ответственности/полномочий по управлению документами;
 установление/распространение процедур, руководящих указаний;
 предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию;
 интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности.
Однако некомпетентность подобных служб, а также отсутствие контроля за их работой и нежелание оптимизировать их деятельность приводят к сбою документооборота компаний, что может обернутся в крупными убытками. Таким образом, возникает необходимость совершенствовать работу службы ДОУ на предприятии, а для этого необходимо проведение тщательного анализа и выявление существующих недостатков.
2. Управление документами зачастую либо не реализуется, либо осуществляются вразрез с существующими правовыми актами, ГОСТами (прежде всего, ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007), методическими рекомендациями и т.д., Кроме того, в структурных подразделениях может наблюдаться расхождение в организации работы с документами. Приведение существующих в организации правил управления документами (либо установление таких правил) в соответствии с существующими нормами позволяет предприятию:
 осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;
 предоставлять услуги последовательно;
 обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;
 обеспечивать согласованность, непрерывность деловой и управленческой деятельности;
 повышать эффективность деятельности всей организации и т.д.
Целью выпускной квалификационной работы является выявление особенностей регистрации и контроля за исполнением документов в современных условиях в АО «Транснефть - Север»
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1) проанализировать законодательную и нормативно–методическую базу современного делопроизводства.
2) рассмотреть структуру и основные задачи деятельности АО «Транснефть – Север».
3) проанализировать процесс регистрации и контроля в системе делопроизводства АО «Транснефть – Север».
4) выявить основные преимущества и недостатки регистрации и контроля в делопроизводстве АО «Транснефть – Север».
5) предложить меры по совершенствованию организации и контроля в системе делопроизводства АО «Транснефть – Север».
Для исследования определены объект и предмет исследования.
Объект исследования: АО «Транснефть – Север».
Предмет исследования: организация регистрации и контроля в системе делопроизводства АО «Транснефть – Север».
Практическая значимость работы состоит в том, что предлагаемые рекомендации по совершенствованию процесса регистрации и контроля за исполнением документов, опираясь на действующие государственные стандарты и методические документы, могут послужить основой для оптимизации деятельности в области делопроизводства, а также позволяет повысить эффективность работы не только службы (отдела) ДОУ, но и предприятия в целом.
Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативно–законодательные акты, специальная литература, научные труды и практические разработки российских и зарубежных ученых и исследователей в области документационного обеспечения управления и делопроизводства.
Настоящая работа состоит из введения, трех глав, две из которых разделены на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений.
Во введении обозначены цели и задачи дипломной работы.
В первой главе изложены теоретические аспекты организации регистрации и контроля за исполнением документов.
Вторая глава содержит характеристику предприятия, перечисляет законодательную и нормативную базу, которая регламентирует деятельность организации. Также в главе анализируются порядок регистрации документов и контроль их исполнения на предприятии.
Третья глава является практической, поскольку она подразумевает разработку рекомендаций для совершенствования процесса регистрации и контроля за исполнением документов в рассматриваемой организации.
В заключении подведены итоги работы.









1 ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РЕГИСТРАЦИИ И КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1 Теоретические аспекты организации регистрации документов

Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки.
Регистрация документа — это запись сведений и статуса: создан, отправлен, получен. У записи есть регистрационный номер и другие характеристики.
Регистрационные данные хранятся в информационно-поисковой системе. Её называют базой данных, в которой можно найти документ по дате и времени, типу, статусу и другим параметрам.
Регистрационный номер ― это код документа в базе данных организации. В СЭД регистрации необходимо выполнять один раз, но бывают и повторные регистрирования, которые негативно влияют на производственные процессы.
Кроме регистрационного номера, формы имеют обязательные и дополнительные реквизиты.
Обязательные реквизиты:
 название организации;
 вид материала;
 дата;
 имя отправителя или корреспондента;
 краткое содержание документа;
 срок исполнения;
 статус.
Дополнительные реквизиты:
 код классификатора (группы);
 гриф ограничения доступа;
 должностное лицо, контролирующее операцию;
 внутренняя переадресация;
 ключевые слова;
 наличие приложений.
Каждая организация сама определяет дополнительные реквизиты, которые вносят в базу электронного документооборота.
Однократное регистрирование:
 централизованно проводить прием и отправку;
 распределять данные на документопотоки;
 быстро рассматривать входящие данные;
 устранять дубликаты;
 обрабатывать данные по регламенту.
Повторно зарегистрировать один и тот же документ невозможно, но на практике такое случается.
В разных номерах легко запутаться. Поэтому единственный способ оптимизировать документооборот ― однократная запись. Защититься от дублей поможет система ЭДО.
Регистрации документов в СЭД ( система электронного документооборота). В СЭД создается своя первичная запись ― регистрационно-контрольная карта (РКК), в которой данные заполняются сразу. Ещё к РКК прикрепляется документ-основание.
РКК вместе с приложениями передается между отделами, автоматически записываясь в цифровую картотеку под номером. Над картой могут работать сразу несколько сотрудников из разных отделов. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль должностным лицам.
В единой базе сотрудники могут регистрировать карту для работы с документом в отделах из разных городов. СЭД минимизирует внутреннюю переписку.
1.2 Теоретические основы контроля за исполнением документов

В государственных и коммерческих учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью[8, c.45]. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.
Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях[18,c.67]:
 руководитель организации проверяет качество работы подразделений;
 руководитель подразделения проверяет исполнителей;
 служба делопроизводства организовывает дополнительный ручной и автоматический контроль сроков выполнения поручений или ответов на входящие документы.
В рамках контроля необходимо проверить[13,c.88]:
 дан ли на документ ответ;
 насколько своевременно обработано поручение;
 насколько точно выполнено поручение.
В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.
В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы (рис.1).

Рисунок 1.1 – Задачи формирования инструкции по документационному обеспечению или по делопроизводству[25,c.62]

Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.
Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа[22, c.45]. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.
Для компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству[14,c.78]. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.
Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.
Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.
Сроки отсчитываются в разном порядке[19,c.92]:
 для поступивших в государственную организацию документов – с момента регистрации, обычно это следующий день с даты получения;
 для частных компаний – с даты подписания руководителем приказа или поручения, иных распорядительных документов, в которых установлена обязанность исполнения.
Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.
Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке[9,c.58]. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.
На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.
Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции[23,c.38]:
 поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
 стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации.
Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы (рис.1.2).

Рисунок 1.2 – Этапы контроля[17,c.69]
Процесс контроля за исполнением документов начинается только после того, как документ или поручение зарегистрированы в службе делопроизводства[16,c.44]. Входящие номера и номера внутренних документов обычно имеют свой порядок формирования. Первые не включают указание на подразделение-исполнителя, так как оно определяется чаще не службой делопроизводства, а руководителем.
Контроль за исполнением зарегистрированных документов происходит только после того, как они доведены до исполнителя, это происходит двумя путями[21,c.51]:
 ознакомлением под роспись с поручением;
 направлением уведомления в системе ЭДО.