Организация работы подсистемы закупок в логистической системе предприятия

Возможны разные варианты организации закупочной деятельности на предприятии. По одному из вариантов рассмотренные выше функции распределяются между различными функциональными подразделениями предприятия:
- потребность в материалах определяет производственный отдел;
- бюджет закупок составляет экономический отдел;
- решение об объемах закупок и выборе поставщиков принимает руководство предприятия;
- вспомогательные подразделения отвечают за складирование и транспортировку материалов и т.д.
Закупочная логистика представляет собой управление материальными потоками в процессе снабжения предприятия материальными ресурсами. И производственное и торговое предприятие имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления. Закупочная деятельность для торговых предприятий играет очень важную роль. Она позволяет грамотно выстраивать пути доставки товаров с минимальными издержками и наличием запасов на складах, а также составлять необходимый торговый ассортимент и осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями потребительского спроса.
Определение целей закупочной логистики подразумевает, что компания должна получать необходимые по качеству и количеству материалы и готовую продукцию в нужное время и в нужном месте, от надежного поставщика, который своевременно отвечает по своим обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Для этого необходимо рассмотреть наиболее характерные задачи, содействующие рационализации системы закупок. Основные задачи, которые решает закупочная логистика:
- определение предмета закупок. Задача решается вместе с производственным отделом и инженерной службой предприятия. При этом выявляется потребность в сырье и материалах, также их качественные и эксплуатационные характеристики и параметры спецификации. Затем, полученная информация поступает в отдел снабжения (закупок).
- выбор поставщика. Требует тщательного анализа рынка интересующей фирму продукции, уже имеющихся и потенциальных поставщиков и предпочтений наиболее перспективных и эффективных из них.
- определение объема закупок. Объем закупок устанавливается согласованно с другими отделами (финансовым, производственным, складским, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом устанавливается необходимое количество материальных ресурсов. Далее проверяется наличие товара на складе (в том случае, если склад находится в ведении отдела снабжения).
- условия закупок. Условия закупок согласуются с поставщиками, которые уже предложили свои варианты, а так же с отделом снабжения. Решение данного вопроса означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т. д.
Закупочная деятельность является основополагающим элементом интегрированной логистической системы предприятия. С нее начинается запуск всей системы товародвижения в действие. От того, насколько грамотно сработает служба закупа на этом этапе, зависит успех коммерческой деятельности предприятия в целом. Сегодня, когда потребительский рынок насыщен разнообразными товарами и практически нет дефицита, многое зависит от умения торгового предприятия эффективно вести закупочную деятельность и получать соответствующую прибыль. Сегодня купить можно все, продавцов товаров большое количество, они наперебой предлагают свои товары и услуги. Рынок продавца в нашей стране окончательно заменился рынком покупателя, и, если в наличии нет какой-либо позиции товара, значит, виноват сам закупщик, он просчитался, произвел закуп товара в недостаточном количестве, не того ассортимента или с опозданием. Рассмотрим, с какими проблемами сталкиваются торговые предприятия при осуществлении закупа товаров, и попытаемся предложить пути их решения на логистической основе.
Самая актуальная и сложная проблема закупочной деятельности любой торговой компании - это проблема соответствия количества и ассортимента закупаемых товаров потребности в них, т.е. закуп товаров в нужном количестве и нужного ассортимента. Отсутствие в продаже того или иного товара для предприятия торговли означает упущенную прибыль, или так называемые издержки неудовлетворенного спроса, в то время как его избыток приводит к иммобилизации денежных средств, возникновению неходовых и залежалых товаров, их порче, истечению сроков годности и увеличению издержек по их хранению. Для решения этой проблемы необходимо в обязательном порядке осуществлять определение оптимальной потребности в товарах на перспективу (на квартал, на год), а также производить расчет оптимального размера каждой партии закупаемого товара. В логистике ее принято называть оптимальным размером заказа на поставку товара (ОРЗ). Как известно, расчет ОРЗ можно произвести по формуле Вильсона, которая имеет много модификаций, но применение ее в практической деятельности сопряжено с определенными трудностями и ограничениями. Другой единой универсальной методики не существует, поскольку каждая компания в зависимости от рода своей деятельности и вида товара использует свои специфические методики и приемы для расчета оптимального размера заказа и при этом неохотно делится ими. Для решения этой проблемы можно выделить несколько наиболее важных направлений:
- ведение статистики закупок и осуществление подробного анализа продажи товаров за предшествующие периоды;
- регулярный расчет оптимальной потребности в товарах на перспективу (на год, на квартал) и расчет оптимального размера заказа (ОРЗ);
- экспертные оценки вероятности возникновения дефицита, увеличения или снижения потребности по разным группам товаров;
- фиксация и анализ прошлых ошибок в закупе товаров и разработка системы мер, помогающих исключить их повторение;
- статистический учет авральных закупок: когда, какой товар, в каком количестве, на какую сумму, и по какой причине пришлось внепланово купить.
- изучение спроса потребителей, статистика полученных заявок от них, помогающая правильно планировать закупки будущих периодов;
- эффективное управление складскими запасами. Систематический мониторинг, ежедневный или еженедельный контроль текущих запасов, анализ их состояния, выявление неходовых и залежалых товаров, принятие своевременных мер к их ликвидации;
- утверждение норматива минимальных и максимальных запасов товаров на складах, а также применение различных систем и методов управления запасами товаров;
- наличие в ассортименте реализуемой продукции товаров-заменителей, которые можно использовать в случае провалов или ошибок при определении оптимальной потребности в товарах или ОРЗ. Если внезапно закончился какой-то необходимый товар, его при определенных условиях можно временно заменить каким-то другим, аналогичным или похожим.
Следующая очень важная проблема закупочной деятельности - это выбор наиболее выгодного поставщика товаров. В настоящее время для многих торговых компаний основным критерием выбора поставщика является низкая цена. Низкая закупочная стоимость товара позволяет им экономить средства, расходуемые на закупки и увеличивать свою валовую прибыль, поэтому они стремятся закупить товары как можно дешевле. В результате, зачастую компании попадают в ситуацию под названием «ловушка низких цен», так как снижение цены, если оно не обусловлено реальной рыночной конъюнктурой, может сигнализировать о возможном существовании целого ряда проблем, связанных с товаром. Это может быть достаточно крупная партия или низкое качество, истечение сроков годности, наличие скрытых недостатков, отсутствие у товара необходимого пакета сопроводительных документов и т.д. В связи с этим предложение поставщика на приобретение товара по низкой цене необходимо проанализировать с помощью следующих действий:
- запросить на дешевый товар документы, подтверждающие качество (сертификат качества или декларацию соответствия, паспорт, качественное удостоверение.), ГТД (если товар импортный), дилерское соглашение продавца с производителем и агентский договор, регистрационное удостоверение товара и т.д.
- проверить качество товара в данной партии. До заключения сделки следует проверить качество товара, причем, не по образцам, а путем выезда представителя покупателя на склад поставщика или в порт отгрузки (при необходимости, можно пригласить эксперта);
- выяснить у поставщика причины предложения товаров по низким ценам;
- при поступлении от продавца предложения на приобретение крупной партии товара по низким ценам тщательно проанализировать свою потребность, сопоставить ее с объемом предлагаемой партии, проанализировать имеющиеся товарные запасы, складские мощности, провести исследование конъюнктуры рынка и только после этого принимать окончательное решение о закупе крупной партии товара;
- изучить и проанализировать цены конкурентов на аналогичную продукцию.
Таким образом, осуществляя выбор нового поставщика товаров, помимо цены не следует забывать о других критериях их отбора, в числе которых: качество товара, сроки его годности, комплектность, широта ассортимента, формы оплаты, сроки поставки, наличие необходимой тары и упаковки товара, надежность, удаленность поставщика, его имидж на рынке и т.д.

1.3 Основные методы оценки эффективной деятельности торгового предприятия

В условиях, когда предприятия получили самостоятельность в ведении хозяйства, право распоряжаться ресурсами и результатами труда и несут полную экономическую ответственность за свои решения и действия, их благополучие и коммерческий успех всецело зависят от того, насколько эффективна их деятельность. Обобщение и анализ методических подходов к оценке эффективности в торговле позволили сделать вывод о том, что вопросы эффективности затрагиваются в тех или иных аспектах в работах всех авторов как в связи с измерением эффективности использования отдельных видов ресурсов, так и в оценке результатов деятельности предприятий.
Успешность коммерческой деятельности любого торгового предприятия, как государственного, так и частного сектора, зависит от наличия сырья, материалов, товаров и услуг, которыми его обеспечивают другие предприятия. Управление материальными потоками в функционале снабжения логистической системы имеет свои специфические особенности. Этим объясняется необходимость выделения логистики снабжения в самостоятельный раздел изучения. Логистическая деятельность в снабжении направлена на получение предприятием необходимых но качеству, количеству, ассортименту материальных ресурсов и услуг.
Коммерческая деятельность торгового предприятия различается по существу. В промышленном предприятии снабжение и обеспечение, как правило, закреплены за разными отделами: за поступление материальных ресурсов от внешних источников традиционно отвечает отдел снабжения, а обслуживание потребности в перемещении материальных ресурсов внутри предприятия относится к прерогативе отдела материально-технического обеспечения. Коммерческая деятельность торгового предприятия посредническая, она непосредственно связана с продажей готовой продукции промышленного предприятия, т. е. с оказанием ему платной услуги в реализации товара, и восстанавливает пространственно-временное и организационно-техническое единство производственного процесса. [27]
Плата за торговые услуги, но своей сути ничем не отличается от оплаты других видов услуг. Производитель товара перепоручает его реализацию торговцу, избавляя себя от издержек обращения, он делиться с торговцем частью своей прибыли. Цена, по которой торговец реализует данный товар конечному потребителю, выше цены покупки: в неё включаются торговые издержки (торговая скидка) и средняя прибыль на вложенный торговцем капитан. В этом акте спекулятивное начало отсутствует: торговец (посредник) выполняет общественно-значимую, полезную функцию, ускоряет время оборота авансируемого капитала.
Основной предпосылкой внедрения логистики в систему торговли является обеспечение организационно-экономического единства участников товародвижения. В области закупок деятельность торгового предприятия включает: укрепление закупочной позиции предприятия; снижение издержек обращения за счёт улучшения условий осуществления коммерческих сделок и удешевления трансакций; сокращение транспортно-заготовительных расходов. Особенности организации логистической деятельности могут определяться и специфическими свойствами предметов снабжения.
Затраты на закупки, в зависимости от отрасли, как правило, составляют от 40 до 60% в структуре себестоимости производства продукции. Поэтому менеджерам компании, занимающимся логистикой и работой с поставщиками, необходимо уделять серьезное внимание сокращению и оптимизации издержек. Один из возможных путей здесь – повышение эффективности работы отдела закупок.
Повышение эффективности предполагает постоянный сбор отчетности, ее структурирование и анализ по ключевым показателям деятельности (KPI) отдела закупок. Сбор отчетности, структурирование и анализ – сложные процессы (особенно в крупной компании с десятками или сотнями тысяч наименований, с сотнями поставщиков и соответствующим отделом закупок). Подходящим решением здесь будет использование специализированного инструмента - BI (системы бизнес-анализа), которая включает в себя возможность консолидации и обработки больших объемов информации, оперативного анализа, создания отчетности (нестандартной в том числе), визуализации всей собранной статистики.
Для того чтобы комплексно оценивать эффективность, работать над ее повышением, необходимо постоянно контролировать показатели (KPI), характеризующие деятельность отдела закупок. Такими показателями являются: время, цены, поставщики.
Контроль фактора времени предполагает сбор статистики по задержкам поставок и по последствиям данных задержек. Здесь во внимание берутся следующие показатели:
- Доля задержанных заказов.
- Доля случаев, когда задержка вызвала отсутствие необходимых материалов (остановка производства, невыполнение планов).
При этом у руководителя, контролирующего работу отдела закупок, должна быть возможность видеть задержки в реальном времени, быстро определять ответственных и причины задержек для снижения их вероятности в будущем. Оперативный контроль и своевременная реакция – необходимые составляющие повышения эффективности работы.
Фактор цены подразумевает сравнения фактических и планируемых закупочных цен, выявление отклонения от бюджета. Всестороннему анализу должны подвергаться такие показатели как:
- Цены на закупаемые ресурсы.
- Расчетные цены на закупку.
- Индексы средних цен по товарным группам.
- Изменения цен и анализ причин этих изменений (переговоры, рационализация перевозок и т. п.).
- Эффективность форвардных закупок (сравнение с обычными)
- Доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене и т.п.
- Отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж.
Постоянный сбор статистики и анализ по данным показателям позволят грамотно определять пределы закупочных цен, бюджет на закупки, планировать процесс закупок, исходя из выявленных тенденций. Грамотное выставление нормативов позволит руководителю быстро выявлять отклонения в работе каждого менеджера по закупкам и всего отдела в целом.