Сущность и технологии мониторинга и контроля исполнения плановых документов

Сущность и технологии мониторинга и контроля исполнения плановых документов

Планирование неразрывно связано с контролем. Кроме того, контроль за выполнением плана часто считается заключительным этапом процесса планирования. Это связано с тем, что разработанный план сам по себе не дает ощутимого эффекта. Он действует как инструмент контроля. Однако управлять этим можно только в том случае, если на предприятии созданы механизмы контроля за выполнением планов. Для каждого плана должны быть созданы механизмы контроля. Контроль обычно понимается как процесс отслеживания фактического выполнения планов или определения того, в какой степени действия совпадают с планом. Целью контроля является обеспечение выполнения запланированных задач. Контроль за исполнением финансовых планов следует отличать от концепции финансового контроля, поскольку он гораздо шире и не ориентирован только на выполнение плана.
Контроль исполнения плановых документов является неотъемлемой частью документооборота в любой организации. Это можно отнести как к управлению, так и к бизнес-процессам. Процесс контроля исполнения плановых документов очень важен для эффективного управления. Как правило, под этим термином понимается совокупность организационных, технических и информационных мероприятий, направленных на исполнение плановых документов. В то же время выполнение должно быть своевременным, максимально точным и полным. Кроме того, эти мероприятия позволяют получить необходимую аналитическую информацию для оценки деятельности организационных подразделений и сотрудников.
Основная цель контроля - обеспечить безусловное и своевременное выполнение запланированных действий. Контроль должен быть систематическим и профилактическим.
Работа по отслеживанию того, насколько эффективно и своевременно выполняются документы, требует выполнения нескольких задач. Независимо от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица, контроль состоит из следующих этапов:
 создание контрольного документа в записях офисной службы и менеджера. В системах электронного документооборота выполнение документов автоматически прекращается после назначения исполнителя для контроля;
 проверка на промежуточных уровнях исполнения, если это предусмотрено правилами организации;
 контроль за сроками исполнения плана;
 учет всех исполненных и неисполненных планов с анализом изменений сроков;
 отчет перед руководством о результатах анализа.
Процесс контроля за исполнением документов начинается только после того, как документ или распоряжение зарегистрированы. Входные номера и номера внутренних документов обычно имеют свой собственный порядок формирования. Первый не содержит ссылки на исполнительный блок, поскольку чаще всего его определяет не офисная служба, а руководитель.