Виды документов

Виды документов
В современной жизни каждый из нас сталкивается с большим числом разнообразных документов, как на работе, так и дома. Именно поэтому необходимо рассмотреть их виды, изучить их классификацию, рассмотреть какие они бывают.
Рассмотрим понятие документа.
Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. В различных источниках можно встретить другое определение этого понятия.
Информация, сохраняемая физическими лицами, организациями, как подтверждение обязательств или деятельности называется документом.
Все определения понятия документа в основном ссылаются на его информационный характер.
Предоставление сведений независимо от методов и форм передачи называется информацией. Следовательно, сохранять и передавать сведения другим лицам возможно отразив их в документе, а также многократно их использовать.
Объект, который хранить в закрепленной форме (наглядной, речевой, звуковой) документ является носителем задокументированной информации.
Анализируя вышесказанное, можно сделать вывод о том, что в любой организации, фирме, учреждении обязательным элементом внутренней работы является документ, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений.
Ведь управленческие решения принимаются на основе именно информации, которая также является материалом для дальнейшей деятельности и доказательством их выполнения.
Документ в сфере управленческой – это предмет труда, так как принятое решение записывается в форме письменной.
Характерные черты, отражающие форму и размер, элементы оформления и способы записи являются внешними признаками документов.
Как юридическое, так и физическое лицо может быть автором документа.
Любой правильно оформленный рабочий документ имеет юридическую силу.
Оформляя документ необходимо соблюдать выполнение всех обязательных элементов, которые называют реквизитами.
Сюда относятся:
-название;
-адресата;
-автора;
-дату;
-текст;
-подпись;
-резолюцию;
-утверждение и согласование.
В зависимости от основания классифицируются документы. В зависимости от происхождения они делятся на официальные и личные.
Вне рабочей сферы создаются личные. К ним относятся заметки, переписка, дневник.
Документы организации являются официальными документами, они оформляются в установленной форме определенным образом.
Личные выделяют и в группе официальных документов, таких как трудовая книжка, паспорт, диплом, аттестат.
Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.