Система «1С: Документооборот»: основные возможности и особенности

В рамках анализа системы документооборота ВУЗа были определены задачи автоматизации документооборота, включающие возможности регистрации документов, их отправку исполнителям, мониторинг состояния отработки документов. Одним из типовых решений в области автоматизации документооборота, в котором реализованы возможности автоматизированного ведения учета документов в соответствии с российскими стандартами, является система «1С: Документооборот»,
К основным функциям системы «1С: Документооборот» относятся [6]:
 Учет жизненного цикла входящих документов – от регистрации до списания в дело, включая мониторинг исполнения, формирования и отправки документов, являющихся ответами на поступающие запросы;
 Определение полномочий руководителей, включая возможности возложения полномочий по простановкам резолюций;
 Простота в освоении функционала системы;
 Возможность ввода документов в интерактивном режиме;
 Наличие инструментов администрирования на уровне полномочий пользователей в части разграничения доступа к основным режимам работы программы;
 Работа с документами, содержащими файловые вложения, в том числе больших объемов;
 Использование режимов настройки пользовательского интерфейса;
 Поддержка автоматизации различных схем документооборота;
 Поддержка как внутриорганизационного документооборота, так и взаимодействия с внешними организациями, в том числе с использованием электронной подписи.
В система также реализованы возможности работы с документами в дистанционном режиме. Отправляемые документы обладают юридической силой, так как в сервисе используются криптографические плагины, позволяющие работать с сертификатами квалифицированной электронной подписи, что приравнивает значимость документа к его бумажному варианту. В данной системе зарегистрировано свыше миллиона компаний, что позволяет обеспечивать возможности взаимодействия с ними внутри системы [1].
Функциональные возможности сервиса включают [1]:
 Наличие возможностей создания, отправки и получения документации в электронном формате, заверенной электронной подписью;
 Совместимость с платформой 1С, что позволяет проводить выгрузку бухгалтерских документов и отчетов непосредственно в сервис документооборота;
 Возможность интеграции с сервисами SAP, Oracle, MS Dynamics, API;
 Наличие возможности управления учетными записями организации;
 Возможность отправки формализованных отчётных документов в государственные органы;
 Отсутствие необходимости в дублировании документов бумажными оригиналами;
 Возможность внесения корректировок в отправленные документы;
 Возможность управления архивом документов, просмотра их статуса;
 Фильтрация по журналу документов;
 Возможность доступа к системе из мобильного приложения;
 Использование защищенных облачных хранилищ данных;
 Возможность настройки маршрутизации документов;
 Возможность автоматизации внутриорганизационного документооборота, мониторинга исполнения распорядительной документации;
 Совместимость с наиболее распространенными системами автоматизации документооборота.
Программа может функционировать в режиме тонкого, толстого клиента или Web-приложения. В системе также реализованы возможности доступа к базе данных из мобильного приложения.
На рисунке 1 приведен режим работы с входящими документами.

Рисунок 1 - Режим работы с входящими документами

Как показано на рисунке 1, в режиме журнала входящих документов в системе «1С: Документооборот» реализован учет по реквизитам: Наименование документа, регистрационные данные, данные о наличии электронной подписи исполнителей и руководства, дата отработки.
Документация может подразделяться на различные категории, включающие тип документов (договоры, обращения, заявления и др.)