ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С УПРАВЛЕНЧЕСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СУРГУТА

3.1 Совершенствование правового регулирования работы с управленческими документами в Администрации г. Сургута
Гарантией обоснованного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности является - своевременность получения и полнота информации. По оценке экспертов, объем информации в мире каждые три года удваивается, что объясняет высокие темпы развития человеческого сообщества во всех направлениях. В нашей стране ежегодно возникает множество новых предприятий разных форм собственности, каждое из которых создано с собственной целью, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации.
Следует отметить, что важность правильного ведения документооборота велика и с каждым днем возрастает. Главным товаром является информация. В достаточно жестких конкурентных условиях выигрывает тот, кто умеет вовремя получить нужную информацию и правильно ей распорядиться. Документ помогает закрепить информацию и подтвердить факт ее наличия. Работа по составлению и оформлению документов – документационное обеспечение управления (ДОУ).
Документационное обеспечение управления служит корневой технологией управления, главная цель которого – снабжение руководителей сведениями о положении дел в организации для принятия рациональных решений и всеобъемлющем контроле исполнения этих решений. Управление организацией - это постоянный процесс влияния на эффективность работника, группы или организации в целом для предпочтительных результатов с позиций достижения поставленной цели. Файоль описывал процесс управления так: «Управлять» - значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов".
Управленческая деятельность, безусловно, свойственна любому учреждению или организации. В ходе контроля обрабатывается множество информации, которая передается дальше в организации. Качество управленческих решений администрации города Сургута зависит от подлинности и оперативности получаемой информации, которая непосредственно фиксируется документально. В законодательно-нормативных актах закреплены случаи, в которых документирование информации неизбежно.
В процесс управления входят следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Управленческий штат исполняет свои обязанности с помощью всеобъемлющих, компетентных организационно-распорядительных документов, которые создаются и двигаются независимо от особенности деятельности во всех областях управления и народного хозяйства. Иные формы деятельности управления находят отражение в других документах.
Рассматривая тему работы необходимо отметить, что порядок подготовки и принятия правовых актов органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления устанавливается регламентами органов местного самоуправления городского округа Сургута. Регламент - нормативный правовой акт, регулирующий внутреннюю организацию и порядок деятельности какого-либо государственного органа и его подразделения (парламента, его палаты, правительства, суда и т.д.).
Органами государственной власти РФ издаются нормативные акты и принимаются решения, которые обязательны к исполнению органами местного самоуправления. Кроме того, разрабатываются рекомендации и инстукционные материалы, нужные и полезные для муниципальных властей. Нормативно-правовая база ДОУ - это комплекс законов, нормативных, правовых и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в непосредственной деятельности учреждения, а также функционирование делопроизводственной службы.
Нормативная база регулирует правила оформления, работы, сохранности документов; порядок их передачи в архив; работу делопроизводственной службы; введение новых технологий при работе с документами; работу с секретными документами; юридические вопросы и прочее.
Совершенствование управления документами в органах местного самоуправления, а именно города Сургута как самостоятельной области управления требует комплексного подхода, основными компонентами которого является: формирование правовой среды, проведение ряда организационно проектных работ, наличие соответствующей компетенции у участников, осуществляющих эту деятельность. В современных условиях их актуализация обусловлена активным внедрением цифровых технологий в деятельность органов местного самоуправления. Для этого необходимо формирование эффективной общегосударственной правовой среды, обеспечивающей унифицированный подход.
Совершенствование общегосударственной нормативной базы - постоянный процесс, связанный с развитием общества в целом, средств коммуникаций и информационных технологий в частности.
В связи с этим следует рассмотреть количество и качество изданных муниципальных правовых актов в городе Сургуте в период 2016 - 2020 г.г.
Количественный показатель МПА, изданных в 2016 – 2020 годах
Однако, в имеющихся правовых актах вопросы создания, хранения и уничтожения электронных документов раскрыты декларативно, ощущается дефицит нормативных и методических документов, регулирующих процессы управления документацией, разработанных на общегосударственном уровне. Определенным шагом в решении этой задачи явилась разработка "Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления ", которые были утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 и зарегистрированы Минюстом России 27.12.2019.
Нормативную законодательную базу, регламентирующую постановку делопроизводства в администрации города Сургута составляют Конституция Российской Федерации, Кодексы, Федеральные законы, законы Ханты - Мансийского автономного округа , а также ряд ГОСТов и других нормативных документов.
Правовое регулирование муниципальных органов, в част порядка документационного обеспечения, регулируется различными нормативно - правовыми актами. Конституция РФ, являясь наивысшим законодательным актом, определяет формирование различных законодательных актов, при том осуществляет непосредственное разграничение органов государственной власти и местного самоуправления. Наравне с этим, все органы государственной власти и местного самоуправления обязаны обеспечить реализацию и защиту прав и свобод граждан.
Гражданский кодекс Российской Федерации регулирует правовые гражданские отношения, и связанные с ними личные неимущественные отношения. Деятельность администрации города Сургута, как юридического лица, регулируется статьей 48. В этой статье юридическим лицом определяется организация, у которой в собственности есть имущество и оно отвечает по своим обязанностям этим имуществом. Любое юридическое лицо функционирует на основании устава или же учредительного договора. В статье 52 Гражданского кодекса Российской Федерации прописаны виды учредительных документов юридических лиц. В учредительных документах должна прописываться информация о юридическом лице: наименование, место нахождения, порядок управления деятельностью и другие данные.