Глава 2 по теме Анализ и совершенствование документооборота в муниципальном органе власти

В настоящее время любая организация в ходе собственного хозяйствования формирует значительное число документации. Документы необходимы, чтобы зарегистрировать либо перенаправить сведения, разработать решение и довести его до исполнителей, грамотно хранить и применять при необходимости данные сведения. Быстрая, отработанная и правильная работа с документацией сэкономит время и предоставит возможность функционировать наиболее эффективно.
Необходимо рассмотреть неотъемлемые понятия в данной сфере.
Под документом имеются в виду информация, которую работники размещают на материальном носителе (на бумаге либо в электронном формате).
Документооборот – жизненный цикл документа с момента его формирования до архивирования (либо уничтожения, если он исчерпал собственную важность). А деятельность, которая взаимосвязана с процессом оформления документа и всей будущей работой с ним, имеет наименование «делопроизводство». Документооборот – это важнейшая и неотделимая составляющая делопроизводства.
Само определение «делопроизводство» изначально возникло в восемнадцатом веке и означало не только сам документ и его содержание, но и вопросы, которые необходимо было разрешить посредством его.
Грамотно организованный документооборот:
обеспечит эффективную и стабильную работу организации;
будет способствовать наиболее высокому качеству работы сотрудников;
предоставит возможность руководству принимать грамотные решения;
предоставит оперативный доступ к ранее созданным сведениям;
предоставит возможность быстро передавать новейшие сведения от менеджеров до исполнительных сотрудников;
предоставит возможность руководству наилучшим образом проверять исполнение задач.
Основной целью документооборота и работников, в обязанности которых включается осуществление делопроизводства, – существенно сократить время передвижения документа, начиная от его приема и заканчивая архивированием.
Формы документооборота предоставляют возможность ускорить жизненный цикл документа. Всего подобных форм три:
1.централизованная;
2.децентрализованная;
3.смешанная.
При централизованной форме все операции с документацией аккумулируются в одном специализированном отделе (к примеру, в канцелярии либо у работника секретариата).
Основополагающим принципом децентрализованной формы считается реализация делопроизводственных операций в распределённых структурных подразделениях. Данную форму используют организации, которые состоят из территориально рассредоточенных друг от друга подразделений.
При смешанной форме работа с документацией осуществляется по централизованному и децентрализованному принципам в одно и то же время.
Документация, с которой необходимо работать, разделяются на следующие разновидности:
входящие (сведения, которые поступают в организацию);
исходящие (документация, которую организация направляет адресатам);
внутренние (сведения, которые применяются внутри организации для её продуктивной деятельности);
первичные (документы, которые фиксируют хозяйственную операцию).
Отечественная система делопроизводства базируется на единых стандартах документооборота и контроле за документом с момента его поступления.
Главные функции работника делопроизводства, как правило, следующие:
1.составить и оформить документ;
2.принять и зарегистрировать его;
3.распределить документы и направить исполнителям;
4.направить адресатам исходящую документацию;
5.произвести контроль за сроком исполнения документации;
6.передать документацию на хранение в архив;
7.обеспечить использование документации, которая хранятся в архиве.
Данные действия могут преобразовываться в зависимости от разновидности документопотока. К примеру, входящие документы необходимо в обязательном порядке вначале направлять на рассмотрение руководителям, а на исходящем документе должна быть подпись ответственного работника.