Культура делового письма (печатного и электронного)

ВВЕДЕНИЕ

Деловые коммуникации по праву занимают весомую позицию в современном обществе. Одним из важнейших инструментов деловой коммуникации выступает деловое письмо. Владение культурой ведения деловой переписки сегодня во многом определяет общий уровень образованности и литературной грамотности участников коммуникации, а также оказывает существенное влияние на их имидж и репутационные характеристики.
Так, актуальность настоящей контрольной работы обусловлена тем, что в условиях существенного развития системы деловых коммуникаций, особую роль играет корректное, грамотное, правильно оформленное деловое письмо, выступающее одним из ключевых механизмов осуществления деловых коммуникаций.
Деловые письма сегодня используются в различных сферах коммерческого и некоммерческого характера. Язык деловой переписки во многом является унифицированным, а с течением времени претерпел немало изменений.
Степень научной разработанности. Вопросам изучения норм этики и культуры деловой переписки посвящен ряд работ исследователей и экспертов. К примеру, особенностям этике делового письма посвящены труды Кокиной И.А., Трубниковой Ю.В. Ряд работ характеризует особенности отдельных видов деловых писем, как, к примеру, исследование Шабан А.К. и Хомутовой Т.Н., посвященное особенностям письма-просьбы. Проблему классификации жанров деловых писем рассматривает Бойчиук Г.В. В свою очередь, особенностям и элементам обучения основам делового письма посвящено исследование С.Н. Безус.
Так, становится очевидно, что вопросы изучения норм этики и культуры делового письма составляют область научных интересов ряда экспертов и исследователей.
Объект настоящей контрольной работы – деловое письмо как составной элемент деловой коммуникации.
Предмет – нормы и принципы этики делового письма.
Цель работы: выявить и рассмотреть основные содержательные характеристики культуры создания печатных и электронных деловых писем.
Для достижения цели был выработан ряд исследовательских задач:
1. Рассмотреть содержательные характеристики делового письма;
2. Выявить и охарактеризовать основные виды деловых писем;
3. Рассмотреть общие нормы этики деловой переписки;
4. Рассмотреть и проанализировать особенности культуры печатного и электронного делового письма.
Методологическая база включает в себя следующие теоретические и эмпирические методы и подходы: описание; анализ научной литературы, публикаций в СМИ и иностранных источников.




1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
1.1. Характеристика делового письма

Деловое письмо на сегодняшний день представлено в коммуникации практических все существующих сфер деятельности: государство и власть, бизнес и некоммерческая деятельность, образование и здравоохранение и другое. От качества и характера делового письма во многом зависит принятие тех или иных решений. Так, языком делового общения, выступает официально-деловой стиль.
Деловой стиль может быть охарактеризован в качестве функциональной разновидности языка, который предназначен для общения в сфере управления (в официально-деловой среде). Следует подчеркнуть, что условия делового общения предполагают формирование некоторых свойств управленческой информации: [1]
 Адресный характер воздействия;
 Официальный характер передаваемой информации;
 Повторяемость информации;
 Тематическая ограниченность информации.
Использование слов в официально-деловом стиле осуществляется только в признаваемых нормой общелитературного словоупотребления значениях, а также в традиционных значениях для деловых документов.
В сфере деловых взаимоотношений самым популярным средством общения являются письма, объем которых по оценкам экспертов составляет от общего количества документов организаций порядка 80%. [1] Грамотность оформления документации является показателем общего высокого уровня культуры делового общения в компании (организации).
Основным отличием деловой переписки от дружеской, к примеру, выступает применение в первой стилистически нейтральной лексики, а также стандартных фраз и выражений. Главным требованием к содержанию деловых писем является лаконичность и точность изложения информации.
Так, необходимо отметить понятийную характеристику делового письма. Деловое письмо представляет собой документ, который применяется для связи между участниками коммуникации и передачи информации между ними на расстояние. Участниками могут выступать как юридические, так и физические лица. К примеру, известно, что руководители различных предприятий или структурных подразделений по роду своей деятельности особенно часто имеют дело с деловыми письмами: резюме, характеристиками, рекомендательными письмами, благодарностями, приглашениями и т.д.
Деловая переписка выступает не просто обменом официальной и коммерческой информацией, но и является важнейшим элементом делового этикета. С точки зрения овладения основными правилами и нормативами ведения деловой переписки нередко делопроизводители обучаются на специальных курсах.
На рисунке 1.1. представлены основные задачи, которые призвана