Состояние и пути совершенствования организации финансового контроля на предприятиях (по отраслям)

Осуществление входного контроля на основе первичных документов. Принимающий персонал отвечает за проверку всех входящих запасов. Если он выполняет лишь поверхностную проверку, то предприятие рискует принять товары с различными проблемами.
Заполнение форм на списание в отходы и передел брака. Поразительное количество материалов и связанных с ними прямых затрат труда может быть потеряно в виде отходов производства или при исправлении брака. Обычно это трудно контролировать, поскольку отходы и передел могут иметь место на многих этапах производственного процесса. Тем не менее производственный персонал должен быть обучен заполнению передаточных форм, которые регистрируют эти действия с целью точного учета материалов.
Ограничение доступа на склад. Должен быть обязательный контроль над запасами, а также жесткий ограниченный к ним доступ.
Отделение запасов, принадлежащих клиентам. Если клиенты поставляют предприятию некоторые комплектующие, которые используются при производстве изделий для них, очень просто перепутать эти запасы с собственными, это в результате ведет к ложному представлению о количестве запасов. Конечно, можно давать клиентским запасам специальную кодировку для того, чтобы четко различать их, однако гораздо проще разместить их в другой части склада.
Проверка запасов для выявления устаревших статей. Одной из самых серьезных причин появления ошибок в оценке запасов является наличие большого количества устаревших запасов. Для устранения этой проблемы рекомендуется сформировать отчет, в котором указываются статьи запасов, не использующиеся в последнее время, в том числе их стоимость. Более точный вариант этого подхода — распечатка отчета, содержащего все статьи запасов, на которые в текущий момент нет требований со стороны производства (такое возможно только при наличии системы планирования потребностей в материалах).
5. Авансы работникам. Сотрудники могут просить авансы в счет очередной оплаты труда или для оплаты командировочных расходов. Однако легко можно потерять след выписанного аванса. Перечисленные ниже меры контроля необходимы для того, чтобы обеспечить в конечном счете возврат аванса.
Постоянное отслеживание всех выданных авансов. После выплаты авансов сотрудникам необходимо постоянно отслеживать статус этих авансов. Простым пунктом контроля является наличие инструкции, требующей автоматического вычета всех авансов из очередной заработной платы сотрудников, что резко сокращает затраты труда на отслеживание авансов.
Установка разрешений на выплату всех авансов служащим. Когда сотрудники запрашивают аванс на какие-либо цели в счет очередной заработной платы или для оплаты командировочных расходов, это всегда должно происходить с разрешения их непосредственных руководителей.
6. Основные средства. Приобретение и реализация основных фондов обусловлена особыми мерами контроля при получении соответствующих разрешений на осуществление сделки, а также соответствующий учет средств, связанных с основными фондами. Все указанные дальше меры контроля рекомендуется применять в достижение этих целей.
При приобретении основных фондов рекомендуется применять соответствующие предварительные разрешения. Предприятия с капиталоемкой инфраструктурой может обнаружить, что важнейшим направлением для контроля является санкционирование расходов на новые капитальные проекты или замену оборудования. В зависимости от возможной суммы требующихся средств этот контроль может включать полный анализ чистой приведенной стоимости денежных потоков, связанных с каждым предстоящим капиталовложением, а также многоуровневые разрешения вплоть до совета директоров. Действительно всеобъемлющая система контроля будет также включать анализ после завершения проекта, сопоставляющий первоначальные оценки денежных потоков с фактически достигнутыми. Это необходимо не только для того, чтобы сделать вывод об улучшении в будущем процесса прогнозирования, но и для того, чтобы увидеть, не было ли сделано каких-либо преднамеренных искажений в первоначальных оценках. Необходимо провести анализ проектов после их завершения.
Назначение ответственных за основные средства. Существует значительный риск того, что за движением активов в организации после их приобретения не будет тщательного контроля. Во избежание этого необходимо назначить руководителя департамента, персонал которого использует актив, ответственным за этот актив.
Проверка списания основных средств. Продажа активов должна быть надлежащим образом санкционирована, прежде чем будет инициирована какая-либо сделка по продаже, хотя бы только для того, чтобы удостовериться, что конечная цена, уплачиваемая покупателем, представляется обоснованной.
Контроль правильного оприходования всех поступлений от продажи основных средств.
Сопоставление серийных номеров объектов основных средств с серийными номерами в базе данных.
7. Кредиторская задолженность. Это одна из наиболее распространенных сфер, где происходит некорректное применение активов, а также сфера, в которой вероятно возникновение транзакционных ошибок. Тем не менее чрезмерно жесткий контроль в этой области может привести к значительному снижению результативности работы персонала отдела кредиторской задолженности, поэтому следует использовать разумный комплекс процедур контроля.
Проверка осуществленных платежей с полученными накладными. Исключая оплату услуг и периодические платежи, все оплаты в системе кредиторской задолженности должны учитываться в соответствии с полученными накладными. Если подобные первичные документы отсутствуют, то нужно провести расследование легитимности осуществленного платежа. Такой контроль может быть трудно реализовать, если нет в наличии автоматической системы трехсторонней сверки, поскольку в противном случае может потребоваться много работы по перекрестной проверке вручную.
Установка ограничения на покупки по корпоративным картам. Когда работникам выдаются корпоративные карты, в распоряжении предприятия есть ряд ограничительных мер, которые она может ввести для корпоративных карт для удержания расходы служащих в определенных рамках, предварительно установленных сумм.
Установка специальных разрешений на оплату всех счетов, не имеющих соответствующего ордера на покупку. Если отдел снабжения не санкционировал оплату счета, то персонал бухгалтерии должен отправить его руководителю подразделения, которое будет оплачивать его, чтобы этот руководитель мог изучить и разрешить данную покупку.
8. Долговые ценные бумаги. Размещение нового займа обычно является крупным событием, которое находится под пристальным вниманием и поэтому не требует особого контроля. Тем не менее следующие пункты проверки рекомендуются как часть общей корпоративной политики.
Одобрение условий всех новых сделок о кредитовании для того чтобы убедиться, что процентные ставки, обеспечение и другие требования не станут излишне обременительными и соответствуют условиям действующих кредитных договоров. Также рекомендуется периодически анализировать, не имеет ли кредитующая организация неприемлемых связей с предприятием, например, частичное или полное владение ее акциями лицом, ответственным на предприятии за заключение кредитных соглашений.
Одобрение руководством всех заимствований и погашений долга. Как и в предыдущей мере контроля, разрешение требуется для всех долговых инструментов, за исключением того, если речь идет об окончательном одобрении каждого долгового обязательства. Если планируемый займ является очень крупным, то имеет смысл разработать инструкцию, в которой для таких случаев будет закреплена необходимость одобрения руководства, для уверенности полного согласия относительно характеристик данного долгового обязательства на всех уровнях организации. Требование о визирующей подписи можно сделать еще более результативной мерой контроля, если довести его до сведения кредитора, чтобы он случайно не санкционировал кредитное соглашение, которое не было подписано уполномоченным должностным лицом.