Классификация и систематизация конфиденциальных документов в делопроизводстве учреждения

2. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Для облегчения быстрого поиска, хранения и доступности необходимых документов исполненные секретные документы, зарегистрированные в истории поступления и получения документов, должны быть собраны в дело. Дело-это совокупность документов (или отдельных документов), относящихся к одному вопросу или области деятельности, помещенных в отдельные обложки.
Размещение документов по делам производится в пределах года, в котором документы исполнены, в соответствии с номенклатурой дел конфиденциального характера. Номенклатура конфиденциальных дел представляет собой систематизированное перечисление наименований дел, находящихся в компании, их индекс (номер), срок хранения и кто имеет право пользоваться делами.
Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел определяет название (заголовок) дела и тем самым служит планом распределения исполненных документов в деле, одновременно устанавливает индекс и срок хранения дела и является неотъемлемой частью системы доступа к конфиденциальным документам.
В тоже время номенклатура является и форматом учета создаваемых конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных файлов, может использоваться в качестве схемы для построения справочного указателя документов и позволяет составить опись файлов, сданных в архив. Указатель файлов, содержащих коммерческую тайну, должен создаваться отдельно от указателя файлов, содержащих служебную тайну.
Индекс конфиденциальных инцидентов должен быть составлен для всего предприятия (сводный индекс инцидентов). Он составляется ежегодно (в конце текущего года на следующий год) отделом конфиденциального делопроизводства на основании предложения структурного подразделения.
Номенклатура подписывается начальником отдела конфиденциального делопроизводства, утверждается начальником соответствующего отдела, согласовывается с корпоративным архивом конфиденциальных документов (при наличии), рассматривается на заседании корпоративной ДПЭК и утверждается руководителем корпорации.
Уровень конфиденциальности номенклатуры должен соответствовать сумме уровней конфиденциальности информации, содержащейся в заголовке файла. Если эта информация не является конфиденциальной, гриф конфиденциальности номенклатуре не присваивается. Если конфиденциальность предоставлена, то номенклатура регистрируется в журнале опубликованного документа.
Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс. Этот индекс состоит из номера раздела (структурная схема номенклатуры) или направления (отраслевая схема), тире и порядкового номера дела в пределах каждого раздела (например, 0101, 0102, 0201 и т.д.). В номенклатуре, не разделенной на разделы, вместо индекса дела проставляется порядковый номер номенклатуры.
Конфиденциальные дела в номенклатуре располагаются по степени их важности и взаимосвязи для ускорения поиска документов. Дела с планами и отчетами располагаются в порядке убывания сроков их хранения: дела с годовыми планами (отчетами), затем квартальные планы (отчеты), затем месячные планы (отчеты).
Единичные дела с корреспонденцией следует располагать в алфавитном порядке по корреспондентам, если они различаются по корреспондентам, и в алфавитном порядке по регионам, если они различаются по географическому положению.