Виды и особенности оформления деловых записок

Деловая переписка является важным инструментом взаимодействия между партнерами и сотрудниками в современном мире. В отличие от личных писем, деловые письма открыты для ознакомления многих людей, поэтому они требуют определенного делового стиля изложения.

Основным каналом связи внешнего мира с предприятиями, организациями и учреждениями являются деловые письма. Они сопровождают материальные ценности и важные документы, а также используются для проведения преддоговорных переговоров и урегулирования претензий.

Не смотря на наличие множества технологий для связи, объем деловой переписки по-прежнему остается значительным, из-за чего требуется унификация формы делового письма. Профессионалы считают, что каждое деловое письмо должно быть сжатой информацией не более одной страницы.

Однако, многие секретари и работники, которые занимаются составлением деловых писем, не знают, как должны быть правильно оформлены и какие реквизиты должны им присутствовать. Это создает трудности в их работе, поэтому необходимо научиться правильно составлять и оформлять деловые письма, чтобы они были понятны и информативны для клиентов и партнеров.

Цель работы заключается в анализе составления и оформления делового письма, а также в изучении видов и разновидностей деловых писем.

Для достижения цели данной работы необходимо изучить литературу и нормативные документы по данной теме, выяснить сущность понятия «деловое письмо» и терминологию, связанную с данной темой, а также изучить виды деловых писем. В итоге, это поможет улучшить профессиональные навыки написания деловых писем и повысить качество коммуникации в бизнес-среде.

Составление и оформление делового письма

Реквизиты являются неотъемлемой частью любого документа и содержат в себе информационные элементы, такие как подпись, печать, дата и т.д. Они являются законченным информационным компонентом, который предоставляет полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими или текстовыми и могут состоять из одного – двух слов и цифр или быть сложными и включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей.

Часть информации об реквизитах может быть заранее внесена в шаблон будущих документов и называется постоянной частью, тогда как дополняющая, конкретизирующая информация вносится при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов с определением их взаимного расположения составляет формуляр документа. В процессе создания унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается формуляр-образец, который устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов (постоянных и переменных) и определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр образец является графической моделью построения множества документов и характеристиками именно для этой группы документов. Формуляр, в свою очередь, определенного вида документов, таких как письма, протоколы, акты и др., называется типовым формуляром.

Корректное оформление документации является неотъемлемой частью эффективного управления организацией. Государственным стандартом ГОСТ 6.10.5-87 установлены требования к построению формуляра-образца для различных документов.

Формат бумаги должен быть от А3 до А6 с возможностью размещения текста как горизонтально (альбомная ориентация), так и вертикально (книжная ориентация). Для писем рекомендуется использовать только форматы А4 и

А5L. Служебные поля также регулируются стандартами, где поле подшивки не должно быть менее 20 мм, а верхнее, нижнее и правое поля не менее 10 мм.