Документирование хозяйственных операций и документооборот организации

Теоретическая часть.

Тема 6. Хозяйственные операции: понятие, виды, влияние на бухгалтерский баланс.

Хозяйственная операция в бухгалтерском учете — это фиксирование фактов хозяйственной жизни предприятия. Отражение хозяйственных операций оказывает постоянное влияние на баланс активов и пассивов предприятия. Но ни одна хозяйственная операция не может нарушить его. Все фиксации деятельности происходят на основании первичных документов, заполненных в установленном порядке. Они и подтверждают факт совершенных операций.

Важным элементом бухгалтерского учета является документирование. Его применяет каждое предприятие для наблюдения за своей хозяйственной деятельностью и первичного контроля. Документирование состоит из упорядоченного сбора первичных документов. Это является начальным этапом учета.

Первичный документ составляется в момент совершения той или иной хозяйственной операции. Существуют формы документов, которые утверждаются только законодательно, но основная масса — такие, которые может утвердить само предприятие. Каждый такой документ имеет юридическую силу и устанавливает ответственных за выполнение той или иной хозяйственной операции. Недопустимо принимать к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются несуществующие, мнимые сделки (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

После того как первичные документы собраны и проверены, они фиксируются на счетах бухгалтерского учета в хронологическом порядке. Каждое событие финансово-хозяйственной деятельности имеет двойственный характер. Суть этой двойственности сводится к тому, что при записи одного события используется два счета бухгалтерского учета, которые указывают на состав, место размещения имущества и источники его образования.

Связь этих счетов называется корреспонденцией, а сами счета корреспондирующими.

Отражение операций с использованием корреспонденции счетов называют бухгалтерской проводкой.

Двойная запись — это бухгалтерская проводка, отражающая хозяйственную операцию с использованием двух корреспондирующих счетов. Каждый счет имеет определенный номер, структуру и характеристику. При этом на обоих счетах фиксируется одинаковая сумма.

Счета бывают активными, пассивными и активно-пассивными.

Активные счета отражают активы (имущество, долги и так далее) предприятия и имеют только дебетовый (положительный) остаток. Увеличение активов записывается в дебет соответствующего счета, списание — в кредит.

Пассивные счета указывают на источники имущества компании и имеют только кредитовый остаток.

К активно-пассивным счетам относятся счета, имеющие как дебетовый, так и кредитовый остаток. Например, если счет 60 «Расчеты с поставщиками» имеет кредитовое сальдо, значит, предприятие должно контрагенту за поставленные материалы или услуги. Если предприятие оплатили поставщику аванс, значит, уже контрагент должен предприятию. Данная операция имеет дебетовое сальдо. На счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» может возникнуть не погашенная дебиторская задолженность, которая в ряде случаев признается сомнительной, так как возможно не будет оплачена покупателем. Чтобы корректно отразить такую задолженность в балансе, каждая фирма обязана создать резерв по сомнительным долгам.