Документационное обеспечение управления

Документация по личному составу.

Статья 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия: …3) документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем [2].

Документы по личному составу - это учетные документы, отражающие трудовые и управленческие отношения между работником и его работодателем. Несколько упрощенное определение документов по личному составу включает в себя значительный набор специфических видов и разновидностей документов, в том числе документов, фиксирующих отношения, выходящие за рамки понятия трудовых отношений [8; C.102].

Термин "Документы по личному составу " является обобщенным названием для обширного массива документов, образующихся в процессе фиксации отношений между государством и отдельными гражданами.

Такие документы включены в основном в разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Перечень документов, относящихся к данной системе документации.

Схема классификации выглядит следующим образом:

1. документы, устанавливающие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении и перемещении, трудовые книжки, личные дела, личные карточки по формате Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры и соглашения.

2. документы, отражающие финансовые аспекты трудовой деятельности: штатные расписания (штатное расписание), лицевые счета (налоговые карточки, документы по личным (лицевым) счетам), ведомости начисления заработной платы, единовременные трудовые договоры, документы по тарификации (ведомости,

реестры, сетки), документы по установлению персональных окладов, ставок и надбавок.

3. документы, фиксирующие несчастные случаи на производстве и документы, подтверждающие работу во вредных условиях производства и право на льготы, в том числе по инвалидности, льготные пенсии: коллективные договоры, документы о несчастных случаях на производстве (законы, заключения, протоколы), акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний, списки производственных рабочих с вредными условиями труда, табели учета рабочего времени (подземные табели).

4. списки работников с высшим и специальным образованием и их учетные карточки; оригиналы личных документов, подтверждающих образование; протоколы заседаний государственной экзаменационной комиссии; протоколы заседаний и решения аттестационно-квалификационной комиссии.

5. документы, свидетельствующие о служебных и иных заслугах лица: списки лиц, удостоенных государственных и иных наград, лиц, удостоенных государственных и иных званий, списки лиц, удостоенных премий, документы о присуждении государственных и ведомственных премий, ученых степеней, званий и премий (характеристики, автобиографии, выписки из решений и т.п.), защиты диссертаций и научных 5. протоколы заседаний экспертных советов по присуждению ученых степеней [7; C.89].

6. документы, фиксирующие факт события, создания документа или его выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошной, выборочной и временной переписи населения, документы и книги нотариальных действий, удостоверения, списки награжденных, книги регистрации приказов по личному составу, личные дела, книги регистрации несчастных случаев, книги учета несчастных случаев, книги учета несчастных случаев, публикации о несчастных случаях, дипломы, сертификаты, свидетельства об окончании курсов и т.д.

Требования, предъявляемые к оформлению, составлению и работе с данными видами документов.

Рассмотрим особенности формирования, описания и оформления дел по личному составу.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в деле.

Отдельные документы группируются в дела по типу документа.

Как правило, документы группируются в дела по календарному году. К ним относятся личные дела рабочих, служащих и учащихся, судебно-медицинские дела, истории болезни, пенсионные дела и многие бухгалтерские документы.