Теоретические и практические задания. Составить: письмо № 154/17 ЗАО Импульс; акт о проверке сохранности документов в ЗАО Примус; претензию ЗАО Импульс о взыскании неустойки за недопоставку кирпича и убытков

Контрольная работа
на тему: «Документационное обеспечение»
1. Вопрос. Понятие «документ», «информация». Роль документа в жизни человека, общества, в сфере управления.
Ответ.
Сегодня невозможно даже представить жизнь современного человека без документов. Документы сопровождают и фиксируют каждый шаг жизни людей, начиная с момента рождения. Поступление в школу, институт, на работу, брак, развод, уход человека из жизни – все фиксируют документы. Кроме того, в документах отражается и учитывается деятельность любой организации: заключение договоров, ведение бухгалтерских, кадровых, учётных, распорядительных и других документов. Поэтому при проверке работы организации, та или иная комиссия проверяет, прежде всего, документы, в которых зафиксирована деятельность организации. Документы требуют точности и правдивой информации, а их составление, оформление и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Надо сказать, что документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. А само латинское слово «documentum» - означает доказательство, свидетельство. Понятие «документ» неразрывно связано с понятием «информация», т.к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского «informatioи», что означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. Обмен информацией – это необходимое условие жизни человеческого общества. Говоря сухим языком ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», документ (документированная информация) – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать», а информация - «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
Но здесь необходимо добавить, что содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленче-ских решений. Но, так или иначе, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действитель-ности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи и видеозаписи. А изго-тавливаться может на специальном материале (бумаге, фотопленке, электрон-ном носителе и т.п.).
Нельзя не отметить, что документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учрежде-ния, предприятия, компании, обеспечивая взаимодействие их подразделений. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельно-сти документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывает-ся законом и актами государственного управления.

2. Вопрос. Виды бланков, их характеристика. Правила оформления, из-готовления, учёта, использования и хранения бланков документов организа-ции.
Прежде всего, надо сказать, что определение бланка докумен-та содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а именно: бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Хотя сегодня в различных организа-циях можно встретить множество вариантов бланков, в которых совершенно произвольно размещается информация об организации, а порой и полное от-сутствие таковой. Все дело в том, что требования к бланкам документов уста-новленные ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», носят рекомендательный характер. И все же, для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, следует руководствоваться его положениями.