Порядок проведения контроля исполнения документов. Характеристика, состав и содержание Гост Р7.09.7-2016

Контроль исполнения документа - это набор действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.
Контроль можно разделить на два вида:
-контроль по существу решения вопроса - осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
-контроль за сроками исполнения документов - ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь.
Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поднятых в документе, несет как руководитель структурного подразделения, так и сотрудник, на которого возложено оформление документа.
Организации, которые управляют сроками исполнения документов, включают в себя следующие:
-поставить под постоянный контроль процесс регистрации всех документов и инструкций по управлению;
-проверка своевременности предоставления документов подрядчику;
-напоминание исполнителю и руководителю отдела о приближении или истечении крайнего срока исполнения документа;
-внесение данных о передаче документов от исполнителя к исполнителю или измените условия оформления документов в регистрационной форме;
-информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
-внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
-составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.
Все документы, требующие реагирования и исполнения, ставятся под контроль. Поскольку решения, содержащиеся в административном документе, подлежат контролю, каждый пункт, то есть каждая задача или поручение, записанные в административном документе, находятся под контролем. Секретарь должен контролировать выполнение устных инструкций руководства.
Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными документами или постановлениями [3; C.110].
Срок исполнения документа может быть:
-типичный;
-индивидуальный.
Типовой срок исполнения определен законом, например, для исполнения гражданских обращений или закреплен в инструкциях по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся типов документов.
Индивидуальные сроки указаны в самом документе или в административном постановлении. Например, в документах, полученных от организации более высокого уровня и содержащих определенные приказы, крайний срок обычно указывается в самом документе. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов по каждому пункту указаны крайние сроки. В документе, рассмотренном руководителем, крайний срок его выполнения указан в постановлении.
Исполнение документов с длительным периодом исполнения.
Исполнение документов, содержащих сложные задачи с длительным сроком выполнения (несколько месяцев, 6 месяцев, 1 год), ставится под поэтапный контроль. При срочном контроле различают текущий контроль, профилактический и итоговый контроль.
Текущее администрирование включает в себя ежедневную проверку хода выполнения документа, крайний срок, на который он истек сегодня, и уведомление исполнителя о необходимости завершения работы над документом.
Текущий контроль помогает составить план работы на день и дело, которое необходимо завершить сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение проблемы на совещании и т.д.).
Профилактический контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, крайний срок истекает через 2-3 дня, так что у сотрудника есть больше времени для решения проблемы.
Если в процессе контроля выяснится, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поднят не позднее, чем за 1 день до истечения контрольной даты. Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документального подтверждения факта исполнения. Результаты оформления документа заносятся в регистрационную карточку. Например, было отправлено телефонное сообщение, был отправлен сотрудник или был создан контракт [4; C.123].
Регистрационная карточка также содержит информацию о дате оформления документа, указывается номер дела в соответствии с номенклатурой, в которой был представлен оформленный документ.