Вариант 09. Бланк документа и его виды. Информационные технологии в системах управления гостиничным комплексом

1. Бланк документа и его виды.

Бланк – это полиграфический шаблон стандартного документа, на котором заранее напечатаны некие постоянные сведения и реквизиты, неизменные в каждом аналогичном документе. Бланки облегчают делопроизводство и могут являться эффективным инструментом для продвижения фирменного стиля.
Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.
Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключения составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций, они составляются на стандартных листах бумаги без бланка.
Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющие выданные Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых телекоммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Изготовление бланков без Гос.герба РФ на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения службы ДОУ. Употребление бланков произвольной формы не разрешается.
Устанавливаются два основных формата бланков документов:
- А4 (210*297 мм) - основной формат;
- А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений.
- Допускается использование бланков форматов: А3 (420*297 мм) и А6. Размер зависит от характера и объема документа.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:
- бланки для писем;
- общие бланки (бланки для всех остальных документов);
- бланки конкретного вида документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Рассмотрим основную классификацию бланков на рисунке 1.
*Рисунок 1 - Классификация бланков документов*
1. Классификация по типу сведений.
Внешний вид и назначение бланка обусловлен типом сведений. В зависимости от передаваемой информации заготовки можно разделить на несколько категорий:
- общая — применяются для донесения любых данных внутри компании (кроме официальных писем и унифицированной документации);