Комплекс организационно-правовых документов, регламентирующих организацию и документирование службы персонала

1. Опишите комплекс организационно-правовых документов, регламентирующих организацию и документирование службы персонала.
Кадровую документацию можно рассматривать как особую систему документации. Непременным условием формирования системы документации предприятия с учетом ее специфики является обращение к законодательным и нормативно-правовым актам, которые устанавливают принципы, формы и порядок документирования тех или иных процессов деятельности в организации. Для любой организации или предприятия важным является правильное оформление трудовых отношений. К данному направлению в документировании, как кадровое делопроизводство, относятся многие нормативно-правовые акты. Издаются они различными ветвями власти и органами субъектов Российской Федерации, которые в свою очередь не противоречат Конституции Российской Федерации. Движение кадров на предприятии, а также связанные вопросы с трудовыми отношениями работника и работодателя должны быть зафиксированы на бумаге. Работнику кадровой службы необходимо знать законодательную базу для кадрового делопроизводства, т. к. правильное составление и оформление кадровых документов влияет на их юридическую силу. Руководителям организации и работникам службы кадров следует помнить, что правильно оформить документ ‒ значит придать ему юридическую силу. Важно уделять внимание не только содержанию, но и форме документа.
Для того, чтобы квалифицированно и грамотно оформить кадровую документацию специалистам службы кадров необходимо владеть определенными знаниями, которые касаются вопросов в сфере организации труда, прав и обязанностей работника и работодателя. Нормативно-правовые акты должны присутствовать в отделе кадров, чтобы сотрудники могли в любой момент могли к ним обратиться для решения спорных вопросов или конкретной ситуации.
Документом, который гарантирует право на труд в надлежащих условиях, своевременный отдых, на защиту своих прав, вознаграждении и оплате труда, а также о праве на защиту от безработицы является Конституция Российской Федерации. В ней в статье 37 говорится о том, что любой гражданин имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.
Конституция Российской Федерации дает гарантии на обеспечение сохранности информации о частной жизни лица. В статье 24 сказано, что должностные лица обязаны знакомить работников с документами, в которых затрагиваются их права и свободы.
Основным документом, которым руководствуется служба кадров является Трудовой кодекс Российской Федерации. Его основной задачей является защита прав работников и работодателей, создание оптимальных условий труда и правовое урегулирование трудовых споров в соответствии с законом. Трудовой кодекс РФ устанавливает в равной мере права и обязанности как работника, так и работодателя. Отражаются в ТК РФ и специфические вопросы документирования в трудовых правоотношениях.
Статья 5 ТК РФ содержит иерархию нормативно-правовых актов, которой должен руководствоваться работник службы кадров. При возникновении трудовых споров следует обращаться нормативно-правовыми актами более высокого уровня, если те освещают суть спорного вопроса. Помимо статей в ТК РФ следует обращаться и к их комментариям, дающие соответствующие разъяснения.
В соответствии с вышеуказанной статьей 5 Трудового кодекса Российской Федерации кадровая служба может опираться и на иные законодательные акты, которые так или иначе затрагивают вопросы в сфере трудовых правоотношений. Для работы с кадровой документацией в образовательной организации необходим ряд следующих нормативно-правовых актов.
Федеральный закон от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных». Регламентация процесса документирования с использованием персональных данных работников учреждения должна строго соблюдаться. В основе этого закона лежит обеспечение защиты прав и свобод гражданина в трудовых отношениях с работодателем. Ответственность за сохранность и конфиденциальность персональных данных работников несет руководитель предприятия и сотрудники отдела кадров, а также носители этой информации.
Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дополняет и подкрепляет предыдущий федеральный закон. В нем определяются важные понятия для специалиста службы кадров, использующего информационные технологии в работе с кадровыми документами и др.
Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации» является не менее важным нормативно-правовым актом, т.к. в статье 22 закреплены сроки хранения документов по личному составу. В рамках трудовых правоотношений необходимо знать Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98 «О коммерческой тайне». Данный закон важен, т.к. принимая сотрудника на работу в организацию, хранящую коммерческую тайну, работник должен подписать документ о ее неразглашении.
Федеральный закон от 21 июля 1993 года №5485-1 «О государственной тайне». В случае, когда работнику требуется выполнить работу, связанную с государственной тайной, руководитель организации предоставляет к ней допуск. Для того, чтобы получить право работать с государственной тайной работнику нужно пройти процедуру оформления права пользоваться тайной для выполнения своих должностных обязанностей. Работники кадровой службы участвуют в процедуре оформления права пользоваться государственной тайной. Они принимают анкету от работника, сверяют ее данные с оригиналами личных документов, проводят собеседования, оформляют договор о допуске к государственной тайне.