Организация документооборота. Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов.

Организация документооборота. Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов.

Документация и инвентаризация
В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция должна отра-жаться только на основании документов, удостоверяющих ее соверше¬ние. Это требование установлено в Федеральном законе «О бухгалтер¬ском учете». Такие документы называются первичными учетными доку¬ментами.
Первичный учетный документ представляет собой оформленное в ус-тановленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.
Документирование всех хозяйственных операций позволяет осущест-влять сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными процессами.
Бухгалтерские документы должны быть правильно оформлены и со-держать соответствующие реквизиты: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители опера¬ции в натуральном и стоимостном выражении, а также наименование и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность оформления документа.
Организация обязана хранить первичные документы в течение сро-ков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государ-ственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за орга-низацию хранения первичных учетных документов несет руководитель организации.
Для обеспечения достоверности отражения хозяйственных операций периодически проводится инвентаризация.
В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждают¬ся наличие, состояние и оценка имущества и финансовых обязательств организации.
Основными целями инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными бух-галтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств.
Полученные в результате проверки сведения сверяются с бухгалтер-скими данными, а затем производится уточнение и корректировка пока-зателей учета. Инвентаризация может рассматриваться не только как средство контроля, но и как способ регистрации фактов, которые в силу определенных причин не были учтены в системе счетов бухгалтерского учета, например, естественная убыль, пересортица, хищения.
Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых в ходе каждой из них и т. п.) определяется руководителем организации. Исключение составляют случаи, когда проведение инвен-таризации носит обязательный характер, например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответствен¬ных лиц и т. д.
Документальное оформление всех фактов хозяйственной деятельно-сти организации и инвентаризация являются средствами контроля за со-хранностью материальных ресурсов, денежных средств и состоянием рас-четов, они обеспечивают полноту и достоверность бухгалтерских данных.
Порядок хранения и уничтожения документов
Документы бухгалтерского и налогового учета являются документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение, а впоследствии и своевременное уничтожение.
Это возможно лишь при соблюдении сроков хранения и порядка уничтожения документов. Разбираемся в особенностях законодательства и изучаем поэтапную процедуру выделения дел к уничтожению.