Основные этапы развития международной стандартизации управления документацией

Говоря о терминологической составляющей ГОСТ Р ИСО 30300-2015, следует отметить, что понятие "система управления документами" в тексте стандарта не тождественно "системе электронного документооборота". Речь идет о реализации в рамках СУД основных функций управления (организация, управление, контроль) по отношению ко всей совокупности документов. Аналогом СЭД в стандартах выступает термин "документная система", представляющая собой информационную систему, обеспечивающую управление документами и доступ к ним в течение установленного периода. По этой причине важны разделы стандарта, описывающие взаимосвязь СУД с управлением и другими системами менеджмента. Они помогают в понимании механизмов применения стандартов ИСО серии 30300. Из 29 терминов, определения которым даны в ГОСТ Р ИСО 30300:2015, только для двух

из них - "система управления документами" и "политика управления документами" - определения были даны впервые; большинство терминов заимствованы из ГОСТ Р ИСО 15489-1:2007 и лишь отчасти актуализированы и уточнены.

С точки зрения современной международной стандартизации терминология, представленная в ГОСТ Р ИСО 30300-2015, на сегодняшний день является устаревшей. Дело в том, что в 2020 году ИСО опубликовало новую версию ИСО 30300:2020, которая довольно заметно отличается от версии 2011 года. Версия 2011 года в первую очередь давала общее представление о СУД и, таким образом, открывала серию стандартов 30300. Теперь же 30300:2020 - . представляет собой сугубо терминологический стандарт, из которого были исключены все положения, связанные с СУД. Самих терминов, определения к которым приводятся в стандарте, стало гораздо больше - 70 вместо 29 в редакции 2011 года. Фактически в документ были собраны термины изо всех ключевых продуктов ИСО/ТК 46/ПК 11 (профильного комитета ИСО по управлению документами).

Таким образом, встает вопрос о дальнейшей судьбе ГОСТ Р ИСО 30300-2015 и необходимости анализа целесообразности его обновления в соответствии с исходной международной версией или же расширении национального терминологического стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"1.

В 2022 году впервые был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30302-2022 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Системы управления документами. Руководство по внедрению", разработанный путем прямого применения международного стандарта 30302:2015 - - . В данном Стандарте представлено практическое руководство по внедрению СУД в организации, формируемой в соответствии с ИСО 30301. Стандарт охватывает все вопросы, решение которых необходимо при внедрении и поддержании работы СУД.

Применение данного руководства многоуровневое и зависит от размера организации, направления ее деятельности и сложности структуры, а также от наличия опыта применения СУД. Так как вышеуказанные характеристики уникальны для каждой организации, к процессу внедрения СУД будут предъявляться различные требования.

Учитывая тот факт, что исходный международный стандарт 23081-1:2006 (на основе которого был разработан ГОСТ Р ИСО 23081-1:2008) был пересмотрен и обновлен ИСО посредством публикации новой версии 23081-1:2017 - - - 1: , текущая национальная версия ГОСТ Р ИСО 23081-1:2008 также нуждается в соответствующем обновлении.

Согласно положениям стандарта, анализ рабочих процессов включает в себя:

-выявление взаимосвязей между рабочими процессами и их деловым контекстом;

-выявление взаимосвязей между рабочими процессами и регламентирующими их применение правилами (которые определяются соответствующей нормативно-правовой средой);

-иерархическую декомпозицию рабочих процессов на компоненты или составные части, а также

-выявление взаимосвязей между отдельными рабочими процессами и/или транзакциями.

2. Система управления документами в соответствии со стандартами ИСО

Первый национальный стандарт Российской Федерации по управлению документами на основе стандарта ИСО появился в 2007 году. Это был ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами