Разработка номенклатуры дел кадровой службы.

После одобрения Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) (или экс-пертной комиссией (ЭК)) предприятия номенклатура дел отправляется на со-гласование с экспертно-проверочной комиссией архива. После того, как но-менклатура была утверждена, все подразделения получают подписанные вы-писки из нее.
Таким образом, составление сегодня номенклатуры дел является обяза-тельным нормативным требованием. Номенклатура дел дает возможность группировать документы в дела и обеспечивает оперативность поиска и со-хранности документного фонда.
Номенклатура дел объединяет основные делопроизводственные про-цессы: регистрацию, учет документов, экспертизу ценности документов и важнейшим документом в процессе отбора дел для сдачи их в архив органи-зации, где служит основой для составления описей дел постоянного и долго-временного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.
1.2. Порядок составления номенклатуры дел кадровой службы
Номенклатура дел составляется секретарем совместно с начальниками структурных подразделений. Независимо от наличия типовой или пример-ной номенклатуры дел каждое учреждение должно иметь индивидуальную номенклатуру дел. Сводная индивидуальная номенклатура дел учреждения состоит, как правило, из номенклатур дел отдельных структурных подразде-лений и первичных общественных организаций, действующих в учрежде-нии.
Требования к составлению и оформлению номенклатур дел закрепле-ны в:
 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4) ;
 Методические рекомендации по разработке инструкций по дело-производству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).
При составлении номенклатуры дел изучается структура организации, ее документооборота, проводится опрос сотрудников, производится агита-ционная работа с начальством – обосновывается необходимость создания данного документа.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержа-ния документов, образующихся в деятельности организации. При составле-нии номенклатуры учитываются:
 Устав организации;
 Положением об организации;
 Учредительный договор организации;
 Положения о структурных подразделениях;
 Штатное расписание;
 Структура и штатная численность;
 Номенклатура дел за прошлый год;
 Опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
 Регистрационные формы,
 Ведомственные и типовые перечни документов с указанием сро-ков их хранения,
 типовые и примерные номенклатуры дел.
В номенклатуру дел вносятся заголовки дел для группировки докумен-тов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности ор-ганизации, а также заголовки дел временно действующих органов.
Последние необходимы для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной фор-ме (таблица 1.1)

Таблица 1.1
Форма номенклатуры дел
Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хране-ния и № ста-тей по переч-ню Примечание
1 2 3 4 5

Основа структуры номенклатуры дел - структура (штатное расписание) организации.
Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел яв-ляются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Проведем анализ граф номенклатуры дел организации:
Графа 1 «Индекс дела» содержит индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации циф-рового обозначения структурного подразделения и порядкового номера за-головка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделе-ний (направлений деятельности), например, «Приказы по основной деятель-ности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
Графа 2 «Заголовок дела» содержит заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов но-менклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержа-щих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, рас-полагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные до-кументы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспон-дентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географиче-ских названий или корреспондентов;
Графа 3 «Кол-во ед. хр.» фиксирует количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
Графа 4 «Срок хранения и № статей по перечню» содержит срок хра-нения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не преду-смотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хране-ния устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и централь-ной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;
В графе 5 «Примечание» указываются отметки о заведении дел, о пере-ходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
В конце года заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержа-щиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.
В процессе составления номенклатуры дел необходимо помнить, что качественная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.
Рассмотрим процедуру хранения документов, как функцию, исполне-ние которой обеспечивается с помощью номенклатуры дел.
В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование до-кументов в текущей деятельности предприятия.
Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
 хранение документов в процессе их исполнения;
 хранение исполненных документов.
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до про-ведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
Документы во время их исполнения хранят в структурном подразделе-нии, для чего заводятся специальные папки с надписями типа:
 «На исполнении»;
 «Срочно»;
 «Для коллегии»;
 «На отправку»;
 «На согласование»;
 «На подпись» и т.п.
На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. По-сле окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. 3
Исполненные документы формируются в дела согласно номенклатуре дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организа-ции должны храниться по месту их формирования.
Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:
 вести учет дел, заведенных в течение года в фирме и в ее струк-турных подразделениях;
 формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке доку-ментов в дела);
 вести индексацию дел;
 составлять описи при сдаче в архив документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
 вести учет в архиве документов временного хранения (до 10 лет).
Также, классификация документов имеет значение не только для хране-ния и уничтожения документов.
1.3. Внедрение номенклатуры дел
Номенклатура дел утверждается и тиражируется в количестве необхо-димом для деятельности предприятия. Готовится минимум 4 экземпляра но-менклатуры дел для следующих подразделений:
 кадровая служба в качестве документа постоянного хранения;
 кадровая служба в качестве рабочего экземпляра документа;
 архив – в качестве учетного документа;
 государственный архив.
Все структурные подразделения получают выписку из номенклатуры дел для формирования документов подразделения в дела.
Номенклатура дел разрабатывается и утверждается в организации каждый год и начинает действовать с первого января каждого года. Ответ-ственное подразделение за разработку номенклатуры дел – отдел ДОУ, де-лопроизводства, секретариат или канцелярия, общий отдел. Этапы и сроки приведены на рисунке 1.1.