Учет и анализ расчетов с подотчетными лицами

азрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.
4. По истечении трех дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией. Банк России своим Указанием от 09.12.2019 № 5348-У -У ввел в действие правила наличных расчетов. Так при расчетах подотчетным лицом с поставщиками п.1 Указаний Банка России от от 09.12.2019 № 5348-У установлено правило - между компаниями и гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, расчеты по договору не могут превышать 100000 рублей
Таким образом, регулирование учета и затрат на оплату труда организации занимает одно из ключевых мест в организации. В процессе учета и анализа затрат на оплату труда бухгалтер должен руководствоваться такими информационными источниками как законодательные, нормативные акты гражданского и налогового законодательства, локальными актами, которые организация разрабатывает самостоятельно.

1.3 Методика учета расчетов с подотчетными лицами

По мнению Мельниковой Л.А. Расчеты с подотчетными лицами возникают в любой организации, имеющей хозяйственные процессы и весьма просты, но между тем имеют свои нюансы это может быть и приобретение ценностей в составе материально-производственных запасов, и расходы на командировку как в пределах Российской Федерации, так и за ее границей и пр. [17, с.25]
Николаева К.С. считает, что целью расходования подотчетных сумм является оплата расходов, связанных с осуществлением деятельности предприятия. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи им средств под отчет как правило устанавливает руководитель.
С целью свода информации по расчетах с сотрудниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71. Выдача денег в подотчет возможна только на основании заявления.















Рис. 2. Система учета операций по расчетам с подотчетными лицами

Каждый раз, когда бухгалтер выдает сотруднику денежные средства под отчет, необходимо составление заявления на выдачу. Никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Это требование связано с тем, что на все суммы наличных, которые выдаются, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер, который в свою очередь, составляется на основании подобного заявления. Текстовка заявления может быть произвольной, но с обязательным указанием определенных реквизитов: сумма, срок, подпись руководителя, дата написания заявления. Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании документа, удостоверяющего личность и доверенности.
Для отчета по подотчетным суммам используется унифицированная форма АО-1. В авансовом отчете указываются все расходы, понесенные работником. Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если денежные средства были выданы на командировку, то к отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие расходы: билеты, чеки или квитанции, подтверждающие проживание, с указанием конкретных сумм. При приобретении ТМЦ в качестве подтверждающих документов могут быть кассовый и товарный чек, товарная накладная и счет-фактура. Эти документы должны быть правильно заполнены. На кассовом чеке должны присутствовать: наименование продавца, ИНН, заводской номер контрольно-кассовой техники, дата, время и стоимость покупки. Товарный чек должен содержать следующую информацию: порядковый номер, дату покупки, а также наименование организации, которая выдала документ.
Все документы должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами с расшифровкой подписи.Не потраченные работником суммы возвращаются в кассу организации по приходно-кассовому ордеру. Если возврат денег происходит безналичным расчетом, сотруднику следует отметить в платежном документе, что это именно возврат подотчетных сумм. Если это не было указано, следует попросить работника написать пояснительную записку.
Таким образом, в учетной политике организации, в локальных нормативных актах (если такие используются) должен быть утвержден порядок взаиморасчетов с подотчетными лицами.
2. Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами в ООО «Цеппелин Русланд»


2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Цеппелин Русланд»


ООО «Цеппелин Русланд» действует с 11 июня 1997 г., ОГРН присвоен 23 октября 2002 г. Организации присвоены ИНН 7702192017, ОГРН 1027700347817, ОКПО 46856605.
Полное наименование организации – Общество с ограниченной ответственностью «Цеппелин Русланд». Сокращенное название - ООО «Цеппелин Русланд».
Адрес местонахождения: 143441, Московская область, Красногорский район, почтовое отделение Путилково, улица 69 км МКАД, оок зао гринвуд строение 31.
ООО «Цеппелин Русланд» (Zeppelin Russland) — официальный дилер компании Caterpillar в Центральном, Северо-Западном, Северо-Кавказском, части Приволжского и Южном федеральных округах Российской Федерации.
ООО «Цеппелин Русланд» работает на территории России более 20 лет, Начиная с 11 июня 1997 года в г.Санкт - Петербьург. Это лишь часть немецкого промышленного концерна, представленного в 20-ти странах по всему миру.
Для лучшего обслуживания заказчиков создана широкая региональная сеть собственных центров продаж и сервисной поддержки.
В своей деятельности компания старательно придерживается выбранной стратегии, которая предусматривает долгосрочные инвестиции в сотрудничество с партнерами, развитие и обучение персонала, оптимизацию логистических схем, предложение комплексных решений и новых возможностей использования техники для клиентов.
Генеральный директор: Янас Франк.
Основной вид деятельности – оптовая торговля прочими машинами, приборами, оборудованием общепромышленного и специального назначения
Дополнительные виды деятельности:
-Предоставление услуг по ремонту и техническому обслуживанию котлов центрального отопления
-Предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию станков
-Предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию электрической распределительной и регулирующей аппаратуры
-Строительство зданий и сооружений
-Производство общестроительных работ
-Устройство покрытий зданий и сооружений
-Монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений
-Прочая оптовая торговля
-Розничная торговля прочими бывшими в употреблении товарами
-Финансовый лизинг
-Деятельность дилеров
Аренда прочих машин и оборудования научного и промышленного назначения
-Деятельность в области архитектуры, инженернотехническое проектирование, геолого-разведочные и геофизические работы, геодезическая и картографическая деятельность, деятельность в области стандартизации и метрологии, деятельность в области гидрометеорологии
-Испытания и анализ состава и чистоты материалов и веществ: анализ химических и биологических свойств материалов и веществ (воздуха, воды, бытовых и производственных отходов, топлива, металла, почвы, химических вещес тв)
-Прочая деятельность по техническому контролю, испытаниям и анализу
Организационная структура ООО «Цеппелин Русланд» представлена на рисунке 3.