Подготовка дел к последующему хранению и использованию.

Введение

Актуальность. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка.
Наряду с появлением электронных технологий становится возможным хранить документы на электронных носителях, безбумажный рабочий процесс, имеет возможность сохранять значительные области, ранее занятые архивами, автоматизированные технологии позволяют значительно ускорить операции по подготовке дел для архивного хранения.
Документы устанавливают производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями и часто служат письменными доказательствами в случае рассмотрения имущественных, трудовых и других споров судами.
Объектом исследования являются документация организации.
Предмет исследования - система обеспечения сохранности документации в организации.
Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение подготовки дел к последующему хранению и использованию.
Задачи курсовой работы:
 изучить сущность подготовки документов к архивному хранению;
 рассмотреть организацию подготовки дел к архивному хранению;
 раскрыть основные этапы подготовки дел к последующему хранению и использованию;
 охарактеризовать изменения в сроках хранения документов;
 изучить сроки хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов;
 представить проблемы управления архивами и пути их решения.
В работе использованы методы анализа и синтеза, обобщение и переход от единичного к общему.
Структура работы. Данная работа состоит из трех глав, введения, заключения, списка литературы.
1. Организация хранения документации

1.1. Сущность подготовки документов к архивному хранению

Одним из основных этапов работы с документами организации является их подготовка к архивному хранению. Ведь для того, чтобы организовать правильное хранение документов, необходимо позаботиться о правильном составлении и оформлении дел.
Подготовка документов к архивному хранению включает в себя несколько этапов. Для начала необходимо убедиться в необходимости сдавать данную документацию в архив. С этой целью проводят экспертизу ценности документов. Далее следует правильно оформить сдаваемые документы. Как правило, документы формируются в дела в соответствии с их сроками и наименованием. После этого необходимо составить опись документов постоянного и временного сроков хранения, чтобы в дальнейшем передать ее в архив. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) .
Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения: постоянного хранения; временного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Подготовка дел к архивному хранению Подготовка дел к архивному хранению в первую очередь включает их составление и формирование. Ведь именно на этих этапах необходимо правильно оформить дела и проследить, чтобы они состояли из документов с одинаковыми сроками хранения. Если формирование дел вызывает вопросы, то рекомендуем прибегнуть к помощи сотрудников архива.

1.2. Организация подготовки дел к архивному хранению

Необходимо учитывать, что в больших компаниях организация подготовки дел к архивному хранению должна вестись согласно графикам, утвержденным руководителем. Это вызвано необходимостью обеспечить порядок и исключить путаницу в документах различных подразделений. График должен содержать даты (лучше выделять несколько дней, а не один), в которые каждое подразделение должно осуществить передачу документов в архив. К примеру, бухгалтерия должна сдавать документы в срок с 7-12 февраля каждого года. Диапазон дат выбирается на тот случай, если они частично придутся на выходные, иначе может возникнуть вероятность, что документы придется передавать в архив в выходной день или, того хуже, нарушать внутренний распорядок компании .
Также до передачи дел на архивное хранение следует убедиться в правильности их составления. Для этого необходимо назначить в каждом подразделении сотрудника, ответственного за оформление дел. Лучше всего, если проверку он будет осуществлять в присутствии архивного сотрудника, чтобы избежать пропущенных ошибок. При этом, такая работа должна проводиться в каждом подразделении, согласно графику. Лучше всего, если графики будут составляться архивными сотрудниками совместно с ответственными сотрудниками подразделений. Следует помнить, что график должен быть утвержден главой подразделения и непосредственным руководителем организации.
Порядок подготовки документов архивному хранению также следует закрепить в организации соответствующими инструкциями. Основу подготовки документов представляет формирование дел. На данный момент порядок формирования состоит в следующем: распределение исполненных документов по делам; расположение документов внутри дела; оформление обложки дела. Составление описей на дела, передаваемые в архив организации Формирование и хранение дел в организации может осуществляться различными способами. Эта процедура может осуществляться как секретарем организации, так и несколькими подразделениями. Во многих компаниях формирование дел осуществляется обоими методами одновременно.
Так, секретарь руководителя производит формирование и оформление дел с организационными и распорядительными документами, а бухгалтерская, юридическая и прочая документация оформляется в соответствующих подразделениях.
Как правило, при оформлении дел в подразделениях назначается один ответственный сотрудник. При таком варианте осуществлять контроль над формированием дел организации значительно проще, как и осуществлять методическое единство в организации .

1.3. Основные этапы подготовки дел к последующему хранению и использованию

Архив – это структурное подразделение организации либо специализированное учреждение, осуществляющее хранение, систематизацию и учет документов. Стоит отметить, что законченные делопроизводством дела так называемого постоянного (более десяти лет) хранения, как правило, в течение одного-трех лет находятся по месту их оформления, а после чего передаются в архив. При этом перед передачей в архив документы в обязательном порядке должны быть оформлены в соответствии с требованиями и описаны в специализированных учетных формах согласно требованиям, предъявляемым Федеральным архивным агентством.
Дела временного срока хранения (до десяти лет) могут быть перемещены в актив только по разрешению руководителя хозяйствующей единицы. Стоит отметить, что даже в случае принятия положительного решения о перемещении документации в архив с ней не проводится такая обработка, как с делами постоянного и хранения. Так, например, они могут храниться в тех же папках, в которых были оформлены на первоначальном этапе, также такая документация, как правило, не пересистематизируется и не подлежит нумерации.
Дела постоянного (более 10 лет) хранения, а также конфиденциальные сведения и информация, связанная с личным составом в обязательном порядке должны быть оформлены в соответствии с особыми требованиями.
Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов, предусмотренных российским законодательством.
Опись документов, четкая каталогизация и индексация документов — экспертные услуги, которые позволят профессионально организовать ваш архив вне зависимости от его размера .
Архивная опись — основной научно-справочный документ, созданный для оперативного поиска того или иного документа в Архиве.