Фрагмент для ознакомления
2
Введение
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность государственных учреждениях. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в-третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Объект исследования – общественные отношения, возникающие в процессе регистрации документов.
Предмет исследования – информационное обеспечение и порядок организации регистрации документов.
Цель исследования – определить порядок, установленный при регистрации документов, сроки выполнения, а также информационное обеспечение.
Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть регистрацию документов, как один из элементов документационного обеспечения деятельности государственного учреждения
- определить информационное обеспечение регистрации документов и сроки их исполнения.
Для написания курсовой работы и исследования ее теоретической части, использовалась учебная и специальная литература, которая в свою очередь является методом, способствующим раскрыть тему курсовой работы.
Объем и структура курсовой работы определяется поставленными целями и задачами, и которая состоит из введения, глав, параграфов, заключения и списка использованной литературы.
Глава 1. Регистрация документов, как один из элементов документационного обеспечения деятельности государственного учреждения
1.1 Общая характеристика регистрации документов
Регистрация документов – необходимый компонент повседневной деловой практики любой современной организации. Главная задача и основной смысл работы по регистрации документов – придание им юридической силы. Еще одна задача регистрационной деятельности – обеспечение возможности учета, контроля и поиска бумаг, которые используются в процессе ДОУ.
Благодаря грамотно организованной работе по регистрации документов значительно облегчается процедура выдачи справки о их местонахождении на всех этапах работы. Организация, которая создала, получила или отправила документ, является ответственной за него. Для оформления этой ответственности документ должен быть надлежащим образом зарегистрирован: ему должен быть присвоен регистрационный номер (индекс), фиксирующий факт его создания, отправления или получения, что и придает ему юридическую силу.
Все документы, которые требуют учета, исполнения, а также те, которые предполагается использовать в справочных целях, подлежат обязательной регистрации. К ним относятся распорядительные, учетно-статистические, отчетные, финансовые, бухгалтерские и др. деловые бумаги. Это может быть документация, которая создается и используется внутри организации, так и направляемая в другие компании. К последней относятся все поступления из вышестоящих и подведомственных органов, а также от частных лиц (т.е. обращения граждан). Регистрации подлежит вся деловая документация, не зависимо от того, каким способом и с помощью каких средств она произведена – рукописная, машинописная, электронная. В отдельную категорию выделяют документы, которые принято называть «нерегистрируемые».
Отдел ДОУ каждой организации самостоятельно составляет перечень документов, относящихся к этой категории. Он должен быть приложен к инструкции по делопроизводству. При составлении перечня документов, не подлежащих регистрации, следует иметь в виду, что некоторые из них не регистрируются в принципе. Перечень нерегистрируемых документов состоит из наименований, которые не подлежат регистрации службой ДОУ или секретарем, а не тех, которые не регистрируются в принципе.
Главное правило процедуры регистрации – однократность. Это значит, что любой документ регистрируется только один раз. Входящий – в тот день, когда он поступила в организацию, внутренний или исходящий – в тот день, когда он была подписан или утвержден. В случае передачи документа из одного отдела в другой, повторной регистрации он не подлежит. Децентрализация – основной метод фиксирования документов в крупных компаниях, проще говоря, где они созданы или исполняются, там и регистрируются. Приведем пример такой децентрализации. Документация, регулирующая деятельность предприятия в сфере материально-технического снабжения фиксируется в отделе снабжения. Распорядительная документация по основной деятельности предприятия, а также протоколы, постановления и письма на имя руководителя – в отделе ДОУ. Разумеется, что все места, в которых осуществляется регистрация документов, должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству. В относительно небольших компаниях всю документацию регистрирует канцелярия или просто секретарь, если канцелярия в организации отсутствует.
Согласно правилам, учета документов осуществляется по группам, которые формируются на основе вида документа, его автора или содержания. Например, отдельно регистрируются приказы, которые поступают из вышестоящих инстанций. В свою очередь, приказы, которые издаются внутри самой организации также фиксируются отдельно. Свой порядок учета имеют акты ревизии и бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и приказы по личному составу. Порядковые номера присваиваются документом каждой группы на протяжении календарного года.
Показать больше
Фрагмент для ознакомления
3
Нормативно - правовые акты
1. Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" от 29.12.1994 N 77-ФЗ (последняя редакция)
2. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 01.02.2020) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
3. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления"
4."ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
Специальная литература
1. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.
2. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - М., 2016. - 222 c.
3. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс; Издание 4-е, перераб. и доп. - М., 2018. - 320 c.
4. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.
5. Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с.
6. Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с.
7. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с.
8. Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 164 с.
9. Корнеев И. К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2021. 480 с.
10. Кирсанова, М.В.; Анодина, Н.Н.; Аксенов, Ю.М. Деловая переписка; ИНФРА-М - М., 2016. - 169 c.
11. Корнеева А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с.
12. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 463 с.
13. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); Управление персоналом - М., 2017. - 200 c.
14. Чернова О. А. Делопроизводство и режим секретности. Учебник. М.: КноРус, 2021.
15. Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.