Организация защищенного документооборота на предприятии с использованием системы электронного документооборота DIRECTUM

Для современных компаний, работающих в условиях высокого уровня конкуренции, актуальным является вопрос оптимизации деятельности подразделений компании. Преимущества могут быть связаны с возможностью снижения временных затрат на прохождение документов, сокращения административных издержек, получением инструмента, позволяющего анализировать эффективность деятельности компании. Внедрение информационных систем для автоматизации бизнес-процессов позволяет повысить эффективность работы специалистов, сократить трудозатраты на выполнение технологических операций.
Актуальность внедрения систем защищенного электронного документооборота также обусловлена необходимостью сокращения сроков прохождения документации сроков отработки управленческих решений, возможности автоматизации получения сводной информации о состоянии отработки документов, обеспечения уровня повышения исполнительской дисциплины, сокращений издержек, связанных с работой с документацией.
Для компаний, работающих в управленческой сфере, внедрение информационных систем позволяет оптимизировать процесс обработки документов с соблюдением сроков и требований.
Цель работы – разработка проекта автоматизации технологии защищенного документооборота в условиях ООО «Меридиан» с использованием системы Directum.
Задачи работы:
 анализ организационной структуры и специфики деятельности ООО «Меридиан»;
 анализ теоретических аспектов использования систем электронного документооборота;
 анализ бизнес-процессов работы специалистов по делопроизводству в методологии IDEF0 в части ведения документооборота и формирования отчетности по исполнителям, видам документов;
 определение модели угроз при использовании системы Directum.
Объект исследования: деятельность ООО «Меридиан».
Предмет исследования: автоматизация технологии защищённого документооборота в ООО «Меридиан» при использовании системы Directum.
 
1. Аналитическая часть
1.1. Общая характеристика ООО «Меридиан»

Системы автоматизации документооборота в рамках основной деятельности компаний представляют собой открытые решения, используемые для автоматизации технологии работы специалистов по делопроизводству, бухучету, управленческого персонала, которые включают: ведение оперативного учета по поступлению, производству, реализации товара, складского учета, составлению аналитической отчетности, управленческого учета. Специфика использования корпоративных систем автоматизации связана с потребностями компании.
В рамках данной работы проведена разработка системы документооборота в отделе продаж через для компании, работающей в сфере продаж и производства запасных частей. Компания осуществляет реализацию произведённых запасных частей, а также оборудования, получаемого от производителей и оптовых поставщиков. Специалисты компании консультируют клиентов по вопросам эксплуатации техники, оказывают услуги по подбору необходимых моделей. Клиентами компании являются компании, оказывающие услуги ремонта и сервисного обслуживания автомобилей, автозаводы, магазины по продажам автозапчастей. На рисунке 1 приведена диаграмма организационной структуры компании.

Рисунок 1 - Схема организационной структуры ООО «Меридиан»

Компания имеет линейно-функциональный тип организационной структуры, для которого характерно наличие четкой иерархии подчиненности, при этом возможно создание групп по функциональному признаку в рамках реализации отдельных проектов со своей структурой ответственности.
Генеральный директор производит общее руководство финансово-экономический деятельностью предприятия, осуществляет контроль качества бизнес-процессов и организацию взаимодействия отделов между собой.
Экономический отдел занимается учётом ресурсов и планированием их распределения между филиалами компании. Разрабатывается рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций.
Задача отдела закупок — непосредственное взаимодействие с производителями и оптовыми компаниями по достижению договорённостей о поставках производство запасных частей. Здесь же происходит определение требуемого объёма поставок и необходимых финансовых затрат.
Отдел продаж курирует вопросы проведения реализации запасных частей, что предполагает необходимость взаимодействия с клиентами, определение условий поставок и оплаты, условий гарантийного и сервисного обслуживания через системы документооборота.
Специфика деятельности компании по реализации запасных частей связана с работой на рынке с высоким уровнем конкуренции и для сохранения позиций на рынке и обеспечения роста оборотов необходимо использовать резервы, связанные с форматом электронной торговли. Далее проведем анализ функциональной модели документооборота в отделе проджа, на основании которого определим перечень задач автоматизации.
По результатам проведенного анализа было показано, что слабой стороной в работе компании является отсутствие инструмента, позволяющего оперативно отрабатывать поступающие документы от поставщиков и клиентов, вести документооборот в рамках сопровождения программ лояльности. Внедрение системы подобного типа позволит сократить издержки компании и увеличить прибыль за счет роста спроса и увеличения клиентской базы.
В таблице 1 приведен SWOT-анализ компании.
Таблица 1 - SWOT-анализ компании