Правила составления и оформления докладных, объяснительных и служебных записок. Глава 1

Введение
Важную роль в документировании управленческой деятельности занимают служебные записки, объяснительные и докладные, которые так же являются справочно-информационными документами. Они предназначаются не только для передачи информации с одного уровня управления в организации, предприятия, фирмы на другой, но и являются непосредственной основой для издания распорядительных документов, текст которых может содержать соответствующие ссылки. Детальная структура стандартной формы одинакова, но цель её подготовки различна и зависит от управленческой ситуации. Они занимают устойчивое место в системе административных документов, и даже докладные, получившие в последнее время широкое распространение, не могут заменить его в так называемых внутренних коммуникациях организаций.

1.Анализ правил составления и оформления докладных, объяснительных и служебных записок
1.1. Информационно-справочные документы. Понятие записки. Особенности применения
Понятие «документ» неоднозначно, так как документы используются во многих различных областях человеческой деятельности. Это средство доказательства для юристов, ценный источник информации для историков и средство исправления для администраторов. деловые решения.
Документы являются важными носителями информации о событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Поэтому наиболее распространенным признаком документов является способность содержать информацию.
Информационно-справочные документы, относящиеся к организационно-распорядительным документам, носят вспомогательный характер. Во-первых, многие из них являются необязательными. Во-вторых, информация, содержащаяся в некоторых из них, не требует прямого ответа. Оно либо является призывом к действию (т.е. служит названием для принятия распорядительных документов), либо рассматривается.
Информационно-справочные документы – это документы, содержащие информацию, на которой основываются те или иные решения. То есть такие документы не ограничивают исполнителей в инициировании управленческих решений и выборе методов управленческого воздействия, в отличие от организационно-управленческих. Зная характеристики каждого, можно понять, какие документы являются информационными ссылками. К справочным документам относятся документы, выполняющие две основные функции: Документ не требует обязательного исполнения. Этот документ используется для передачи информации от вышестоящего органа или отдела нижестоящему органу или отделу.
 
1.2. Виды докладных записок и их особенности применения
Докладная записка —это информационно-справочный документ, адресованный ответственным лицам, начальникам отделов и другим уполномоченным лицам. Он предназначен для подробного разъяснения вопросов, касающихся выводов и рекомендаций редакторов, и для поощрения руководства к принятию определенных решений.
Докладная записка должна содержать ссылку на организационные и справочные документы и содержать краткие письменные сведения, суждения, обобщения, предложения относительно формальных действий для доведения до сведения вышестоящих органов и понуждения адресата к принятию управленческих решений. Адресатом может быть работник организации, руководитель структурного подразделения, руководитель организации, вышестоящей организации, уполномоченное лицо. Используется для отправки информации по официальным каналам вместе с формулами, пояснениями, разъяснениями и аналитическими записками.
1.2.1. Правила составления оформления докладных записок
Прежде всего для оформления докладных необходимо пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части.
Не следует начинать текст докладной записки словами: "Довожу до вашего сведения". Лучше всего использовать следующие устойчивые выражения: "По вашему поручению проведена…", "Во исполнение приказа…", "В соответствии с планом…" и т.п.
Докладные записки, не рекомендуется заканчивать текст словами: "Доносится для принятия решения", "Вносится на ваше рассмотрение" и т.п. При завершении докладной записки нужно указать вносимое предложение или сделать выводы, также целесообразно словами заканчивать такими словами: "Считаю (целесообразным и т.д.) …", "Предлагаю…", и т.п.
Название типа документа пишется прописными буквами и может быть выровнено по средней или левой границе поля.
Дата и номер меморандума пишутся на одной строке. Дата может быть указана арабскими цифрами (16.02.23 г.) или буквенно-цифровыми цифрами (16 февраля 2023 г.).
Регистрационные номера внутренних докладных записок проставляются либо по месту создания, либо по месту получения, в зависимости от системы регистрации документов, действующей в организации.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.
Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Текстовые заголовки легко поясняют содержание документа. Создается по общим правилам редактирования заголовков документов. С помощью предлогов о/о предлогах отглагольного существ. в предложном падеже, например: о прогуле Попова И.К.
1.3. Служебная записка. Основные задачи и цели подготовки документа
Служебная записка - записка о выполнении работы, направляемая от одного должностного лица к другому.
По определению, служебная записка – это документ, созданный на структурированной основе и представленный руководителю более высокого уровня. Это может быть начальник подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка — документ, аналогичный по назначению докладной записке, но редактируемый сотрудником или руководителем одного отдела и направляемый в другой отдел для решения вопроса, входящего в его компетенцию.
Служебные записки готовятся на разные случаи жизни. Стандартная цель этого документа:
• информационные запросы;
• издавать инструкции;
• Прикрепление другого сообщения (прикрепленной заметки);
• Уведомление (объявление).

По всем этим вопросам деятельности составлены служебные записки, решение которых вполне входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к высшим должностным лицам. Примечания представляют собой своеобразную переписку между структурными подразделениями. Опыт показал, что практически в каждой организационной деятельности возникают ситуации, когда необходимо документировать информационные отношения между подразделениями. В таком случае будет использоваться Служебная записка.
Текст оформляется на специальном бланке или на обычной бумаге формата А4 с нанесением логотипа организации.
 
1.3.1. Правила составления оформления служебных записок
Закон не устанавливает строгих требований к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок оформления служебных записок должен быть дополнен локальным нормативным законодательством, например служебными приказами, с учетом организационных деталей. Формат памятки должен служить цели упрощения и ускорения процесса внутренней коммуникации.
Есть специальный "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", в котором описаны в том числе и рекомендации по оформлению документов. Однако ГОСТы, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяются на добровольной основе, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством.

Рисунок 4.
Служебные записки, такие как деловые письма, должны быть четко структурированы. Основную часть служебной записки пишите от первого лица единственного числа («пожалуйста, заполните», «я думаю, вам это нужно» и т. д.).
Текст, разделенный на логически завершенные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет получателю лучше ориентироваться в тексте документа.
Текст памятки, как правило, состоит из:
• Из преамбулы (введение).
• Главная часть;
• Заключительные части (выводы, предложения, пожелания и т.д.).
В предисловии указывается цель написания служебной записки и содержатся ссылки на даты, документы и факты, побудившие к ее составлению. Информация, содержащаяся в преамбуле, может быть простой или расширенной. От введения к основному сюжету плавно.
Размер зависит от назначения и может составлять несколько строк или страниц печатного текста.
Основная цель основной части – объяснить, убедить, побудить к действию, т.е. добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание заметки. Основная часть содержит максимальное количество убедительного фактического материала, а не только информативного. Если у вас есть приложение, оно также должно быть указано там.
Заключительная или сводная часть докладной записки является своеобразным итогом, подтверждающим вышеизложенное, и содержит выводы, просьбы и конкретные предложения по решению проблемы. Чем четче формулировки резюме, тем больше вероятность того, что решение по вопросу будет принято своевременно.

1.5. Порядок регистрации докладных, служебных и объяснительных записок
Одной из функций административной службы организации является содействие оперативному поиску необходимой информации, касающейся продвижения направляемых документов исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.
Служебные, докладные и объяснительные записки являются носителями конкретной информации в зависимости от их функционального назначения. Вопрос, указанный в служебной записке, требует письменного решения в виде постановления руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица, поэтому документ должен быть зарегистрирован.
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматическая. Организации вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую форму регистрации.
▪ Регистрация в журнальной форме является наиболее распространенной, но не всегда удобной. Регистрация всех документов в нем производится в хронологическом порядке, и при поиске того или иного документа эксперту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложняется еще и тем, что инициативный документ может, например, быть зарегистрирован в одном журнале, а отклики на него — в другом. Обязательная регистрационная форма (журнала) законодательством не предусмотрена.
▪ Регистрация в карточной форме более удобна и адаптируема, чем регистрация в журнале. Карточки регистрации и контроля документов, создаваемые при поиске в классификаторе, позволяют оптимизировать процесс поиска документов и ускорить процесс регистрации. Явным преимуществом карточной регистрации является то, что одновременно могут регистрироваться несколько сотрудников.

▪ Автоматизированные (электронные) регистрационные формы предполагают использование специального программного обеспечения. Информация о документах вносится в электронные учетно-контрольные карточки, хранящиеся в базах данных. Одновременно с регистрацией вы можете распечатать карту регистрации/управления.
Заключение
Служебные, докладные и объяснительные записки играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат для передачи информации с одного уровня управления, но являются основанием для выдачи управленческих документов. Они имеют одинаковую конфигурацию типовых деталей формы, но создаются для разных целей и компилируются в разных административных условиях.
Целью написания этой работы было проведение исследования по выявлению особенности в оформлении информационно-справочных документов. Поставленная в работе цель отображается во всей полноте. Из данной работы мы можем сделать следующие выводы:
Информационно-справочные документы – это документы, содержащие информацию, на которой основываются те или иные решения.
К видам информационно - справочных документов относятся: акт; протокол; докладная записка; объяснительная записка, справочная записка и т.п.