Учет расчетов с подотчетными лицами: нормативное регулирование, порядок отражения в системе счетов.

В экономической науке нет единого определения подотчетного лица.
По мнению Ю.А. Бабаева подотчетное лица – это сотрудник, получивший авансом наличные деньги в кассе компании на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и так далее [12, с.94].
Н.А. Лытнева подотчетное лицо рассматривает как работника фирмы, имеющего право получать целевые авансы.
Но большинство экспертов предлагают придерживаться нормативных государственных документов, в которых тоже нет единого четкого определения, но законодательно сформулированы условия и правила выдачи сумм подотчет, их расходования и учета.
Обобщив предлагаемые определения, в общем виде можно считать подотчётным лицом работника коммерческой организации или физическое лицо, с которым у фирмы заключен договор гражданско-правового характера. Такие лица имеют право получать денежные средства под отчёт для оплаты расходов по деятельности компании (пункт 6.3. Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У).
Чаще всего денежные средства выдают работникам фирмы под отчет в следующих случаях:
-работник приобретает для компании товары, работы или услуги (на хозяйственные нужды);
-представительские расходы;
-сотрудник направлен в командировку.
Общая схема организации расчетов с подотчетными лицами отражена на рисунке 1.

Рисунок 1-Организация расчетов с подотчетными лицами
В законодательстве конкретно не указывается, сколько подотчетных работников может быть в компании, потому руководитель самостоятельно принимает решение по данному вопросу. Как правило, в компаниях выбирают несколько подотчетных лиц, которые непосредственно связаны с покупкой товарно-материальных ценностей, а также работников, которые ввиду своих должностных обязанностей могут быть направлены в командировку.
Процесс получения и расходования средств сотрудником на подотчетные цели включает две основные хозяйственные операции:
-получение от компании денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его финансово-хозяйственной деятельности.
-приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним [16, с.173].
В бухгалтерском учете дебиторская задолженность подотчётного лица представляет собой долг работников перед своей компанией по суммам, выданным ему подотчет, и является частью общей дебиторской задолженностью компании.
Дебиторскую задолженность условно подразделяют на:
-нормальную дебиторскую задолженность, то есть, срок оплаты которых не наступил, но право собственности уже перешло к покупателю или же поставщик (подрядчик, исполнитель) получил оговоренный аванс.
-просроченную - задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в установленный договором срок. Просроченная дебиторская задолженность, в свою очередь, может быть сомнительной и безнадежной [1].
Срок исковой давности определяется Гражданским Кодексом РФ и составляет три года в 2023 году.
Механизм формирования и погашения дебиторской задолженности по суммам, выданным подотчет представляет собой два этапа.
Этап первый -формирование дебиторской задолженности. Работник фирмы предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью директора в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
Подотчетное лицо может иметь задолженность по ранее выданным авансам. Перед выдачей денег производиться полная сверка взаиморасчетов. В момент выдачи денег сотруднику возникает его дебиторская задолженность перед компанией.
Второй этап-погашение дебиторской задолженности. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию компании авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются все имеющиеся документы, подтверждающие расходы.
Бухгалтер проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно фирмой через учетную политику [22, с.73].
Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу фирмы (бухгалтер создает приходный кассовый ордер) или на расчетный счет компании (бухгалтер проверяет банковскую выписку). Погашается дебиторская задолженность.
Если подотчётное лицо не вернуло деньги в срок, то этот факт надо отразить в бухгалтерском учёте.
Существует несколько вариантов дальнейших действий.
Первый вариант. В кассу сотрудник вносит недостающую сумму.
Вариант второй. По распоряжению руководителя и с согласия сотрудника подотчётная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника.
Третий вариант. В судебном порядке решается вопрос при наличии разногласий между сотрудником и работодателем.
Четвертый вариант. Принимает решение руководитель фирмы простить долг и списать его на убытки компании.
Таким образом, расчеты с подотчётными лицами являются неотъемлемой частью в системе расчетных отношений компании.

1.2 Расчеты с подотчетными лицами как объект бухгалтерского, налогового учета и внутрихозяйственного контроля

В бухгалтерском учете требуется документальное подтверждение наличия дебиторской задолженности по всем контрагентам, в том числе и по подотчетным лицам.
Достаточность первичных документов определяется их соответствию требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Среди наиболее распространённых в финансово-хозяйственной деятельности фирмы являются следующие первичные документы:
-платёжное поручение;
-акт выполненных работ (оказанных услуг;
-накладная;
-кассовый ордер;
-справка [4].
Кроме этого, существует акт сверки расчётов. Он не является первичным учётным документом и, соответственно не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой. Но, если помимо акта к материалам о взыскании задолженности будут приложены и другие документы, то в совокупности этот набор документов вполне может стать верным доказательством наличия задолженности.
В нашей стране коммерческие фирмы обязаны следовать требованиям налогового права, так как большинство из них находиться на общей системе налогообложения, то есть платят налог на прибыль. Остальные применяют специальные налоговые режимы и тоже платят налоги.
Более семидесяти лет учет и налогообложение в Советском Союзе велись по другим стандартам, чем на Западе. И только в девяностые годы прошлого века начался переход на Международные Стандарты Финансовой Отчетности (МСФО), который продолжается до настоящего времени. В результате данной реформы приходиться вести три вида учета в фирме: финансовый, управленческий и налоговый [20, с.105].
Проблема заключается в невозможности рассчитать прибыль до налогообложения по данным бухгалтерского учета. Государство стремиться получить как можно больше налогов. Ему выгодно, что у коммерческой организации было как можно больше доходов и меньше расходов.
Поэтому в Налоговом Кодексе урезан перечень расходов, которые можно взять для расчета налога. Указаны методы, которые уменьшают доходы компании. В результате доходы и расходы в налоговом учете будут отличаться от финансового. У бизнесмена противоположная государству цель-заплатить как можно меньше налога на прибыль. Для этого надо показать в учете меньше доходов и больше расходов. Поэтому классификация расходов и доходов в стандартах бухгалтерского учета и налогового права отличается. Любая фирма в нашей стране вынуждена вести два вида учета-бухгалтерский и налоговый. Это затрагивает и учет расчетов с подотчетными лицами. Проверке подвергаются все виды учета.
Налоговый учет расчет с подотчетными лицами также имеет большое значение в нашей стране. Если сотрудник компании определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, например, на покупку материалов, то при наличии документов расходы принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. В тоже время многие виды подотчетных расходов полностью могут быть списаны на расходы в бухгалтерском учете, но не в налоговом учете [2].
Поэтому неограниченная выдача в подотчет в 2023 году может привлечь внимание контролирующих государственных органов. Например, если налоговые органы переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору фирмы на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды налог на доходы физических лиц (НДФЛ).
Представительскими расходами согласно Налоговому Кодексу РФ для исчисления налога на прибыль считаются затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (статья 264 НК РФ). Если сотрудник компании укажет иной вид представительских расходов, то их нельзя принимать в расчет налога на прибыль.
Коммерческая любая организация согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета каждый год обязана проводить инвентаризацию всего имущества, в том числе расчетов с подотчетными лицами, перед составлением годовой финансовой бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами представляет из себя проверку обоснованности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учета компании и является частью инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами. При данной инвентаризации проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности затрагивает ряд счетов в компании, среди которых и счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [13].
Поэтому задолженность при расчетах с подотчетными лицами является частью дебиторской или кредиторской задолженности фирмы. Общий порядок проведения инвентаризации в исследуемой фирме можно представить в виде нескольких этапов. Он отражен ниже в таблице 1.