Обеспечение проектной деятельности

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.Понятие управления, функции и методы создания план-проекта

Проект - это совокупность поставленных целей, которые должны быть достигнуты в течение определенного периода. Это отличная возможность эффективно организовать ваши деловые и некоммерческие цели. Ожидается, что изменения, внесенные в процесс завершения проекта, будут более эффективными.
План проекта — это набор задач для проекта, график — это расписание проекта. План проекта определяет продолжительность, исполнителей, ресурсы и т. д. для каждой задачи.
Область руководства проектами давно стала отдельной областью научной и практической деятельности [1]. Итак, управление проектами – это самостоятельная система знаний и опыта, которая сформировалась в середине ХХ века как характерная управленческая деятельность.
Такая активность может быть локализована во времени и иметь конкретные уникальные результаты [2]. В управлении проектами термин «проект» считается одним из основных понятий [3]. Тем не менее в актуальных литературных источниках отсутствует общепринятое, четкое и единообразное определение такого понятия, как «проект» [4]. Термин «проект» происходит от английского слова project (нечто задуманное и запланированное) [2], которое, в свою очередь, происходит от латинского слова projectus (выброшенный вперед, выдающийся, выдающийся вперед) и означает временное предприятие, целью которого выступает создание уникальный продукт, услуга или результат [3, 6].
В более широком смысле проект представляет собой целенаправленное действие, ограниченное по времени и ресурсам и направленное на создание чего-либо (рис. 1) [5].
Часто для планирования применяются простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие методы. Тем не менее опытные менеджеры используют системы руководства проектами для планирования проектов. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за прогрессом [2].


Рисунок 1 - Существенные стадии в управлении проектами
Диаграмма Ганта — один из инструментов, который менеджеры используют для составления расписания проекта. Это упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину.
Использование программного формирования для руководства проектной командой и рабочими процессами — привычная вещь для многих менеджеров, особенно в крупных фирмах.
Тем не менее есть и другие способы создания и визуализации календаря проекта [12]:
1. CPM (метод критического пути).
2. WBS (структура разделения работ или структура иерархии работ).
3. Диаграмма PERT.
Некоторые часто встречающиеся проектные риски включают:
1. Технологический риск
2. Коммуникационный риск
3. Степень риска ползучести
4. Риск затрат
5. Операционный риск
6.Риск для здоровья и безопасности
7. Риск, связанный с ресурсами навыков
8. Риск для производительности
Таким образом, проект представляет собой целенаправленный и ограниченный во времени процесс изменения конкретной предметной системы, с определенной организацией, ограниченным расходом средств и ресурсов, установленными требованиями к качеству результатов.

1.2 Особенности разработки, внедрения и сопровождения программного продукта

Независимо от размера фирмы разработка программного формирования — сложная задача, требующая тщательного планирования и осуществления. Даже самое лучшее программное обеспечение будет бесполезным без надлежащего тестирования, оценки и контроля процесса, поэтому очень важно иметь тщательный план перед его запуском. Стоит пояснить, что разработка программного формирования — это процесс разработки и интеграции программного приложения в системы и рабочие процессы вашей фирмы [3].
У успешных менеджеров проектов множество обязанностей – проведение совещаний, планирование и составление графиков, управление ресурсами и бюджетами, анализ отчетов и многое другое. В напряженный день нагрузка становится просто непосильной. Чтобы автоматизировать трудоемкие задачи и управлять большой командой профессионалов, менеджерам необходимо лучшее программное решение для управления проектами.
Успешное разработка программного формирования начинается с четкого определения необходимых изменений и качества процессов.
Есть несколько шагов, которые необходимо предпринять, чтобы проект разработки программного формирования прошел гладко [14]:
1. Определите границы проекта.
2. Границы проекта – это подробная дорожная карта, в которой описаны все задачи, необходимые для реализации проекта. Вы в том числе и можете применять границы, чтобы управлять ожиданиями, устанавливать сроки для каждого этапа и предотвращать трудности, перечисляя возможные трудности, чтобы их можно было исправить заранее. Они в том числе и могут помочь свести к минимуму изменения в объеме работ, которые могут привести к путанице и срыву сроков.
3. Назначьте менеджеров для руководства процессом разработки.
4. Коммуникация — важная часть успешного разработки продукта. Назначая владельцев команд, вы можете определить, кому какие обязанности нужно выполнять, чтобы ничего не упустить. Эти менеджеры будут знать, как лучше всего обойти возможные трудности, и поймут, как конкретные команды будут применять программное обеспечение. Они в том числе и могут продумать весь процесс разработки и проработать все нюансы, прежде чем зайти слишком далеко.
Таким образом, качественная реализация программы – трудоемкий и сложный процесс. Стоимость этого, как правило, значительно превышает стоимость покупки программы и компьютеров. Причем, чем крупнее предприятие, тем выше затраты на разработку, ведь больше нюансов и функций требует больше работы по настройке.

1.3 Особенности автоматизации создания план-проекта

В ходе реализации проекта его участникам приходится иметь дело с большим объемом информации, необходимостью корректировки графиков работ, ресурсным, стоимостным и регрессионным анализом, финансовым моделированием и решением ряда других задач. Сложность и большие объемы вычислений, выполняемых в ограниченные сроки, требуют от руководства проекта использования актуальных информационных технологий в своей деятельности [2].
Информационные технологии чаще всего применяются, для [1]:
- информирование заинтересованных сторон проекта;
- создание альтернативных моделей реализации проекта;
- анализ результатов проекта;
- стресс-тестирование портфеля проектов;
- разработка на рынок [3].
Большинство клиент-серверных систем используют базы данных и системы руководства ими, что дает возможность всем участникам иметь постоянный доступ к данным, полученным в ходе планирования, что значительно повышает эффективность проекта.
Современные информационные системы руководства проектами представляют собой сложное программное обеспечение, основными функциями которого выступают [3]:
- средства проектирования структуры проектных работ;
- методы планирования критического пути;
- Методы планирования ресурсов
- анализ затрат;
- средства мониторинга хода проекта;
- средства отчетности, построения графиков, диаграмм [2].
Информационная система руководства проектами должна сочетать в себе функциональные возможности, которые позволят адаптировать ее для работы с проектами в фирмы. Функционал, которым должна обладать система, включает в себя:
- автоматизация всех процессов;
- единое информационное пространство;
- документооборот;
- оптимизация всех процессов в фирмы;
- планирование и прогнозирование решений.
Информационные системы руководства проектами с возможностью автоматизации проекта позволяют значительно упростить работу над проектом и облегчить работу руководителя проекта. В настоящее время существует более 20 ИТ-решений в области руководства проектами. Краткое описание наиболее часто используемых и перспективных из них будет дано ниже [3].
Microsoft Project — самая распространенная система руководства проектами.