Организация работы архива с издательством

ВВЕДЕНИЕ

Стремительное развитие информационных процессов, происходящих в современном обществе, значительно повысило интерес к организации хранения информации.
Документирование информации, являясь обязательным условием для включения информации в информационные ресурсы, осуществляется в порядке, установленном государственными органами, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов.
В 1708 году была проведена реформа местного самоуправления, в результате которой государство было разделено на провинции. Главный магистрат стал центральным органом городской администрации, и на местах были созданы муниципальные магистраты.
В хранилищах вновь созданных местных учреждений были сосредоточены документы предыдущих органов местного самоуправления, а документы учреждений, которые их заменили, начали откладываться.
Таким образом, произошедшие преобразования повлияли на развитие архивов в стране. Началось создание архивов в новых высших учреждениях, центральных и местных, и предпринимались попытки сохранить документы упраздненных учреждений и те, которые больше не имели оперативного значения в повседневной деятельности существующих учреждений.
В настоящее время развитию архивного сектора способствовало появление большого числа неправительственных организаций, выпускающих большое количество разнообразных документов, многие из которых должны быть сданы в архив как имеющие большую практическую и юридическую ценность.
Объект исследования – деятельность архива
Предмет исследования - организация работы архива с издательством
Цель исследования – раскрыть особенности организации работы архива с издательством
Задачи исследования:
- раскрыть понятие архива
- рассмотреть особенности организации работы архива с издательством
- изучить правовые основы деятельности архивов
Использование архивных документов в научных и культурно-просветительных целях
- раскрыть основные проблемы архивоведения в современной культуре
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.


ГЛАВА 1. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА

1.1.Понятие архива

В соответствии с нормативными документами архивом считается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, сбор, учет и использование архивных документов.
Основы законодательства Российской Федерации Об архивном фонде Российской Федерации и архивах, за исключением архивного учреждения, предприятия или организации, под архивными понимались также все архивные документы.[6]
Архивы как учреждения бывают государственными, муниципальными, негосударственными.
Но, как отмечалось во введении, не все руководители организации считают, что организации требуется архивное подразделение. Иногда архивы формируются в отделе документации управления, что предусмотрено законом.
В соответствии со ст. 13 Федерального закона» об архивах в Российской Федерации " государственные органы, органы местного самоуправления обязаны, а организации и граждане имеют право создавать архивы.
Пользуясь этим правом, организации создают не архивы, а архивы. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013. " СИБИД, Управление делами и архивами. Термины и определения", архив - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. При этом обращает на себя внимание тот факт, что понятия «архив» и «архив» не тождественны.
Архивы или архивы создаются для:
временное хранение архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив в сроки, установленные статьей 22 Федерального закона " об архивах в Российской Федерации»;
своевременное получение архивных документов от структурных подразделений, а в отдельных случаях филиалов и представительств, организаций и других источников приема на работу;
рациональная организация хранения, хранения, учета и использования архивных документов.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут быть созданы следующие типы архивов:
Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций прямого подчинения и других организаций, включенных в перечень источников архивного сбора, утвержденный руководителем органа;
центральные отраслевые архивы, в которых хранятся документы всех организаций, относящихся к определенному подразделению, всех уровней подчинения и независимо от их территориального расположения;
унифицированные архивы, в которых хранятся документы нескольких отраслевых организаций, связанных системой совместного проживания, или одного и того же типа в соответствии с профилем деятельности;
архивы организации, хранящие только документы этой организации и ее предшественников.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архивах:
архивы управления;
научно-технический архив;
аудиовизуальные архивы;
архив документации на электронном носителе.
Архивы, состав документов которых определяется способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные подразделения или как структурные единицы в составе архивов организации. В соответствии с основными правилами ведения архивов организации от 06.02.2002 г. - п. 1.2.
Основными задачами архива организации являются:
формирование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архивах;
регистрация и хранение документов;
создание научно-справочного аппарата для архивных документов; использование документов, хранящихся в архивах;[5]
подготовка и передача документов, относящихся к архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами архивного управления субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архивов определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
Для выполнения основных задач архив выполняет следующие функции:
ведет списки организаций и / или структурных подразделений организаций-источников сбора архивов;
принимает заказанные документы структурных подразделений организации и исходных организаций архивного объединения;
учитывает безопасность архивных документов
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочное устройство для архивных документов;
организует информационное обслуживание руководителей структурных подразделений организации, использует документы по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовые запросы граждан, регистрирует и анализирует использование
проводит ценностную экспертизу и реализует комплекс организационно-методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение,[7]
проверяет правильность формирования и ведения бизнеса в структурных подразделениях организаций и других организациях-источниках приема на работу;
организует работу по разработке бизнес- номенклатуры организации:
оказывает методическую и практическую помощь структурам подразделения, отвечающие за управление документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов управление архивами и документами;