Современные способы и средства документирования, пути их совершенствования

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Понятие и сущность документирования

Делопроизводство на предприятии направлено на обеспечение эффективного процесса организации документирования и правил составления документов, актов, на организацию работы с документами компании.
Документирование, как часть делопроизводства, касается создания и формирования правильных структур документов на предприятии и оформления документов предприятия в соответствии с государственными стандартами.
Документирование деятельности организации включает в себя:
- процессы создания документов и дел,
- организацию работы с документами,
- создание условий для обеспечения эффективной циркуляции документов на предприятии,
- поиск и надежное хранение документов.
Организация документирования касается также вопросов организации грамотного движения и учета документов на предприятии. Для организации хранения документов существует архивное дело. Непосредственное использование подготовленных документов – это область документационного обеспечения управления.
Каждая компания должна стремиться к централизации разных функций процессов документирования, связанных с приемом и отправкой документов, регистрацией и контролем.
Как было определено ранее, документирование представляет собой способы фиксации потоков информации по определенным правилам и стандартам.
Способы документирования — это действия, с помощью которых различная информация фиксируется на носителях. Например, это могут быть записи от руки, машинопись или ввод данных с клавиатуры компьютеров.
Для обеспечения требований ГОСТ на предприятиях разрабатывается локальный нормативный акт («Положение о ДОУ», «Инструкция по делопроизводству» или «Правила оформления управленческих документов»). В этом акте регламентируются стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.
Нормативно-правовая база документирования и основные положения следующих документов излагается в:
Гражданский кодекс РФ – применяется для заключения договоров с юридическими и физическими лицами, которые не являются сотрудниками организации
Федеральный закон от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных» – необходим для правильной работы с персональными данными сотрудников, контрагентов, добровольцев, благополучателей.
В Федеральном законе «Об информации» №149-ФЗ в ст.2 были внесены поправки с целью улучшения и усиления защиты непубличной личной информации. В соответствии с этим законом финансовые документы должны быть надлежащим образом защищены и в конечном итоге полностью уничтожены, чтобы к информации нельзя было получить дальнейший доступ.
Таким образом, грамотная и рациональная организация документирования способствует принятию верных управленческих решений на предприятии.

1.2 Основные методы и способы документирования

Предприятия и организации обнаруживают, что хорошо спроектированная и должным образом реализованная система документооборота может помочь их пользователям решать некоторые из наиболее избыточных, рутинных и подверженных ошибкам задач повседневных операций.
Методы документирования — это действия, с помощью которых различная информация фиксируется на носителях. Например, это могут быть записи от руки, машинопись или ввод данных с клавиатуры компьютеров.
Системы документирования представляют собой методы и средства фиксации информации. К ним относят:
- Текстовое документирование.
- Кино-, фото- и видеодокументирование.
- Электронное документирование.
1.Текстовое документирование
Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования. Это стало предпосылкой для развития письменности и текстового документирования.
2.Кино-, фото- и видеодокументирование
Такие документы используют для точной фиксации происходящих процессов или событий.
3.Электронное документирование.
Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера.
Функции электронного документирования можно использовать для автоматического создания широкого спектра документации непосредственно на основе моделей. Они могут быть основаны на документах, таких как PDF и Docx форматы, или на html. Гибкие шаблоны могут быть использованы для полной адаптации создаваемых документов, включая логотипы компаний, оглавления, таблицы с информацией об элементах и диаграммы. Специальные отчеты также могут быть созданы с помощью ряда инструментов, таких как глоссарий и окно поиска.
Разработчики моделей, аналитики, архитекторы, менеджеры проектов и другие могут использовать это средство для создания широкого спектра публикаций и отчетов на основе документов, таких как: Спецификация системных требований, отчет о примерах использования, Словарь данных, описание архитектуры решения и многое другое. Его также можно использовать для создания специальных отчетов, таких как список наиболее изменчивых требований. Документация в формате Html также может быть опубликована, чтобы позволить заинтересованным сторонам, не имеющим доступа к Enterprise Architect, просматривать модели с сайта Интрасети, который можно просто разместить в файловой системе без необходимости использования веб-сервера.
Существует несколько параметров, которые можно настроить для адаптации информации, включаемой в сгенерированный документ, включая упорядочивание элементов и диаграмм и скрытие определенных элементов. Также могут быть применены фильтры, замены слов и другие опции.
Корпоративное документирование (EDM) - это стратегия контроля за бумажными и электронными документами организации, чтобы их можно было легко восстановить в случае проверки соответствия требованиям. Первоначально этот термин относился к электронным документам, которые были созданы на компьютере, или бумажным документам, которые были отсканированы в цифровой формат. Значение расширилось и включает электронную почту, изображения, внутренние документы, такие как служебные записки компании, и внешние документы, такие как маркетинговый контент или материалы о продажах.
В контексте соблюдения нормативных требований оно должен учитывать следующее:
-как долго бизнес должен хранить документы;
-где бизнес должен хранить документы;
-как отследить изменения в документах;
-как восстановить документы в случае сбоя.
Корпоративная стратегия документирования позволяет организации иметь четкий план своих процессов управления документооборотом. Организация может использовать стратегию EDM, чтобы решить, как получать, обрабатывать, просматривать, хранить, извлекать и утилизировать документы, а также когда бизнес должен завершить каждый шаг. Стратегия EDM определяет, как бизнес должен корректировать процесс для повышения эффективности.
Организация может использовать систему управления документами (DMS) для создания единого представления всех документов предприятия и предоставления инструментов документооборота для мониторинга и контроля изменений. DMS позволяет предприятиям получать документ либо путем сканирования физического документа, либо путем загрузки цифровой версии.
После сканирования или загрузки документа пользователь может пометить документ тегами и проиндексировать его с помощью ключевых слов и метаданных, чтобы пользователи могли быстро находить их по ключевым словам или полнотекстовым поиском. DMS упорядочивает документ и помещает его в папку, к которой могут получить доступ соответствующие сотрудники. Эти системы также помогают обеспечить соответствие требованиям, устанавливая ограничения на доступ к определенным документам и обеспечивая дополнительную безопасность.
Организации располагают огромным количеством контента как в бумажном, так и в цифровом форматах, который пользователи могут хранить в общедоступных или частных сетях, на общих дисках, в электронной почте или картотеках. Однако хранение физических файлов сопряжено с определенными рисками.

Система EDM сокращает потребность - и связанные с этим расходы - в физическом пространстве для хранения. Непредвиденные обстоятельства, такие как пожар или наводнение, потенциально могут повредить или уничтожить физические файлы. Системы EDM обычно включают в себя план резервного копирования данных и аварийного восстановления, который предоставляет предприятиям цифровую резервную копию.
Организации, располагающие файлами в нескольких местах, также могут испытывать трудности с поиском необходимой им информации, что крайне важно для соблюдения требований законодательства. Системы EDM обеспечивают большую организованность, поскольку все файлы находятся в одном центральном месте, и пользователи могут легко находить файлы с помощью полнотекстового поиска. Имея все файлы в одном цифровом хранилище, пользователи могут получить к ним доступ в любом месте в любое время.