Организация кадрового делопроизводства в компании на примере МДОУ Детский сад №25

Введение

Актуальность темы исследования курсовой работы обусловлена тем, что деятельность кадровой службы как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе кадрового делопроизводства. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на организации связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы. Правильная организация кадровой деятельности может служить сокращению затрат на организацию кадрового делопроизводства.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией представлены столь же древними, как сами документы и управление ними. В настоящее время эта задача актуализируется быстрым формированием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией сообщества.
Объектом исследования является Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад №25».
Предметом исследования является процесс организации кадрового делопроизводства.
Цель исследования – совершенствование организации кадрового делопроизводства в МДОУ «Детский сад №25».
Исходя из цели исследования, следует решить задачи:
- изучить понятие, структуру и принципы организации системы кадрового документооборота в организации;
- рассмотреть принципы организации кадрового;
- провести анализ организации кадрового делопроизводства в МДОУ «Детский сад №25»;
- разработать рекомендации по совершенствованию организации кадрового делопроизводства в МДОУ «Детский сад №25».
Методологической основой курсовой работы обозначены нормативные документы в системе организации кадрового делопроизводства, а также труды ученых и специалистов в области кадрового делопроизводства.
Проблемам организации кадрового делопроизводства посвящено множество трудов специалистов.
Теоретическую основу исследования составили работы отечественных исследователей в области системы ДОУ на предприятии, а также теоретические разработки электронного документооборота и его практического применения: Кирсанов М.В. Кибанов, А.Я. Макаровой Н.В., Николайчук Г.С., Титовой Ю.Ф., Кричевского Р.А., Анодиной Н.Н., Кузнецовой Т.В., Подольской И.А., Смирнова Б.М., Романова Д.А., Розарёновой Т.В. Ильиной Т.Н., Храмцовской Н.А., Шекшни С.В. и др.),
Правила составления, оформления, обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе организации описаны Мальковой Е.Н. Порядок работы с персональными данными рассматривают Кузнецова Т.В. и Подольская И.А. Документирование приема, увольнения и перевода кадрового состава детально рассматривают авторы Демушина О.Н. и Корнеев В.А. Состав документов и порядок документирования прекращения трудового договора рассмотрены Смирновой Г.Н., Рогохиным М., Кугешевой Т.В и пр.
Практическая значимость работы заключается во влиянии теоретических вопросов организации кадрового делопроизводства на решение практических вопросов и рекомендаций по совершенствованию организации кадрового делопроизводства в организации.

1. Теоретические основы системы кадрового делопроизводства в компании
1.1. Понятие, структура и принципы организации системы кадрового делопроизводства в компании

Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом .
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений .
Законодательство и подзаконные нормативные акты не содержат определения кадрового делопроизводства, поэтому при его составлении следует ориентироваться на определение термина «делопроизводство», которое приводится в «Национальном стандарте Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 7.0.8-2013, разработанном Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России Министерства культуры РФ утверждённом . Настоящий стандарт является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли.
Система документирования предполагает наличие определённых требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов. Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое) . О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.
Деятельность каждого учреждения осуществляется в соответствии с задачами, поставленными перед ним его положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения.
Важно подчеркнуть, что классификация документов в делопроизводстве в организации очень сложная. Кадровой службе, чтобы не путаться в делах, можно разработать свое собственное положение или инструкцию в организации, в которой описать порядок формирования кадровых дел.
Цели делопроизводства отражают функциональную деятельность непосредственного процесса делопроизводства в организации. Поставленные грамотно цели помогают достичь наилучших и ответственных результатов в выполнении задач организации.
Цели делопроизводства представлены схематично на рисунке 1.
*Рисунок 1 – Цели делопроизводства*
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений .
Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.
Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета .
Схема классификации документов представлена в Приложении.
Из представленной информации можно сделать вывод о том, что работа с документами требует специальных знаний и навыков, так как документы многообразны. Каждый вид документа – акт, протокол, приказ и другие имеет особенности оформления, и работа с ним должна быть организована по определенным правилам.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами. Один из пунктов работы освещает состав документов, устанавливающих правила работы с внешней и внутренней документацией и официальными документами, в работе также рассмотрены нормативные документы по ведению делопроизводства, разрабатываемые в организации .
Важно подчеркнуть, что классификация документов в делопроизводстве в организации очень сложная. Делопроизводителю, чтобы не путаться в делах, можно разработать свое собственное положение или инструкцию в организации, в которой описать порядок формирования дел.