Автоматизированные системы регистрации документов

Успешное функционирование любой организации или предприятия во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управ-ления, частью которой являются информационное обеспечение и работа с документами. Процессы информационной глобализации, идеи формирова-ния «информационного общества», «электронного правительства», «цифро-вой организации» отражают мировые тенденции, поскольку современные информационные технологии – это новые возможности роста эффективности деятельности конкретной организации или предприятия, в том числе с уче-том изменения геополитических условий.
Актуальность темы исследования также связана с тем, что современный уровень развития информационных технологий создает уникальные возмож-ности перестройки производственных процессов и форм информационного взаимодействия. Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами, и в этой свя-зи основы реализации перехода от традиционного бумажного к электронно-му документообороту, в том числе с использованием различных информа-ционных систем, вызывают особый интерес для изучения.
Степень изученности исследуемой темы достаточно высока. В научно-методической литературе рассматриваются преимущественно теоретические основы использования электронного документооборота в делопроизводстве (Базавлуцкая Л.М., Бобылева М.П., Вешкурова А.Б., Коржук В.М., Мокрый В.Ю., Рябова С.В.) и его правовое регулирование (Шибаев Д.В.). В научных статьях и аналитических материалах рассматриваются практические особен-ности использования систем электронного документооборота (Малынин А.М.), в том числе автоматизированных систем регистрации документов (Гу-торова А.К., Королев И.Д.), и осуществляется сравнительная характеристика отдельных программных продуктов.
Цель курсовой работы – изучить основные понятия и особенности ор-ганизации электронного документооборота с использованием автоматизиро-ванных систем регистрации документов.
Задачи курсовой работы:
1. Изучить понятие электронного документооборота и особенности автоматизации делопроизводства в российских организациях;
2. Охарактеризовать особенности, преимущества и пути развития процесса автоматизированной регистрации документов;
3. Определить сущность и основные характеристики автоматизиро-ванных систем регистрации документов;
4. Провести сравнительный анализ автоматизированных систем ре-гистрации документов.
Объект курсовой работы – делопроизводство.
Предмет работы – электронный документооборот.
Методы исследования: методы теоретического исследования (анализ, синтез, описание, аргументирование), методы эмпирического исследования (анализ источников и сравнение).
Практическая значимость исследования заключается в оценке суще-ствующих автоматизированных систем регистрации документов с учетом необходимости использования электронного документооборота в организа-ции или на предприятии в современных условиях хозяйствования.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав с подпунктами, заклю-чения и списка использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются теоретические аспекты ведения электронного документо-оборота. Вторая глава посвящена анализу существующих автоматизирован-ных систем регистрации документов. 
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВЕДЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие электронного документооборота и особенности автоматизации делопроизводства в российских организациях

Под электронным документом в настоящее время интуитивно понима-ется информация в электронной форме, воспроизводимая (читаемая и отоб-ражаемая) компьютерной техникой. В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ» (таблица 1):
Таблица 1 – Понятие «электронный документ» в нормативно-правовых актах и государственных стандартах
Документ Понятие
ГОСТ 7.83-2001 «Система стандар-тов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выход-ные сведения» Электронный документ – документ на машиночитаемом носителе, для ис-пользования которого необходимы средства вычислительной техники.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому де-лу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронной форме.
ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стан-дартов по информации, библиотеч-ному и издательскому делу. Элек-тронные документы. Основные ви-ды, выходные сведения, технологи-ческие характеристики» Электронный документ – информаци-онный объект, состоящий из двух ча-стей:
1. Реквизитной, содержащей иденти-фицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую под-пись);
2. Содержательной, включающей в се-бя текстовую, изобразительную, аудио- или мультимедийную инфор-мацию, которая обрабатывается в ка-честве единого целого.
Взаимодействие частей электронного документа обеспечивается соответ-ствующими программно-технологическими средствами
Продолжение таблицы 1
Документ Понятие
Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, инфор-мационных технологиях и о защите информации» Электронный документ – это докумен-тированная информация, представ-ленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия чело-веком с использованием электронных вычислительных машин, а также пере-дачи по информационно-телекоммуникационным сетям или об-работки в информационных системах.
Федеральный закон от 6.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Электронный документ – информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной под-писью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Простыми словами, электронный документ – это документ, который представлен в электронном виде. Электронные документы могут быть фор-мализованными (с помощью программных средств возможно распознавать их содержимое), и неформализованными (скан-копия). Характерными свой-ствами электронного документа являются:
 достоверность – свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представле-нием подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому мож-но доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
 целостность – состояние электронного документа, в который по-сле его создания не вносились никакие изменения;
 аутентичность – свойство электронного документа, гарантирую-щее, что электронный документ идентичен заявленному;
 пригодность для использования – свойство электронного доку-мента, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент вре-мени.
В свою очередь электронный документооборот (ЭДО) представляет со-бой систему процессов по обработке документов в электронном виде, так называемый «безбумажный документооборот». По своей логике ЭДО в це-лом совпадает с бумажным документооборотом: фактически это тот же путь документа от создания до перемещения в архив. Разница лишь в том, что при создании, обработке, передаче и хранении электронных документов ис-пользуются компьютерные информационные системы, свойственные каналы передачи информации и электронные архивы, расположенные на специально выделенных машинах или серверах.
В соответствии с действующим федеральным законодательством осно-вополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты ин-формации, является Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об ин-формации, информационных технологиях и о защите информации». Следу-ющим не менее важным законодательным актом в области электронного до-кументооборота является Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который обеспечивает правовые условия использо-вания электронной подписи (ЭП) в электронных документах в качестве ана-лога собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Иными словами, ЭП как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, идентификации вла-дельца сертификата ключа подписи, применяется для удостоверения элек-тронных документов, в том числе при использовании систем электронного документооборота (СЭДО).
Система электронного документооборота (СЭДО) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными доку-ментами в полном жизненном цикле документа (создание, редактирование, утверждение, подписание, контроль версий, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передача документов, выдача заданий, отправка уве-домлений и т.д.). В современных условиях функционал СЭДО может осу-ществлять следующие функции:
 управление документами: создание, контроль версий, выписка и