Порядок работы с документами, содержащими персональные данные

В современный период развития общества и государства, качественно функционирующая документационная система в организация, имеет большое значение, в связи с тем, что в настоящее время активно используется документооборот, и не только на бумажных носителях, а также в электронном и цифровом виде.
Документационное обеспечение управления, характеризует определенный вид деятельности, осуществляемых в процессе издания, использования и хранения документов, позволяющие качественно и стабильно обеспечивать управленческие функции в организациях.
Такое грамотное планирование необходимо для того, что ни она организация управления не сможет эффективно и качественно осуществлять и реализовывать свои услуги или производство, не имея четко спланированной работы с документами. Документационное обеспечение необходимо не только при взаимодействии с партнерами и реализации своих управленческих и производственных решений и целей, но и для оформления сотрудников, планирование внутренней деятельности распределение обязанностей, формирование финансово и кадровой политики.
Документы, содержащие структурную и иную деятельность организации управления, как временной, так и постоянной можно определить приказы руководителя, служебные записки начальников структурных подразделений, заявления работников, локальные нормативные акты (положение по оплате руда, коллективный договор, Устав и т.д).
К внешним документам, созданных и реализуемых управленческой организацией, можно отнести особые распоряжения. Официальные вопросы и ответы на них, методические рекомендации, акты. Счета, договора.
Качественно организованное документационное обеспечение, также влияет на активность их исполнения и передвижения, сохраняя тем самым и распространяя необходимую информацию в установленный срок.
Документационное обеспечение управление, как правило является отдельной деятельностью любой организации, которой занимаются специалисты, либо специально созданные для этой цели отделы, либо распространенно и вменено в обязанности специалистам структурных подразделений организации, которые и осуществляю процесс формирования, создания и контроль за правильностью составления и обеспечение контроля по доставке документа до адресата. При этом все специалисты осуществляющие деятельность в сфере документационного обеспечения в управлении, должны строго придерживаться необходимых рекомендаций и стандартов, регулируемых ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
При этом особое значение осуществляет порядок документооборота, исходя из уровня управления, а также в зависимости от производственных факторов и влияние организации в сфере управления. Работа по делопроизводству и формированию документов в таких организациях, упрощает специально оборудованная техника, а также постепенный переход в систему цифрового электронного документооборота.
Грамотно организованное документационное обеспечение — гарантия эффективности управления и, следовательно, эффективной работы всех подразделений и самого предприятия в целом. Это достигается, в том числе за счёт стандартизации и регламентации бизнес-процессов, а также повышения конкурентоспособности компании за счёт оптимизации информационных потоков.
Система документационного обеспечения управления организации позволяет решать три задачи: разработка документов, их оформление, согласование, подписание и копирование; организация документооборота, контроль движения и исполнения, хранения и использования документов; создание систематизированного архива документов. Сбои в работе системы ДОУ могут быть обусловлены человеческим фактором (ошибками в документировании операторов или исполнителей), что не приводит к глобальным последствиям и все три задачи будут выполняться в установленном порядке с соблюдением сроков.




1.2. Общая характеристика понятия персональных данных

Персональные данные работника — это информация, которая прямо или косвенно относится к определенному работнику или с помощью которой такого работника можно определить.
Ежедневно кадровым специалистам приходится иметь дело с персональными данными работников компании. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Однако цепочка выполняемых действий с персональными данными – от их получения, обработки, передачи и до хранения и т.д. – не всегда этими специалистами соблюдается в соответствии с внутренними нормативными актами организации и законодательством РФ.
Документы, содержащие персональные данные работника: Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, заявление о приеме. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Трудовая книжка. Трудовой договор. Документы воинского учета. Документы об образовании, квалификации и наличии специальных знаний. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Свидетельство о заключении брака, рождении детей. Справка о доходах с предыдущего места работы. Содержать персональную информацию могут также: приказы по личному составу, личная карточка работника, докладные и аналитические записки, материалы служебных проверок и расследований, иные документы, представляемые работником (справки, резюме, грамоты и др.).