Фрагмент для ознакомления
2
На рис. 2 гриф согласования расположен перед текстом. Такое оформление недопустимо, т. к. можно предположить, что человек, с кото-рым данный документ был согласован, не ознакомился с ним. Подтвер-ждение данного реквизита печатью организации является по большей ча-сти излишеством [6]. Данный реквизит располагается в левой части доку-мента после подписи. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, оформленного заглавными буквами, должности лица, с которым согласовывается доку-мент (включая наименование организации), его подписи, инициалов, фа-милии и даты согласования (в случае согласования документа с должност-ным лицом) или из слова СОГЛАСОВАНО так же оформленного заглав-ными буквами, наименования согласовывающего документа в именитель-ном падеже (включая наименование организации), его даты и номера (в случае согласования документа с другим документом) [7].
Правовые документы: В юридических и государственных организа-циях грифы утверждения и согласования являются важной частью процес-са оформления таких документов. Они могут быть использованы для обо-значения подписи документа, а также для указания уровня затрат, кото-рый требуется для дальнейшего рассмотрения.
Финансовый отчёт: Грифы могут быть использованы при подготовке
и согласовании финансовой отчётности. Например, финансовый директор может поставить гриф утверждения на годовой отчёт, чтобы подтвердить его достоверность и соответствие стандартам.
Проекты и компании: В организационных структурах грифы утвер-ждения и согласования могут быть использованы для обозначения этапов проекта или основных этапов компании. Например, гриф утверждения может быть проставлен на бизнес-плане для указания, что этот этап был завершён.
В целом, грифы утверждения и согласования используются для обо-значения статуса документа или решения и обеспечения цепочки ответ-ственности и авторства. Они важны для установления процедурного по-рядка внутри организации и обеспечения прозрачности и эффективности бизнес-процессов.
Глава 2. Особенности оформления грифов утверждения
и согласования
2.1 Назначение грифов утверждения и согласования
Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей ор-ганизации нет, то следует обратиться к специальной литературе по дело-производству и общепринятой практике.
Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:
акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объ-ектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и ре-организации организаций и т.д.);
технические задания на проектирование и разработку объектов, тех-нических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
шаблоны и формы документов, используемых в деятельности орга-низации;
методические инструкции и указания;
правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе долж-ностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, по-жарной безопасности и т.д.;
нормативы (трудовые и материальные);
отчеты о производственной деятельности, командировках, проведе-нии научно-исследовательских работ и т.д.;
перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, коми-тетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, вы-полнения работ и т.д.;
расценки, тарифные ставки;
сметы расходов;
стандарты отраслевые, государственные;
технические условия и нормали предприятия;
структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
уставы организаций и коллегиальных органов;
положения о подразделениях, о должностях;
регламенты бизнес-процессов.
Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.
Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству.
Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых доку-ментов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесооб-разно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.
В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:
план работ отдела на год;
положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспе-чении управления, архиве и т.д.);
номенклатура дел;
акт приема-передачи дел;
инструкция по делопроизводству.
2.2 Требования к месту, порядку размещения
и содержанию грифов
Грифы являются обязательными элементами оформления документов
и играют важную роль в их правовом статусе, поэтому самым главным требованием к месту размещения грифов является их четкое и видное рас-положение на документе. Грифы должны быть размещены на первой стра-нице документа, в верхнем правом углу, с учетом всех необходимых от-ступов и размеров шрифта.
Показать больше
