МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. Моделирование процессов делопроизводства.

Обоснование выбора методики на основе характеристик организации и требований бизнес-процессов
При выборе методики моделирования бизнес-процессов для организации, специалист должен учитывать ряд факторов, включая специфику организации, ее бизнес-процессы и требования к моделированию. В случае делопроизводства следует обратить внимание на следующие аспекты:
1. Сложность бизнес-процессов: Если бизнес-процессы в организации достаточно сложные и многоуровневые, то важно выбрать методику, которая позволяет детально описать все этапы работы. BPMN обладает достаточной гибкостью и набором элементов для такого описания.
2. Уровень автоматизации: Если организация активно использует автоматизированные системы управления процессами (например, BPM-системы), то целесообразно выбрать методику, совместимую с такими системами. BPMN обладает высокой степенью совместимости с современными BPM-платформами.
3. Понятность моделей: В случае делопроизводства важно, чтобы модели были понятны для всех участников организации, включая не только специалистов по бизнес-процессам, но и сотрудников, непосредственно участвующих в делопроизводстве. BPMN-диаграммы обладают высокой степенью наглядности и понятности.
4. Совместимость и стандартизация: Если организация стремится к совместимости моделей с другими системами или желает придерживаться общепринятых стандартов моделирования, то BPMN является оптимальным выбором, так как это широко используемый стандарт.
5. Гибкость и возможность расширения: В случае изменения требований бизнеса или роста организации, важно, чтобы выбранная методика моделирования была гибкой и позволяла легко вносить изменения в модели. BPMN предоставляет широкие возможности для расширения и доработки моделей в соответствии с изменяющимися требованиями.
Исходя из этих факторов, а также из предыдущего анализа методов моделирования, BPMN является наиболее подходящей методикой моделирования для делопроизводства организации. Его гибкость, понятность и совместимость с современными технологиями обеспечивают оптимальное соответствие требованиям бизнес-процессов и специфике организации.

ГЛАВА 5. РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Для разработки модели бизнес-процессов делопроизводства была выбрана методика BPMN (Business Process Model and Notation) в силу ее гибкости, наглядности и совместимости с современными информационными системами.
Процесс разработки модели бизнес-процессов делопроизводства включал следующие шаги:
1. Инвентаризация бизнес-процессов: Первым шагом была проведена инвентаризация всех процессов делопроизводства, включая прием, обработку, хранение и отправку документов. Это позволило получить полное представление о том, какие процессы существуют в организации и как они взаимодействуют друг с другом.
2. Идентификация ключевых этапов: Затем были выделены ключевые этапы каждого из процессов делопроизводства. Это включало в себя прием документов, регистрацию, обработку, согласование, утверждение, архивацию и отправку.
3. Создание BPMN-диаграмм: С использованием инструментов моделирования BPMN были созданы диаграммы для каждого из выделенных процессов. На диаграммах были представлены все этапы процесса, а также роли и обязанности участников.
4. Внедрение дополнительных элементов: Помимо основных этапов процессов, на диаграммах были внедрены дополнительные элементы, такие как события, ветвления, объединения и аннотации, для более точного описания логики выполнения процессов.
5. Анализ и оптимизация: После создания моделей был проведен анализ с целью выявления возможных узких мест, избыточных операций и других проблемных моментов. На основе результатов анализа были предложены рекомендации по оптимизации процессов.
Таким образом, созданная модель бизнес-процессов делопроизводства на основе методики BPMN позволяет организации получить наглядное и понятное представление о своих процессах, идентифицировать узкие места и проблемные зоны, а также предложить меры по их устранению и оптимизации.
Детализация ключевых этапов и шагов процессов
После создания модели бизнес-процессов делопроизводства с использованием методики BPMN были детализированы ключевые этапы и шаги каждого процесса. Вот пример детализации для основных этапов:
1. Прием и регистрация входящей корреспонденции:
- Прием документов почтовым отделом.
- Регистрация полученных документов в электронной базе данных.
- Присвоение уникального номера и категории каждому документу.
- Направление документов на соответствующий подразделения для обработки.
2. Рассмотрение и обработка документов:
- Проверка наличия всех необходимых документов.
- Сортировка и категоризация документов в соответствии с их типом и приоритетом.
- Согласование и утверждение документов с участием ответственных лиц.
- Внесение необходимых изменений или дополнений в документы.
3. Хранение и архивирование документов:
- Подготовка документов к хранению в соответствии с установленными правилами.
- Классификация и упаковка документов по категориям и срокам хранения.
- Размещение документов в хранилище с указанием местоположения и доступа.
- Регулярное обновление архива и устранение дубликатов.
4. Отправка и доставка исходящей корреспонденции:
- Подготовка исходящих документов к отправке.
- Выбор подходящего способа доставки (почта, курьерская служба, электронная почта и т. д.).
- Отслеживание статуса доставки и подтверждение получения адресатом.
5. Мониторинг и контроль процессов:
- Определение ключевых показателей эффективности процессов делопроизводства.
- Регулярный мониторинг выполнения процессов и анализ полученных данных.
- Внесение корректив в процессы для оптимизации и повышения эффективности работы.
Каждый из этих этапов включает в себя ряд конкретных шагов и операций, необходимых для успешного выполнения процессов делопроизводства. Детализация ключевых этапов и шагов позволяет более точно определить роли и обязанности участников, а также улучшить управление и контроль за процессами.