подготовка и передача дел в ведомственный архив

Формирование дел является процессом группировки выполненных документов по номенклатуре дел и систематизации документов внутри каждого дела. Это дает возможность обеспечить оперативную обработку документов и поиск документов, обеспечить надежность документооборота и сосредоточенность документов в документообороте, а также установить порядок ведения делопроизводства в учреждении.
Размещение документов в бизнесе осуществляется в зависимости от их названий по номенклатуре бизнеса предприятия. Порядок формирования, изготовления и оформленья дел должен описываться в инструкции о делопроизводстве предприятия, учитывая особенности рыночных кодексов дел. Контроль за правильным формированием и методическим руководством этой рабочей группы осуществляется ведомственным архивом
При создании дел необходимо соблюдать определенную последовательность:
1) В файлы включаются только готовые документы, по которым выполнена работа. Неполные документы, подлежащие возврату, не могут быть включены в дело.
2) Предоставляются только оригиналы или заверенные копии документов (обычно один экземпляр). Черновики, варианты и дубликаты в дело не включаются (кроме черновиков и копий особо ценных документов, а также копий со специальными примечаниями, дополняющих содержание первых экземпляров).
3) В дело помещается только один экземпляр каждого документа.
4) Документы с разными сроками хранения формируются в отдельные файлы. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением вопроса, могут быть сгруппированы в один файл. После завершения анализа таких документов, принятия решения и закрытия процесса документы постоянного хранения изымаются и передаются в архив постоянного хранения. Если в номенклатуре предусмотрено разделение корпуса на два, об этом делается запись в графе «Примечание» номенклатуры.
5) Документы, относящиеся к 1 вопросу, помещаются в файл.
6) Обычно документы одного года группируются в один файл. Исключаются переходные и судопроизводства, личные дела (составляемые за весь период работы работника) и документы об образовании в образовательных организациях (составляемые в течение учебного года). Документы должны быть надлежащим образом оформлены по требованиям государственных, республиканских, отраслевых и иных нормативных актов. В них должны содержаться все необходимые данные о дате, подписи, отметки о выполнении и так далее.
7) Не подлежат предоставлению проекты и версии документов, не подписанные и не утвержденные Руководителем;
8) Документы подшиваются в дело со всеми сопутствующими дополнительными материалами и приложениями. В случае обширных приложений их можно объединить в независимые случаи;
9) документы по делу располагаются в хронологическом или числовом порядке;
10) Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
11) Документы по персоналу организации (личные дела, личные дела) формируются в алфавитном порядке по фамилиям работников;
12) Документы ограниченного доступа с пометкой «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируются отдельно от других документов организации.
Устав компании и другие учредительные документы представляют собой самостоятельное дело. По делам, содержащим ценные документы, составляется внутренняя опись. В него вставляется каждый архивный документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.
Контракты компании разделены на две группы, хранящиеся в разных файлах. Первую группу составляют коммерческие договоры между предприятиями, вторую — трудовые договоры (соглашения) с работниками. При формировании дел с сопоставлением определяющим фактором является его объем. Небольшим томом вы открываете портфель, содержащий входящие и исходящие письма и факты. Корреспонденция компании разделена на две папки: с полученной корреспонденцией (входящие документы) и отправленной корреспонденцией (исходящие документы). Если количество предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить атрибут объекта формирования документа. То есть файл будет содержать несколько типов документов (договоров, факсов, писем), относящихся к организации.
Переписка систематизируется в хронологическом порядке: отчетный документ размещается после документа-запроса.
Если в процессе хозяйственной деятельности компании возникают или поступают отдельные документы, не умещающиеся ни в один из файлов, создайте для этих документов специальную папку с заголовком «Документы по различным темам за определенный период» и создайте папку внутренняя опись дела.
Планы и отчеты хранятся в файлах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2022 год был подготовлен в начале 2023 года, но помещен в файл за 2022 год. С другой стороны, план на 2024 год составлен в 2023 году, но помещен в файл за 2024 год. Планы, подготовленные на несколько лет, архивируются в файл первого года.
Дела могут формироваться централизованно (в офисе) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При создании сводного списка дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за созданием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы в личном деле размещаются в следующем порядке:
Внутренний список документов, имеющихся в личных делах.
-Заявление о приеме на работу, направление или представление.
- Анкета, личная карточка.
- Автобиографии, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, переводе, увольнении (копии записей о приеме на работу, переводе, увольнении).
- Дополнение к личной карточке личных дел.
- Дополнение к личному кабинету по начислению бонусов.
Справки о проживании, состоянии здоровья и другие документы второстепенной важности группируются отдельно от личных дел.
В группах личных файлов документы располагаются в хронологическом порядке. Помимо личной карточки кадрового учета прилагаются копии положений о наложении санкций, поощрений и смене фамилии.
Дела создаются с начала года. По каждому случаю, указанному в номенклатуре, к началу года должна быть создана папка. В файле должно быть не более 250 листов толщиной 30-40 мм. При наличии большого количества документов их используют для формирования самостоятельных дел по хронологии или узкому вопросу.
Папки рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки с файлами позволяют подшить в 2-3 раза больше. Файлы папок могут храниться в течение нескольких лет. Поэтому для быстрого поиска документов внутри файла необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папки также может включать размещение деталей папки на корешке папки (или на вкладыше, помещенном в «карман» на корешке обложки).
Файлы должны быть помещены в закрытые шкафы, сейфы или картотеки и защищены от пыли и света. Для быстрого поиска желательно располагать папки вертикально. Порядок расположения коробок на полках должен соответствовать порядку расположения коробок в номенклатуре. При поиске сначала ищите номер дела по номенклатуре, затем по номеру дела (на оборотной стороне дела) - нужные документы.
1.2. Оформление дел
Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или других структурных подразделений, в обязанности которых входит создание и формирование дел, при методическом содействии и под контролем архива организации.
В зависимости от срока хранения осуществляется полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и кадровые дела.
В полном оформлении дел предусмотрены:
Подшивка или перевод дела;
Нумерация листов дел;
Составление листа-заверителя;
Составление в соответствии с необходимыми случаями внутреннего описания документов.
Вносить необходимые уточнения в бланке дела уточнить наименование организации, регистрационный индекс дела, крайние даты дела, а также заголовок дела.