Автоматизация обработки данных в компьютерных супермаркетах

Введение
Развитие современного информационного общества предъявляет
значительные требования к автоматизированным системам, которые
становятся реальным активом, неотъемлемой частью и залогом нормального
функционирования и работы организаций. Процесс разработки и внедрения
автоматизированных информационных систем становится все более сложной
задачей, что связано как с применением современных способов разработки,
так и необходимостью соблюдения требований по защите информации.
Процесс внедрения информационных технологий на сегодняшний день
проходит стадию построения интегрированных информационных систем.
1. Аналитическая часть
1.1. Общая характеристика ООО "ОТДК"
3
Объектом исследования в рамках данной курсовой работы является
супермаркет компьютерных товары otdk.ru, г. Санкт-Петербург. Приведем
общую характеристику организации.
Профилем деятельности торгового предприятия является реализация
компьютерных товаров. Клиентскую базу сети компьютерных магазинов
составляют юридические и физические лица, либо клиенты, находящиеся в
населенных пунктах, где нет возможности приобрести товары для детей в
торговых сетях, либо не устраивает ассортимент, ими предлагаемый.
Управление предприятием осуществляет директор, которому
непосредственно подчиняются начальник отдела снабжения, главный
бухгалтер, начальник отдела по работе с клиентами и ИТ-отдела.
В структуру отдела снабжения входят специалисты по работе с
поставщиками, осуществляющие организацию поставок и организацию
взаимодействия с поставщиками, определение оптимальных параметров
поставок компьютерных товаров по цене и качеству, а также специалисты по
складскому учету, в компетенцию которых входят вопросы организации
приема и отпуска товара со склада, хранения продукции, инвентаризации, а
также подготовка отчетности о наличии товара на складе.
Специалисты по работе с клиентами взаимодействуют с покупателями
продукции, оформляют документы, проводят организацию поставки товара
клиентам. ИТ-отдел курирует вопросы функционирования сайта сети
компьютерных магазинов, а также технической поддержки клиентов и
пользователей.
1.2. Анализ бизнес-процессов учета комплектации заказов
Технология работы с заказами клиентов сети компьютерных магазинов
предполагает:
- учёт потребности;
- учёт наличия продукции;
- отправка заказов на комплектацию;
4
- мониторинг состояния процесса комплектации заказов.
Работа с документами в рамках оборота заключает в себе функции
оформления сопроводительных документов и формирования сводной
отчетности.
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто возникает
ситуация, когда объемы поставок и продаж не совпадают, несовпадение
также может происходить и по наименованию товарных позиций. В
результате большое количество товара остается хранится на складе или не
может быть поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет
убытки.
В настоящее время учет и планирование продаж осуществляется напрямую
менеджерами отдела по работе с клиентами.
Заявки клиентов на покупку фиксируются в файле Excel, где указывается
номер заявки, наименование клиента, вид продукции и его количество, а
также дата поставки клиенту. Менеджеры отдела реализации продукции
обобщают данные сведения по типу продукции, и, исходя из полученной
информации, формируют план продаж и отчетные документы.
Таким образом, учет продаж включает в себя следующие основные
подпроцессы:
учет продаж и формирование сопроводительных документов;
формирование отчетности по комплектации заказов.
Работа с документами по реализации продукции начинается после того, как
поступают заявки клиентов на покупку, выписываются счет-фактура и
расходная накладная. Далее происходит формирование отчетности по
продажам продукции, на выходе получается отчет по продажам.
Таким образом, при учете реализации продукции менеджеру, ответственному
за учет, необходимо внести данные о клиенте, продукции, ее стоимости,
количестве, сроке оплаты и виде оплаты.
2. Реализация базы данных
5
Проведем проектирование базы данных в соответствии с поставленными
задачами. На рисунке 2.1 приведена схема данных, реализованная
средствами MS Access.
Далее проведем создание интерфейсов ввод данных в созданную систему. На
рисунке 2.2 приведена форма ввода данных информации о курьерах.
Заключение
В данной работе разработана архитектура информационной системы сети
компьютерных магазинов. В ходе работы была изучена специфика работы
предприятий по реализации компьютерных товаров, использования
информационных технологий в анализе их деятельности.
В рамках анализа бизнес-процессов по управлению интернет-магазинами,
проведённых с использованием методологии IDEF0, был определен перечень
задач, подлежащих автоматизации, к которым относятся:
- учет номенклатуры реализуемых товаров;
- учет заказов клиентов;
- учет способов оплаты и доставки покупок;
- формирование отчетных документов в рамках технологии управления
комплектацией заказов в компьютерном супермаркете.