Возникновение и развитие управленческого документа. Исторический аспект и современность

ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время среди отечественных ученых очень активно обсуждаются теоретические
вопросы документоведения. Это связано, прежде всего, с интеграцией в международное
профессиональное сообщество специалистов в области документоведения, появлением
электронного документооборота, значительным расширением предмета документоведения,
предпринятым специалистами в сфере библиотечных наук.
Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного
дела М. В. Ларин считает, что документоведение – это научная дисциплина, которая все еще
находится в процессе становления и до сих пор не решила задачи, возникшие в период ее
зарождения, одним из которых является вопрос об объекте документоведения.
Большое значение для решения теоретических вопросов документоведения имеют работы А. Н.
Соковой, которая обобщила выработанные советскими документоведами подходы к
определению его объекта. К числу наиболее перспективных, требующих изучения вопросов она,
например, отнесла потребность общества в документировании социальных, экономических и
других процессов, документирование как создание «памяти общества», сохранение культуры и
передачи традиций, социологические аспекты управления документацией, причины создания
именно таких, а не иных документов, документ как информационный ресурс общества, влияние
новейших технических средств на документ как источник оперативной информации и др.
Отметим, что большинство перечисленных проблем социально окрашено и определяет место
документоведения в структуре общественных дисциплин, поскольку документ есть одно из
средств, при помощи которого общество функционирует, управляет и оставляет информацию о
себе. Социальная сущность документа признавалась всеми учеными, а также была закреплена в
определениях документа, включенных в первый советский терминологический стандарт по
делопроизводству и архивному делу (там сказано, что документ является результатом
сознательной деятельности человека). Единство информационной и социальной составляющей
тоже не подвергалось сомнению. В качестве основной, присущей всем документам, была названа
информационно-социальная функция, отражающая его свойства как носителя социальной
информации.
Совершенствование компьютерных информационных технологий в 1990-е гг. развернуло
документоведение в сторону решения практических вопросов работы с документами на
электронных носителях. Начался достаточно сложный этап в развитии документоведения, когда
разрушилась советская государственная система документационного обеспечения управления, а
принципы построения новой связывались с только намечавшейся административной реформой и
информатизацией общества. На этом фоне усиление информационного подхода в
4
документоведении стало закономерным и необходимым условием генезиса научной
дисциплины.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что в современном документоведении
исторически сложись два подхода к изучению документа как объекта: социальный и
информационный. В настоящее время, говоря о документе как объекте документоведения, не
стоит забывать о том, что документ представляет собой социально-информационную сущность,
именно этот контекст изучения и развития документоведения как науки позволит провести
наиболее полно идентификацию данной научной дисциплины в системе научного знания.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является изучение документа как
системного объекта научного знания.
Предметом работы являются теоретические подходы к изучению документа в современном
документоведении как в науке.
Целью работы является изучение теоретических подходов к документу.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
− рассмотреть определение понятия «документ» в законодательных и нормативных актах;
− проанализировать развитие понятия «документ» учеными-специалистами;
− обобщить опыт изучения отечественными специалистами теоретических подходов к документу
как объекту документоведения.
Источниковой базой работы послужили нормативно-правовые акты и государственные
национальные стандарты, в которых содержатся определения документа.
Данные нормативные правовые акты закрепляют на законодательном уровне понятие
«документ», одни из них дают более широкое толкование данного понятия, другие его
конкретизируют исходя из сферы применения.
Проблемами определения документа как объекта документоведения, его социальной и
информационной сущности занимаются такие отечественные специалисты как: Г. А. Двоеносова,
Н. Б. Зиновьева, М. В. Ларин, Н. Г. Суровцева, Г. Н. Швецова-Водка1 и многие другие специалисты
в области делопроизводства и документоведения.
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были использованы отдельные
публикации в периодических изданиях, а также материалы научных конференций, семинаров.
Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, трех
глав и заключения, списка использованных источников и литературы.
5
1 УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ КАК ОБЪЕКТ ИЗУЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
1.1 Определение понятия «документ» в законодательных и нормативных актах
Понятие «документ» прочно вошло в научный обиход не только документоведения, но и других
научных дисциплин. Существует множество определений документа, однако нет единого мнения.
Дискуссия по этому вопросу начата давно и ведется до сих пор. Ниже предложен анализ
определений документа, данных в нормативных актах и официальных источниках.
В международном стандарте ИСО 15489 термин «документ» определяется как «информация,
созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве
доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности».
Помимо понятия «документ» (record), в зарубежной документоведческой литературе
применяется более широкое понятие «запись» («document»). И в то время как любой документ
является записью, не всякая запись является документом.
Термин «запись», в соответствии с ИСО 15489, означает записанную информацию (или
материальный объект с зафиксированной информацией), которую можно считать отдельной
информационной единицей (единым целым). Документ может включать в себя одну или
несколько записей.
Ключевой особенностью документа является его неизменяемость. Документ, в отличие от записи,
способен служить доказательством деятельности организации или индивида в обществе, имеет
правовое значение. Документы создаются, получаются, и хранятся организациями или частными
лицами в качестве свидетельства управленческой деятельности, для подтверждения правовых
или деловых отношений, тех или иных действий, решений, планов, намерений или предложений.
Такое толкование термина «документ» несколько отличается от установленного в отечественных
нормативных актах и национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
«документ – это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать»2. В этом определении подчеркивается важность того, чтобы
зафиксированную в документе информацию можно было идентифицировать, чтобы документ
был оформлен в установленном порядке с определенными реквизитами (элементами
оформления документа). Именно наличие определенных реквизитов позволяет документу
обладать юридической силой и служить доказательством управленческой деятельности3.
Однако если рассматривать данное определение в контексте документоведения и архивного
дела, то тогда своего статуса лишается огромный ряд документов, хранящихся в архивах:
рукописи, фотографии, письма, черновики и многие другие документы. Также определение
ограничивает круг рассмотрения только официальными документами, не указывается способ
нанесения информации и ничего не сообщает о функциях документа4. Также данный ГОСТ дает
6
определение электронному документу в самом общем виде. «Электронный документ – это
документ, информация которого представлена в электронной форме».
ГОСТ Р 7.0.8-2013. помимо определения понятия «документ» в самом общем виде дает
определения таким терминам как: официальный документ, архивный документ, подлинный
документ, письменный документ, текстовой документ, изобразительный документ,
фотодокумент, аудиовизуальный документ и др., что доказывает неоднозначность данного
понятия.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» также дается
определение электронному документу, но уже