Организация кадрового документооборота на предприятии и пути его совершенствования

ВВЕДЕНИЕ
Успешная деятельность любой организации в настоящее время практически не возможна без
определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации
делопроизводства. Так как со временем требования к персоналу организации все больше
ужесточается, это происходит в связи с развитием экономических отношений, на сегодняшний
момент персонал должен обладать такими качествами как: высокий профессионализм, умение
взаимодействовать в коллективе, принимать самостоятельно решения, знание техники и
организации производства, творческие навыки.
К сожалению, руководство многих организаций, особенно с небольшой численностью
работников, не придает должного значения кадровому документообороту, а оформление
документов по личному составу поручается сотрудникам, не имеющим ни опыта кадровой
работы, ни теоретической подготовки в этой области.
Важнейшей функцией кадровой службы организации является документирование трудовых
правоотношений. Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической
деятельности организации, фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами
права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., так как закрепляют трудовые
отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж, служат средством
доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров. Все это и определило
актуальность темы курсового проекта и выявило основную цель, такую как сравнение имеющиеся
документации и законодательной базы, выявление недостающих документов, правильности
ведения документооборота . В ходе проведения аудита использовался метод сравнения.
Объект исследования – кадровое делопроизводство ООО «Эдвайзер».
Предмет исследования - организация кадрового делопроизводства ООО «Эдвайзер».
Задачи:
- рассмотреть теоретические аспекты осуществления документооборота кадровой службы
- провести анализ состояния кадрового делопроизводства на предприятии
3
- разработать мероприятия по совершенствованию кадрового делопроизводства на предприятии
Структура исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемой
литературы.
ГЛАВА 1. Теоретические аспекты осуществления документооборота кадровой службы
1.1 Понятия и сущность кадрового делопроизводства
Термин «документ» происходит от латинского слова «documntum», что означает доказательство,
свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим
образом оформленные и поэтому имеют юридическую силу. Термин делопроизводство в России
возник во второй половине 18 века. Термин был образован от сочетания слов «производство
дела» и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т.е. с производством дел.
Современную терминология регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения», в котором делопроизводство – это отрасль деятельности,
4
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Составной частью управления является делопроизводство.
Делопроизводств - это устарелый термин документационного обеспечения управления (ДОУ). Его
возникновение обусловлено изменением организационно-технической базы делопроизводства в
связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий создания,
сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):
1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение
движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на
правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами,
общий отдел, канцелярия или секретариат.
Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами на предприятии;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной
процедуры согласования и и удостоверение документов.
Задачи организации работы с документами на предприятии решаются выполнением следующих
функций:
- Установление единого порядка прохождения документов (документооборота);
- Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
- Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- Контроль за исполнением документов;
- Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация
работы с обращениями граждан;