Страховой фонд и фонд пользования: перспективы развития

 
Введение

Архивисты всегда знали, что архивные документы очень уязвимы и легко подвержены различным стихийным бедствиям (пожарам, наводнениям), а также распаду, плесени, выцветанию и т. д. Поэтому они справедливо считали своей первой задачей создание условия для максимально безопасного хранения. Но понимая также, что документы не всегда могут быть сохранены даже в этих условиях, а также, что при постоянном доступе к документам они неизбежно уничтожаются, а в средние века были сделаны копии (конечно, от руки) наиболее важных и постоянно необходимых документов, которые используются в повседневной деятельности различных офисов. Появление фотографии позволило сделать фотокопии. Но поистине массовое копирование архивных документов как в случае их смерти, так и для замены оригиналов копиями при их использовании стало возможным только после появления технологии относительно недорогого и быстрого производства копий, которая, к тому же, заняла много места. относительно мало места Микропленки стали такими копиями.
Целенаправленное массовое микрофильмирование документов началось после Второй мировой войны. Именно тогда появилась концепция страхового фонда.
Цель данной работы – рассмотреть текущее состояние и перспективы развития страхового фонда и фонда пользования.
Для достижения цели работы перед автором ставится задача провести исследование по следующим вопросам:
- необходимость создания страхового фонда и фонда развития;
- текущее состояние и перспективы развития.
Предмет работы – методы исследования развития страхового и фонда развития.
Объект работы – страховой фонд и фонд развития РФ.
 
Глава 1. Необходимость создания страхового фонда и фонда пользования

1.1 Страховой фонд

Страховой фонд документов - это совокупность страховых копий документов, созданных с целью сохранения информации о документе в случае утраты или повреждения документов.
Этот фонд неприкосновенен и должен быть географически отделен от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.
Совершенно очевидно, что невозможно создать страховые копии всех документов, хранящихся во всех государственных архивах. Следовательно, аналогично тому, как оставлять документы на постоянное хранение, т. Е. Для заполнения архивов и проверки стоимости документов, систематическое создание страхового фонда требует решения проблемы выбора документов, достойных создания их страховых копий.
Эта проблема решается на основе тех же принципов, что и установление категории стоимости фондов, и дифференцированного подхода к созданию для них АНБ. Наиболее ценные и наиболее информативные, а также наиболее часто используемые комплекты документов подлежат страховому копированию. Теоретически, существует определенная разница между стоимостью (информативностью) и актуальностью (на данный момент, как ситуация может измениться) документов. Поэтому при выборе документов для страхового копирования следует исходить из неподходящей ценности документов, которую профессиональные архивариусы часто знают гораздо больше, чем историки и другие пользователи ретроспективной информации о документах.
Поэтому основной задачей при выборе документов для страхового копирования является выбор относительно небольшого количества документов, составляющих наиболее ценную часть Российской Федерации и содержащих наиболее концентрированную информацию об этом фонде в наиболее концентрированной форме.
Считается, что несколько процентов выбранных таким образом документов ВС РФ могут содержать не менее половины всей информации, содержащейся в общей популяции (во всех документах ВС РФ).
Таким образом, подбор документов для страхового копирования является первым и необходимым этапом данной работы. Такой отбор требует комплексного подхода ко всем фондам, хранящимся в архивах, в первую очередь к фондам учреждений, входящих в один отдел, с учетом взаимосвязи информации, содержащейся в различных фондах, глубокого знания истории учредителей фонда и особенностей их документы.

1.2 Фонд пользования

Фонд пользования - собрание копий документов ВС РФ, выполненное на различных материальных носителях и предназначенное для использования в целях обеспечения сохранности оригинальных документов.
Фонд пользования создается в обязательном пакете при копировании страховки, а также при выполнении запросов (копирование документов по заказам исследователей и организаций), подготовке выставок и других архивных работ, связанных с копированием документов.
В настоящее время Фонд пользования включает в себя:
• - для бумажных архивных документов - одна микроформа второго поколения (микрофильм или микрофиша) на галогенидосеребряной пленке, изготовленной из отрицательной микроформы первого поколения, и одна микроформа третьего поколения, изготовленная из микроформы второго поколения;
• - для фотодокументов - одна позитивная фотопечать и одна двойная негативная;
• - для пленочных документов - одна положительная комбинированная копия, одно промежуточное положительное изображение и одна фонограмма встречного типа (для документов на звуковых пленках). Положительная копия и промежуточное положительное изображение должны быть включены в комплект пленочных документов, принятых на постоянное хранение; разрешено дополнительное изготовление фонда использования кинодокументов в виде видео фонограмм в форматах Betacam [3] и VHS;
• - для фонографических документов - один экземпляр на магнитной ленте;
• - для видеодокументов - один экземпляр в формате VHS [5].
В настоящее время такой перспективный способ изготовления копий фонда использования, как сканирование документов, получил широкое распространение. Оцифрованные копии документов просты в изготовлении и удобны в использовании. Важным преимуществом этих копий является возможность использовать их в режиме удаленного доступа (через Интернет).
Нет сомнений в том, что будущее принадлежит оцифровке архивных документов. Однако до сих пор оцифрованные копии архивных документов Международным советом архивов не признавались полными страховыми копиями1, хотя они всячески приветствуются и широко распространяются в качестве копий фонда использования.
Фонд пользования включает в себя копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в Фонд пользования в составе тематических коллекций архивных документов.
Включение в Фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе другой работы, осуществляется каждым архивом независимо.
Проверка наличия и состояния фонда использования проводится с целью контроля сохранности копий и организации работ по своевременному восстановлению фонда использования. Объем и периодичность работ по проверке наличия и состояния фонда использования определяются с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и периодичности их воспроизведения, а также условий хранения.
 
Глава 2. Результаты деятельности страхового фонда и фонда пользования в РФ

2.1 Выработка государственной политики и нормативно-правовое регулирование

В соответствии с полномочиями, установленными Положением об Росархиве, продолжалась работа по совершенствованию нормативной правовой базы в сфере архивного дела и делопроизводства.
Разработан и внесен в Правительство Российской Федерации проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», направленный на устранение нормативной коллизии, выявленной в ходе проведения мониторинга правоприменения в Российской Федерации за 2016 г. Предлагаемые указанным законопроектом изменения носят технический характер и нацелены на исключение из употребления нормативно не определенного понятия «открытые фонды архивов».
Совместно с Министерством науки и высшего образования и Российской академией наук продолжалась разработка проекта федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» в части установления особого порядка передачи на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации,
образовавшихся в деятельности научных организаций. Законопроект ориентирован на сохранение исторической целостности и обеспечение доступа к архивным документам академических институтов и академий наук, связанных с их научной деятельностью.
Инициировано издание Указа Президента Российской Федерации от 18.12.2018 № 719 о внесении изменений в Положение о Росархиве, уточняющего ряд полномочий агентства.
Изданы два межведомственных нормативных правовых акта Росархива и Минюста России:
- «Об утверждении Порядка передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях»;
- «О признании утратившим силу приказа Росархива и Минюста России от 2 августа 1999 г. № 38/230 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг».
Приказами Росархива утверждены и зарегистрированы в Минюсте России:
- примерные положения об архиве организации и об экспертной комиссии организации;
- примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях;
- примерные положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива / уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела / научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации;
- Порядок определения объема и условий предоставления из федерального бюджета субсидий в соответствии с абзацем вторым пункта 1 статьи 78.1 Список использованной литературы