Оценка правильности хранения и систематизации документов кадровой службы.

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсового проекта обусловлено тем, что обеспечение систематизации и надлежащего хранение кадровых документов — одна из важнейших задач для руководства. О важности кадровой документации говорит то, что каждый кадровый документ имеет юридическую, коммерческую ценность. Ведение в организации правильного кадрового делопроизводства дает работодателю возможность документального оформления трудовых отношений и кадровых процедур, решать многие задачи по защите себя от негативных последствий. Кадровая документация выступает в качестве письменного доказательства при разрешении трудовых споров в суде, а её отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу.
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, то есть движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.[29]
Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.[20]
В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:
- документирование по кадровым вопросам;
- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
- доведение документации до исполнителей – работников системы управления персоналом;
- регистрация, учет и хранение документов поличному составу;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
- контроль исполнения документов по личному составу;
- передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.[28]
- хранение дел [31].
Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом организации. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её индентифицировать.[29]
Основной целью совершенствования документационного обеспечения является установление в организации общих принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота, повышение качества и сокращение количества документов. При определении важности совершенствования документационного обеспечения управления, организации делают ошибки, пытаясь провести его автоматизацию. Самое распространенное решение состоит в автоматизации рабочих мест сотрудников (секретаря-референта, менеджера, специалиста, бухгалтера). Явным недостатком этого решения является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.
Важность кадровых документов требует четкости в продуманной системы хранения, чему способствует правильная систематизация кадровых документов. Систематизировать кадровые документы необходимо для удобства в работе, контроля ведения регистров и получения актуальных данных о движении персонала.
Проблему можно обозначить в том, что в большинстве организаций все документы разрозненны, каждый документ используется на своем уровне, не образуя единой системы. Часто сотрудники одного подразделения не знают, какие документы находятся в другом. Более того, структурные подразделения могут создавать самостоятельно формы документов, и каждое подразделение управляет или не управляет ими. Из-за этого возникает необходимость в создании алгоритма, используя который можно системно подойти к оценке и совершенствованию документационного обеспечения. Основополагающим требованием, предъявляемым, к управлению документами является, систематичность: Документы должны быть созданы, храниться и быть управляемыми на систематической основе.
Целью работы является разработка рекомендации по повышению эффективности систематизации и хранения кадровой документации на примере ООО «Сервис-Безопасность» г.Воронеж.
Поставленная цель предполагает решение ряда задач:
1) Изучить документационное обеспечение системы управления персоналом;
2) Охарактеризовать правовые основы систематизации кадровой документации.
3) Проанализировать особенности систематизации и хранения кадровых документов.
4) Разработка мероприятий по совершенствование эффективности кадрового документооборота по систематизации и хранению кадровой документации в ООО «Сервис-безопасность» и оценка их экономической эффективности.
Объектом работы является управление персоналом ООО «Сервис-Безопасность» г.Воронеж.
Предмет исследования – система деятельности кадровой службы по систематизации и хранению кадровой документации.
Степень изученности темы работы Вопросы управления документацией и документирования деятельности структурных подразделений современной организации рассматриваются в работах Л.М. Вяловой, Л.С. Коробейниковой, А.С. Красавина, Т.В. Кузнецовой, М.Ю. Рогожина, М.В. Стенюкова и др.
Изучению и обобщению существующей практики работы с документацией в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управленческой деятельности организаций, а также особенности подготовки и оформления различных видов документов посвящены работы М.И. Басакова, М.В. Кирсановой, И.Н. Кузнецова, В.С., Соколова, О.Н. Соколовой и др.
Методологическая основа исследования базируется на общенаучных методах исследования - методах исторического и логического анализа. Помимо общенаучных, применялись и частные методы: системный, функциональный, сравнительно-правовой, формально-юридический и т.д.
Структура курсового проекта состоит из введения, трех глав, заключения и списка источников и использованной литературы.
Первая глава курсового проекта отражает общетеоретические аспекты Документационное обеспечение системы управления персоналом. Вторая глава посвящена изучению особенности систематизации и хранения кадровых документов. В третьей главе рассматриваются способы оценки правильности хранения и систематизации документов кадровой службы.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Документационное обеспечение управления является значимой составной частью всех процессов управления и принятия управленческих решений, влияющей на своевременность и качество управления. Процедура принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработка, анализ, принятие решения и подготовка. Эти этапы очень тесно связаны с документационным обеспечением управления.
По мнению Т.В. Кузнецовой [17] документационное обеспечение управления предполагает и создание документов, и организацию работы с ними, включающую в себя организацию документооборота, хранение и использование в текущей деятельности организации документов. А документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [27].
Определение документационного обеспечения управления позволяет вычленить два самостоятельных, но и тесно связанных между собой и дополняющих друг друга направления:
1) документирование;
2) организация работы с документацией.
По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов [25].
Документационное обеспечение кадровой службы организации представляет собой обеспечение этих служб всеми документами, которые составляются в соответствии с требованиями стандартов и инструкций, а также создание и направление документации структурным подразделениям в организации и за ее пределами.
Схематически понятие документационного обеспечения управления и его самые важные составляющие представлены на рисунке 1.

Документационное обеспечение управления включает в себя вопросы и проблемы документирования, работу с документацией в процессе управления организацией и архивное хранение документов.
Документирование – это составление, оформление, согласование и изготовление документов. Организация работы с документами – это движение (документооборот), поиск, хранение и дальнейшее использование документов.
Систематизация хранения документов в архиве – это определение правил хранения для создаваемой в организации документации, её поиска и использования при принятии управленческих и других решений.
От правильной организации работы с документацией и от качества создаваемых в организации документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности организаций.
Оформление документально всех кадровых процедур является обязанностью любого работодателя независимо от размеров его деятельности и организационно-правовой формы. Сегодня, к сожалению, многие работодатели не уделяют необходимого внимания и значимости кадровому делопроизводству как к процессу документирования трудовых отношений.
В документообороте современного предприятия можно определить несколько этапов:
 обработка поступающих документов (экспедиционная);
 рассмотрение, регистрация документов службой документационного обеспечения управления;
 движение документов, то есть доведение их до исполнителей, осуществление контроля за исполнением, согласование и подписание проектов документов);
 организация обработки исполненных документов и подготовка к их отправлению.
Система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, которые направлены на разработку необходимых локальных нормативных актов. А также для разработки документации по управлению персоналом, охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетной, регистрационной документации для возможности регулирования трудовых правоотношений, учета кадров, обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только самой системы управления персоналом, но и всей организации [26].